Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 1

[life_engineer]

В преддверии нового года хочу предложить вашему вниманию очень полезную технику, которая позволит навести порядок на работе и в жизни.

Ценность методики проверена, перепроверена и переперепроверена очень много раз. Чем больше времени вы проводите в зоне, к которой применяется методика, тем заметнее результат вы получите.

В философии бережливого производства (Lean Manufacturing), придуманной в свое время компанией Toyota, а теперь активно использующейся во всех мало-мальски уважающих себя крупных производственных организациях, существует такой инструмент - 5S.

Скажем, если у вас на кухни всегда творческий беспорядок, но и готовите вы там только кофе и новогоднее оливье, а остальное время питаетесь в ресторанах, то, на мой взгляд, оптимизировать там нечего. Игра не стоит выделки, а овчинка - свеч.

Если же вы профессиональный повар и кухня - ваш станок, 5s позволит сэкономить вам километры времени и нервов.

То же самое относится ко всем читающим сейчас этот пост, вашим рабочим столам и компьютерам. Ведь в наше время беспорядок уже давно перекочевал в виртуальность. Уверяю, абсолютно каждый может применить методику и получить результаты в самое ближайшее время.


Опустим язык оригинала, а на английском и русском 5s означает:

• Sorting, «сортировка» - разделение вещей на нужные и ненужные. Избавление от тех, которые не используются.
• Straightening, «систематизация» - организация хранения необходимых вещей, позволяющая быстро и просто их найти и использовать.
• Systematic cleaning «содержание в чистоте» - поддержание чистоты на рабочем месте.
• Standardizing «стандартизация» - закрепляет полученный результат, не дает вернуться к прежней ситуации.
• Sustaining «совершенствование» формирование привычки - воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Давайте будем рассматривать методику в лоб и периодически на отвлеченном примере наведения порядка в компьютере.
Цели 5S

Всегда иметь под рукой только необходимые в работе вещи, инструменты. Избавиться от хлама и мусора, которым вы все равно не пользуетесь, но и не выбрасываете. Сократить затраты времени на поиск нужного предмета, оптимизировать действия.
Принципы 5S
На самом деле, все они достаточно очевидны, каждый пользуется одним-двумя-тремя в повседневной жизни, но именно структурированный подход и использование всех пяти «S» дает наибольший выхлоп.

Сортировка 



Все инструменты, вещи, можно разделит на три категории:

• постоянно пользуетесь;
  
• периодически пользуетесь;
  
• никогда не пользуетесь и вообще не знаете, как ЭТО здесь очутилось.
  

Сортировка - по существу начальный этап любой уборки. Нужно провести аудит рабочего места. Будет хорошо, если вы попросите об этом кого-нибудь постороннего. Пусть он осмотрит все свежим взглядом. Инструменты, расположение которых вызывает у него вопросы, можно отмечать красным стикером. Это больше актуально для производственных участков, если мы говорим о более локальной сфере деятельности, например, рабочем столе, то все вопросы можно просто озвучивать устно.
По результатам аудита все вещи должны иметь свою четкую принадлежность к одной из трех обозначенных выше категорий.
Если речь идет о файлах в компьютере, то у многих первым пациентом 5s должен стать рабочий стол. Я не раз наблюдал на десктопах моих коллег и друзей такие свалки файлов, да еще и наложенных на пестрый фоновый рисунок, что найти нужную информацию проще в гугле.
Что тут можно посоветовать? Все ненужное (смотрим дату последнего просмотра файла; операционная система сама часто предлагает удалить такие объекты куда подальше) в корзину или подальше на локальные диски в соответствующие папки. Нужное оставляем, не забывая, что в идеале ФАЙЛЫ и ПАПКИ хранятся на локальных дисках, рабочий же стол для ЯРЛЫКОВ на объекты. Вы, конечно, вольны частично игнорировать это замечание, но в перспективе это рано или поздно приводит к хаусу.
Систематизация




Четыре правила расположения вещей:

• на видном месте;
  
• легко взять;
  
• легко использовать;
  
• легко вернуть на место.
  

Когда мы говорим о промышленных масштабах применения или о каком-то инвентаре, рекомендуется использовать разметку, клеить подписи прямо на стены, вырезать контуры, где необходимо. Суть в том, чтобы взглянув на рабочее место, любой человек мог бы тут же заметить, что какая-то вещь отсутствует или находится не на своем месте.

Для рабочего стола компьютера могу посоветовать разметить обои в графическом редакторе. Рисуете прямоугольник, подписываете: «Документы», по соседству - «Развлечения», «Фото», по центру можно поместить участок «Топ-5 этого месяца», где хранить самые популярные объекты в этом месяце.

В идеале, все иконки рабочего стола должны быть рассортированы по своим «углам».
Содержание в чистоте




Рабочее место должно поддерживаться в идеальной чистоте. Нужно определить:

• что необходимо поддерживать в чистоте;
• периодичность уборки;
• ответственных;
• методы и инструменты.

Используйте чеклисты для самопроверки или проверки своих сотрудников.

В компьютере можете поставить себе напоминание, сперва ежедневное, затем еженедельное - проверить рабочий стол. Смотрите:

• все ли иконки находятся в соответствующих прямоугольниках;
• не появилось ли некатегоризированнных объектов;
• не хранятся ли на рабочем столе сами ФАЙЛЫ и ПАПКИ;
• еще что-нибудь =)

Стандартизация




Этот принцип требует формального и, желательно, письменного закрепления правил содержания рабочего места.

Необходимо создать рабочие инструкции, которые включат в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.

Самое простое, популярное и действенное это - OPL (One Page Lesson - урок на одном листе).

Обычно формат А4, там в картинках изображено, как должно выглядеть рабочее место. Любой человек способен визуально сравнить правильную фотографию с реальным положением дел.

Иногда, на OPL располагают два изображения: ТАК ПЛОХО и ТАК ХОРОШО. Без комментариев.

Не забудьте обучить всех сотрудников новым стандартам.

Для компьютера принтскриним рабочий стол сразу же после первоначального наведения марафета. Сохраняем и распечатываем картинку. Готово, теперь у нас всегда перед глазами порядок.

Если в дальнейшем вы все-таки умудритесь опять захламить рабочий стол, просто прикрепите к монитору этот распечатанный принтскрин и наслаждайтесь красотой =)
Совершенствование




Иногда говорят «самодисциплина». То есть теперь самое главное не профукать полученный результат.
- Следуйте новым правилам и процедурам.
- Требуйте с себя и сотрудников ответственность и дисциплину.
- Следите за результатами, проверяйте состояние рабочего места регулярно. Даже тогда, когда правильный расклад капитально поселится в мозгу.

Ну что, за дело? Порядка вам на рабочих местах, компьютерах и головах! Попробуйте применить эту методику к любой сфере своей деятельности и поделитесь результатом!

ОтЫнженерим жизнь вместе!
ЗЫ. Вторая часть "Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 2" содержит много убеждающих примеров и увлекательный тест.