Складской учет в ресторане
Делаю перепост летней записи. И не просто так.
А потому что вебинар будет на эту тему: http://openservice.timepad.ru/event/105112/
Бесплатный e-mail курс о складском учете здесь
Оригинал взят у leopold1984 в Складской учет в ресторане
Выкладываю главу из книги про складской учет.
Очень надеюсь на обратную связь от тех, кто в этой теме ничего не понимает. Доступно ли?
Понятно ли? Что запомнилось?
Складкой учет - это учет движения товара через наше предприятие. Цель складского учета - влиять на себестоимость. Именно влиять, а не подсчитывать.
Складской учет ведут в наше время в большинстве ресторанов. Это уже повсеместная практика. Тем не менее, часто мы встречаемся с тем, что его целью считают сам процесс и ведут его просто потому, что «так надо и все ведут».
В этой главе мы разберемся с тем, что такое складской учет и как можно влиять с помощью него на себестоимость.
Для того, чтобы достичь цели складского учета - влияния на себестоимость - необходимо последовательно и циклично выполнять 4 шага:
Шаг 1. Создать справочники номенклатуры.
Шаг 2. Завести в систему документы.
Шаг 3. Зафиксировать результаты.
Шаг 4. Проанализировать результаты.
Длинна цикла учета в большинстве ресторанов составляет один месяц. Далее мы разберем более подробно каждый шаг.
Шаг 1. Создать справочники номенклатуры.
В складском учете существуют следующие типы элементов номенклатуры (номенклатура - это список названий товаров):
1. Товары (сырье). Это мельчайшая единица номенклатуры. Как правило, товарами называют то, что мы покупаем у поставщиков. Пример: «свинина шея», «говядина филе» и тд.
2. Заготовки. Это полуфабрикаты, которые используются для приготовления блюд. Пример: «очищенный картофель», «соус «Цезарь» и тд.
3. Блюда. В общем-то это, что мы предлагаем нашим гостям. Так сказать, конечный продукт. Пример: «бефстроганофф», «борщ» и тд.
4. Модификаторы. Это всякие дополнения к основным блюдам. Модификаторы нужны для того, чтобы максимально точно передать заказ на кухню или в бар. Они могут подразумевать какие-то другие блюда или носить чисто информационный характер. Пример: «со сливками» (к американо), «в графин» (к соку).
ТТК - технико-технологическая карта описывает ингредиенты блюда или заготовки, а также технологию приготовления. В ней перечислено все, что входит в конкретное блюдо или заготовку с количествами и процентами холодной и горячей обработки (например: зачистка и ужарка).
У Товаров ТТК нет. У Блюд и Заготовок она есть. У модификаторов может быть или не быть в зависимости от типа. ТТК нужна для того, чтобы система знала, что списать со склада когда блюдо пробивается на кассе. Имеено по ТТК считается себестоимость блюда или заготовки. Занесение ТТК - самая муторная часть этого шага. Часто, при открытии ресторана на это просто нет времени. Эту часть можно пропустить. Об этом читайте в приложении к книге: «Ускоренный запуск складского учета».
Итак, на первом шаге необходимо занести в систему все товары, блюда, модификаторы и заготовки с ТТК. Итог этого шага - готовые справочники номенклатуры. После этого можно перейти к следующему шагу.
Шаг 2. Завести в систему документы.
В складском учете есть документы, которые оперируют элементами номенклатуры.
Мельчайшая частица в деятельности калькулятора - это документ. Документ - это «атом» складского учета. Документы одного типа складываются в «молекулы». «Молекулы» разных типов складываются в конечное «вещество», которое можно изучать.
В складском учете есть следующие типы документов:
1. Приходная накладная. Этот документ кладет на наш склад товары от поставщиков. У каждой приходной накладной есть важные реквизиты. Это дата, время, название поставщика и склад, на который надо данный товар положить. В теле документа перечисляются товары с количествами и ценами. Причем, в системе iiko можно указывать товары как по внутренней номенклатуре, так и по номенклатуре поставщиков. Это очень удобно когда учет ведет несколько калькуляторов. Чтобы они не путались, система может сама знать, что, например, Молоко простоквашино и Молоко Зеленый луг у нас внутри - это просто Молоко. Тонкий момент здесь - это единицы измерения. Мы можем приходовать товар в штуках, литрах, упаковках, коробках. Любая система сегодня умеет сама пересчитывать всякие упаковки в литры или килограммы. Всякие бакалейные товары, такие как консервированные огурцы лучше всего сразу приходовать по сухому весу, который всегда указан на банке. Мы очень рекомендуем помечать исходные накладные специальным значком, например, кружочком, сразу после того, как накладная занесена в программу. Это позволяет избегать путанниц.
2. Акт Списания. Этот документ списывает со склада товары на конкретную статью затрат. Например, служебное питание. Продукты, которые идут на него оформляются в виде акта списания. В итоге мы сможем увидеть сколько в деньгах ушло на то или иное списание. Через акты списания оформляются также порча, проработки, счета учредителей. У акта списания тоже есть ряд реквизитов. Это дата и время, склад, с которого списываются товары, а также статья, на которую эти затраты уходят в финансовом учете. В теле документа перечисляются товары и их количества. Цены же, по которым эти товары списываются со склада считаются как раз в зависимости от метода учета - то есть для iiko - по средневзвешенной цене на данный момент на складе.
3. Внутреннее перемещение. Этот документ позволяет переместить товары с одного склада на другой. Например, лимоны, молоко и сливки часто закупаются на кухню, но используются еще и в баре. Бармен каждый день забирает с кухни эти продукты оформляя акт внутреннего перемещения. У этого документа реквизитами являются склад откуда забираются продукты, склад куда перемещаются продукты, дата и время. В теле документа перечисляются товары и их количества.
4. Акт разбора. Этот документ помогает разобрать тушу какого-нибудь мяса на отдельные продукты. Например, если мы купили тушку курицы, то нам надо разложить этот товар на бедра, крылья, филе и кости. Более того, очевидно, что цена конечных товаров должна быть разной. Филе всегда дороже бедра. А кости для учета вообще должны оказаться бесплатными так как могут пойти только на бульон. Система iiko позволяет при разборе указать пропорции по ценам конечных товаров. Реквизитами этого документа являются склады откуда и куда разбираем тушу, дата и время документа. В теле мы указываем какой товар и в какие разбираем.
5. Акт приготовления. Этот документ помогает зафиксировать факт приготовления блюда. Например, если мы готовим тазик оливье на бизнес ланч, то таким документом мы можем списать со склада продукты, которые пошли на приготовление, а оприходовать уже готовый салат. Такой документ очень часто используется в столовых или форматах фри-фло, где место и время приготовления отделено от места и времени продажи. Реквизитами этого документа являются склады откуда списываем продукты и куда кладем готовое блюдо, дата и время документа. В теле мы указываем какое блюдо готовим. Продукты обычно подставляются сами из ТТК.
6. Акт переработки. Этот документ позволяет переработать один товар в другой. Например, если у нас кончилась в ресторане «свинина шея» и мы начали класть в блюда «свинину филе», то мы должны это зафиксировать в программе. Иначе на инвентаризации у нас будет пересортица. Реквизитами этого документа являются склады откуда и куда перерабатываем, дата и время документа. В теле документа мы указываем какой товар на какой меняем. Важно понимать, что если мы перерабатываем недорогой товар на дорогой, то это будет сказываться и на себестоимости блюд.
7. Акт реализации. Этот документ, как правило, формируется автоматически. Он состоит из двух частей. В одной - список проданных за день блюд. В другой - список списанных продуктов, которые понадобились для приготовления всех этих блюд. Побочным эффектом этого документа для финансового учета является то, что он фиксирует выручку за день и себестоимость реализации.
8. Инвентаризация. Этот документ приравнивает книжные остатки на складах к фактическим и показывает расхождения - излишки и недостачи. Инвентаризация - это документ, который завершает каждый цикл складского учета. Регулярное проведение инвентаризаций - основа складского учета.
Процесс ведения складского учета заключается в создании в программе документов, которые «двигают» элементы номенклатуры через наш ресторан от поставщиков к гостям. Итог этого шага - все документы за цикл (месяц) заведены в систему. Далее переходим к третьему шагу.
Шаг 3. Зафиксировать результаты.
В этом шаге мы делаем две вещи:
1. Разбираем результаты инвентаризаций. В реальном мире итоги инвентаризаций никогда не бывают идеальными. Причины некорректности итогов зависят на 80% от калькулятора и на 20% от материально-ответственных лиц. Это ошибки в документах (калькулятор) и номенклатуре (калькулятор), а также воровство (ответственные), неверные ТТК (ответственные). Калькулятор должен убедиться в том, что его ошибок в результатах нет, чтобы итогам инвентаризации можно было верить.
2. Формируем итоговый отчет по себестоимости с разбивкой по статьям. Выглядеть этот отчет может примерно так:
В этом примере:
В первом столбце названия статей списания, во втором абсолютные значения в деньгах, в третьем - отношение к выручке в процентах.
Банкеты - это продукты, списанные на банкет.
Инвентаризации - это финансовые итоги инвентаризаций в деньгах.
Кальяны - себестоимость кальянных ингредиентов
Проработка - продукты, списанные на проработку блюд.
Порча - продукты, списанные на порчу.
Расход продуктов - себестоимость всех проданных блюд по ТТК
Удаление со списанием - себестоимость блюд, удаленных из счетов гостей.
После того, как итоги месяца зафиксированы, можно переходить к их анализу.
Шаг 4. Проанализировать результат.
Именно этот шаг позволяет достигать цели учета - влиять на себестоимость. Мы анализируем результаты через несколько отчетов. Этот шаг выполняется параллельно со вторым, для того, чтобы оперативнее реагировать на изменения.
1. Реестр накладных с превышением закупочных цен от плановых. С каждым поставщиком у нас подписан договор поставки и соглашение о ценах. Но, иногда, поставщики ошибаются. Бывает еще, что экспедитор по ошибке покупает некоторые продукты не там, где надо по более дорогим ценам. Программа «знает» что и по какой- цене мы должны покупать и подсвечивает красным накладную, в которой есть расхождения по ценам.
2. Анализ отчета о закупках и сравнение цен с рыночными. Отчет по закупкам показывает какие продукты у каких поставщиков мы покупаем. Благодаря этому отчету можно сравнивать поставщиков между собой. Но, самое главное - сравнить закупочные цены нашего ресторана с ценами дружественных нам ресторанов. Мы регулярно обмениваемся такой информацией с коллегами по рынку. Это очень помогает.
3. Краткий АБЦ анализ меню по количеству продаж и валовой прибыли. Не все блюда одинаково полезны. Бывают блюда с фудкостом 50%, а бывают с фудкостом 10%. Для того, чтобы достигать целей по общему фудкосту и валовой прибыли необходимо управлять продажами. АБЦ анализ позволяет понять, какие блюда самые популярные и какие приносят больше всего денег. По итогам такого анализа мы вводим новые блюда, выводим неудачные и управляем тем самым себестоимостью и выручкой.
4. Отчет об изменении себестоимости каждого блюда с анализом причин. Этот отчет позволяет увидеть как изменилась себестоимость каждого блюда за месяц. Если колебания превышают 3%, мы начинаем разбирать причины и думать как мы можем на них повлиять. Если предыдущие три пункта выполняются, то причины уже понятны. Этот отчет вкупе с АБЦ анализом позволяет понять, так ли критично удорожание, скажем, говядины на 3%.
Повторюсь, цель складского учета в ресторане - это влиять на себестоимость. Последовательное ежемесячное выполнение описанных выше четырех шагов позволит управленцам на основании отчетов принимать правильные решения и достигать тем самым цели.
Задача калькулятора - обеспечить выполнение всех этих четырех шагов и предоставить всю информацию управленцу. У правильного калькулятора должно уходить как минимум 40% времени на четвертый шаг. Для этого нужно заменить ручной труд автоматизацией. Более подробно об этом в главе «Автоматизация учета».
А потому что вебинар будет на эту тему: http://openservice.timepad.ru/event/105112/
Бесплатный e-mail курс о складском учете здесь
Оригинал взят у leopold1984 в Складской учет в ресторане
Выкладываю главу из книги про складской учет.
Очень надеюсь на обратную связь от тех, кто в этой теме ничего не понимает. Доступно ли?
Понятно ли? Что запомнилось?
Складкой учет - это учет движения товара через наше предприятие. Цель складского учета - влиять на себестоимость. Именно влиять, а не подсчитывать.
Складской учет ведут в наше время в большинстве ресторанов. Это уже повсеместная практика. Тем не менее, часто мы встречаемся с тем, что его целью считают сам процесс и ведут его просто потому, что «так надо и все ведут».
В этой главе мы разберемся с тем, что такое складской учет и как можно влиять с помощью него на себестоимость.
Для того, чтобы достичь цели складского учета - влияния на себестоимость - необходимо последовательно и циклично выполнять 4 шага:
Шаг 1. Создать справочники номенклатуры.
Шаг 2. Завести в систему документы.
Шаг 3. Зафиксировать результаты.
Шаг 4. Проанализировать результаты.
Длинна цикла учета в большинстве ресторанов составляет один месяц. Далее мы разберем более подробно каждый шаг.
Шаг 1. Создать справочники номенклатуры.
В складском учете существуют следующие типы элементов номенклатуры (номенклатура - это список названий товаров):
1. Товары (сырье). Это мельчайшая единица номенклатуры. Как правило, товарами называют то, что мы покупаем у поставщиков. Пример: «свинина шея», «говядина филе» и тд.
2. Заготовки. Это полуфабрикаты, которые используются для приготовления блюд. Пример: «очищенный картофель», «соус «Цезарь» и тд.
3. Блюда. В общем-то это, что мы предлагаем нашим гостям. Так сказать, конечный продукт. Пример: «бефстроганофф», «борщ» и тд.
4. Модификаторы. Это всякие дополнения к основным блюдам. Модификаторы нужны для того, чтобы максимально точно передать заказ на кухню или в бар. Они могут подразумевать какие-то другие блюда или носить чисто информационный характер. Пример: «со сливками» (к американо), «в графин» (к соку).
ТТК - технико-технологическая карта описывает ингредиенты блюда или заготовки, а также технологию приготовления. В ней перечислено все, что входит в конкретное блюдо или заготовку с количествами и процентами холодной и горячей обработки (например: зачистка и ужарка).
У Товаров ТТК нет. У Блюд и Заготовок она есть. У модификаторов может быть или не быть в зависимости от типа. ТТК нужна для того, чтобы система знала, что списать со склада когда блюдо пробивается на кассе. Имеено по ТТК считается себестоимость блюда или заготовки. Занесение ТТК - самая муторная часть этого шага. Часто, при открытии ресторана на это просто нет времени. Эту часть можно пропустить. Об этом читайте в приложении к книге: «Ускоренный запуск складского учета».
Итак, на первом шаге необходимо занести в систему все товары, блюда, модификаторы и заготовки с ТТК. Итог этого шага - готовые справочники номенклатуры. После этого можно перейти к следующему шагу.
Шаг 2. Завести в систему документы.
В складском учете есть документы, которые оперируют элементами номенклатуры.
Мельчайшая частица в деятельности калькулятора - это документ. Документ - это «атом» складского учета. Документы одного типа складываются в «молекулы». «Молекулы» разных типов складываются в конечное «вещество», которое можно изучать.
В складском учете есть следующие типы документов:
1. Приходная накладная. Этот документ кладет на наш склад товары от поставщиков. У каждой приходной накладной есть важные реквизиты. Это дата, время, название поставщика и склад, на который надо данный товар положить. В теле документа перечисляются товары с количествами и ценами. Причем, в системе iiko можно указывать товары как по внутренней номенклатуре, так и по номенклатуре поставщиков. Это очень удобно когда учет ведет несколько калькуляторов. Чтобы они не путались, система может сама знать, что, например, Молоко простоквашино и Молоко Зеленый луг у нас внутри - это просто Молоко. Тонкий момент здесь - это единицы измерения. Мы можем приходовать товар в штуках, литрах, упаковках, коробках. Любая система сегодня умеет сама пересчитывать всякие упаковки в литры или килограммы. Всякие бакалейные товары, такие как консервированные огурцы лучше всего сразу приходовать по сухому весу, который всегда указан на банке. Мы очень рекомендуем помечать исходные накладные специальным значком, например, кружочком, сразу после того, как накладная занесена в программу. Это позволяет избегать путанниц.
2. Акт Списания. Этот документ списывает со склада товары на конкретную статью затрат. Например, служебное питание. Продукты, которые идут на него оформляются в виде акта списания. В итоге мы сможем увидеть сколько в деньгах ушло на то или иное списание. Через акты списания оформляются также порча, проработки, счета учредителей. У акта списания тоже есть ряд реквизитов. Это дата и время, склад, с которого списываются товары, а также статья, на которую эти затраты уходят в финансовом учете. В теле документа перечисляются товары и их количества. Цены же, по которым эти товары списываются со склада считаются как раз в зависимости от метода учета - то есть для iiko - по средневзвешенной цене на данный момент на складе.
3. Внутреннее перемещение. Этот документ позволяет переместить товары с одного склада на другой. Например, лимоны, молоко и сливки часто закупаются на кухню, но используются еще и в баре. Бармен каждый день забирает с кухни эти продукты оформляя акт внутреннего перемещения. У этого документа реквизитами являются склад откуда забираются продукты, склад куда перемещаются продукты, дата и время. В теле документа перечисляются товары и их количества.
4. Акт разбора. Этот документ помогает разобрать тушу какого-нибудь мяса на отдельные продукты. Например, если мы купили тушку курицы, то нам надо разложить этот товар на бедра, крылья, филе и кости. Более того, очевидно, что цена конечных товаров должна быть разной. Филе всегда дороже бедра. А кости для учета вообще должны оказаться бесплатными так как могут пойти только на бульон. Система iiko позволяет при разборе указать пропорции по ценам конечных товаров. Реквизитами этого документа являются склады откуда и куда разбираем тушу, дата и время документа. В теле мы указываем какой товар и в какие разбираем.
5. Акт приготовления. Этот документ помогает зафиксировать факт приготовления блюда. Например, если мы готовим тазик оливье на бизнес ланч, то таким документом мы можем списать со склада продукты, которые пошли на приготовление, а оприходовать уже готовый салат. Такой документ очень часто используется в столовых или форматах фри-фло, где место и время приготовления отделено от места и времени продажи. Реквизитами этого документа являются склады откуда списываем продукты и куда кладем готовое блюдо, дата и время документа. В теле мы указываем какое блюдо готовим. Продукты обычно подставляются сами из ТТК.
6. Акт переработки. Этот документ позволяет переработать один товар в другой. Например, если у нас кончилась в ресторане «свинина шея» и мы начали класть в блюда «свинину филе», то мы должны это зафиксировать в программе. Иначе на инвентаризации у нас будет пересортица. Реквизитами этого документа являются склады откуда и куда перерабатываем, дата и время документа. В теле документа мы указываем какой товар на какой меняем. Важно понимать, что если мы перерабатываем недорогой товар на дорогой, то это будет сказываться и на себестоимости блюд.
7. Акт реализации. Этот документ, как правило, формируется автоматически. Он состоит из двух частей. В одной - список проданных за день блюд. В другой - список списанных продуктов, которые понадобились для приготовления всех этих блюд. Побочным эффектом этого документа для финансового учета является то, что он фиксирует выручку за день и себестоимость реализации.
8. Инвентаризация. Этот документ приравнивает книжные остатки на складах к фактическим и показывает расхождения - излишки и недостачи. Инвентаризация - это документ, который завершает каждый цикл складского учета. Регулярное проведение инвентаризаций - основа складского учета.
Процесс ведения складского учета заключается в создании в программе документов, которые «двигают» элементы номенклатуры через наш ресторан от поставщиков к гостям. Итог этого шага - все документы за цикл (месяц) заведены в систему. Далее переходим к третьему шагу.
Шаг 3. Зафиксировать результаты.
В этом шаге мы делаем две вещи:
1. Разбираем результаты инвентаризаций. В реальном мире итоги инвентаризаций никогда не бывают идеальными. Причины некорректности итогов зависят на 80% от калькулятора и на 20% от материально-ответственных лиц. Это ошибки в документах (калькулятор) и номенклатуре (калькулятор), а также воровство (ответственные), неверные ТТК (ответственные). Калькулятор должен убедиться в том, что его ошибок в результатах нет, чтобы итогам инвентаризации можно было верить.
2. Формируем итоговый отчет по себестоимости с разбивкой по статьям. Выглядеть этот отчет может примерно так:
В этом примере:
В первом столбце названия статей списания, во втором абсолютные значения в деньгах, в третьем - отношение к выручке в процентах.
Банкеты - это продукты, списанные на банкет.
Инвентаризации - это финансовые итоги инвентаризаций в деньгах.
Кальяны - себестоимость кальянных ингредиентов
Проработка - продукты, списанные на проработку блюд.
Порча - продукты, списанные на порчу.
Расход продуктов - себестоимость всех проданных блюд по ТТК
Удаление со списанием - себестоимость блюд, удаленных из счетов гостей.
После того, как итоги месяца зафиксированы, можно переходить к их анализу.
Шаг 4. Проанализировать результат.
Именно этот шаг позволяет достигать цели учета - влиять на себестоимость. Мы анализируем результаты через несколько отчетов. Этот шаг выполняется параллельно со вторым, для того, чтобы оперативнее реагировать на изменения.
1. Реестр накладных с превышением закупочных цен от плановых. С каждым поставщиком у нас подписан договор поставки и соглашение о ценах. Но, иногда, поставщики ошибаются. Бывает еще, что экспедитор по ошибке покупает некоторые продукты не там, где надо по более дорогим ценам. Программа «знает» что и по какой- цене мы должны покупать и подсвечивает красным накладную, в которой есть расхождения по ценам.
2. Анализ отчета о закупках и сравнение цен с рыночными. Отчет по закупкам показывает какие продукты у каких поставщиков мы покупаем. Благодаря этому отчету можно сравнивать поставщиков между собой. Но, самое главное - сравнить закупочные цены нашего ресторана с ценами дружественных нам ресторанов. Мы регулярно обмениваемся такой информацией с коллегами по рынку. Это очень помогает.
3. Краткий АБЦ анализ меню по количеству продаж и валовой прибыли. Не все блюда одинаково полезны. Бывают блюда с фудкостом 50%, а бывают с фудкостом 10%. Для того, чтобы достигать целей по общему фудкосту и валовой прибыли необходимо управлять продажами. АБЦ анализ позволяет понять, какие блюда самые популярные и какие приносят больше всего денег. По итогам такого анализа мы вводим новые блюда, выводим неудачные и управляем тем самым себестоимостью и выручкой.
4. Отчет об изменении себестоимости каждого блюда с анализом причин. Этот отчет позволяет увидеть как изменилась себестоимость каждого блюда за месяц. Если колебания превышают 3%, мы начинаем разбирать причины и думать как мы можем на них повлиять. Если предыдущие три пункта выполняются, то причины уже понятны. Этот отчет вкупе с АБЦ анализом позволяет понять, так ли критично удорожание, скажем, говядины на 3%.
Повторюсь, цель складского учета в ресторане - это влиять на себестоимость. Последовательное ежемесячное выполнение описанных выше четырех шагов позволит управленцам на основании отчетов принимать правильные решения и достигать тем самым цели.
Задача калькулятора - обеспечить выполнение всех этих четырех шагов и предоставить всю информацию управленцу. У правильного калькулятора должно уходить как минимум 40% времени на четвертый шаг. Для этого нужно заменить ручной труд автоматизацией. Более подробно об этом в главе «Автоматизация учета».