Июнь. Первая неделя.
Проект «Полный Порядок»
Июнь. Первая неделя.
Правила общения.
Самую лучшую древесину дают деревья, которые растут медленнее всего… Тот, у кого хватит честности и мужества, чтобы заглянуть в себя, и упорства, чтобы преодолеть препятствия, как внутренние, так и внешние… непременно обретает нечто, что не променял бы на целый мир. Шри Кришна Прем
В этом месяце мы постараемся научится общаться даже с самыми заклятыми врагами. Реджина говорит, что до совместного ужина дело конечно не дойдет, но мы перестанем глотать успокоительные каждый раз, когда они проходят по офису.
Рабочая привычка месяца: ИЗМЕНИТЕ РЕЖИМ.
Предыдущие пять месяцев мы, по сути, разрабатывали для себя режим дня. А в июне мы постараемся внести в этот режим веселье. Вспомните, что-нибудь такое, что вы долгое время делали одним и тем же способом, и подумайте, можно ли это делать по-другому? Попробуйте поменять действия местами, не боясь перемен.
Рабочий день начинается дома, но определенный режим есть и в офисе. Может вы из тех, кто одновременно проверяет электронную почту, открывает бумажные письма, слушает голосовые сообщения и пьет кофе? Если ответ утвердительный, делайте все по порядку и дайте, наконец, своей нервной системе отдохнуть.
Домашняя привычка месяца: СКАЖИТЕ «СПАСИБО».
В этом месяце мы сосредоточим внимание не на делах, а на словах. Если у вас есть семья, возьмите за правило каждый день отдавать им должное за то, что они делают.
Если же семьи у вас нет, ежедневно благодарите хотя бы одного незнакомого человека, совершившего добрый поступок.
Задача июня состоит в том, чтобы сделать признательность естественной частью нашей жизни. У нас есть выбор: вдохновлять других или презирать их. В этом месяце постарайтесь выбрать первое.
Первая неделя.
Как повысить продуктивность совещаний.
На этой неделе мы можем:
При помощи «Волшебной формулы» оптимизировать совещания.
Необходимое время от 30 до 60 минут.
На этой неделе мы попытаемся понять, что для нас действительно важно.
Совещания - неизбежное зло. Собираться с коллегами в комнате для переговоров, конечно, нужно, но встречи эти имеют свойства затягиваться, ломая ваш тщательно продуманный график. На этой неделе нам в который раз поможет «Волшебная формула» ( убрать, категоризовать, организовать). Она упростит жизнь вне зависимости от того, начальник вы или подчиненный. Навыки, которые мы приобретали в марте, создавая картотеку, вполне можно использовать в оптимизации процесса совещания.
Устраните черезмерность
Начнем со сценария, в котором вы - начальник, проводящий совещания. Вот несколько наводящих вопросов:
Как вы полагаете, эти совещания обычно плодотворны?
Способствуют ли они производительности труда ваших подчиненных или вы проводите их просто потому, что так надо, и никаких заслуживающих внимания результатов они не приносят?
Как вы оцениваете свои навыки ведения совещаний?
Воспользуемся первым шагом «Волшебной формулы» (убрать), чтобы улучшить ваши(и не только) ощущения от совещаний. Вот несколько советов.
Сократите время совещания. Возможно, эти встречи продолжаются слишком долго и еще до того, как они заканчиваются, у ваших подчиненных иссякает творческий прорыв? Не стоит ли урезать время, отведенное на презентации?
Сократите число участников. Вам и в самом деле нужны все, кого вы приглашаете на совещания? Или без кого-то можно запросто обойтись? Сократите повестку. не замечаете ли вы, как у собравшихся при упоминании определенных докладов стекленеют глаза? Нельзя ли облечь эти выступления в форму электронных писем и разослать всем сотрудникам, чтобы они могли ознакомится с ними, не отходя от рабочих мест?
Сократите число совещаний. Вам непременно нужно проводить совещания раз в неделю? Или же хватит один раз в месяц?
Может быть, у вас есть свои предложения по оптимизации совещаний? Запишите хотя бы три из них, не упуская деталей.
Категоризируйте повестку совещаний
Категории позволяют контролировать ситуацию. Вот несколько способов применения категоризации в интересующей нас области.
Для начала составьте список тем сообщений и определите докладчика по каждой из них. Лучше, если доклады о ходе проектов будут выстроены в определенной последовательности: от ключевых к наименее важным. Если в день проведения совещания возникает аврал и времени у вас будет не много, вы по крайней мере успеете узнать, то, что действительно важно для работы компании.
Каждый доклад можно условно разбить на на подтемы. Допустим, в одном из помещений склада вашей компании запланирован ремонт. Прежде всего, вас, вероятно, будет интересовать финансовая сторона вопроса, затем - дизайн и, наконец, ход строительства (если работа уже началась).
А вот еще идея. Предположим, вы глава подразделения и несколько менеджеров должны отчитаться перед вами на сегодняшнем совещании. Детали проектов, разумеется, могут варьироваться, но каждый из них вполне могут разбить на три подтемы: финансы, текущее состояние дел, цели, которые должны быть достигнуты к следующему совещанию. Вы, таким образом, можете разработать универсальную схему выступлений на совещаниях и довести ее до сведения своих подчиненных.
Организуйте элементы совещания
Наконец, категории нужно организовать наиболее эффективным способом. Очевидный выбор - выстроить пункты повестки в логической последовательности. Так собравшимся будет легче воспринимать информацию. Составив повестку совещания, доведите ее до ума.
К примеру, сколько времени должны длиться выступления? Не следует ли варьировать продолжительность докладов в зависимости от важности и объема излагаемого материала? Где проводится совещание? Позаботились ли вы о том, чтобы ваши подчиненные чувствовали себя комфортно? Не затягиваются ли ваши собрания и не слишком ли много обсуждается тем? На какое время назначаете совещания? Нет ли у вас привычки неожиданно собирать сотрудников на совещание в конце дня? Если ваши подчиненные не успевают из-за этого забрать детей из школы или детского сада, высокой производительности труда вы тоже не добьетесь. И уж конечно, не повысите не свой авторитет, не их лояльность компании.
Вам слово
А что, если вы сотрудник, которому на совещании нужно отчитаться перед руководством? Ваш контрольная ситуацией зависит от качества выступления. Попытайтесь превратить доклад в представление собственных возможностей. Вот как можно применить «Волшебную формулу» в таком случае:
Устраните из презентации все лишнее.
Категоризируйте материал так, чтобы изложенное шло в логической последовательности - от более важного в менее важному. Вряд ли начальник обрадуется, если, завершая презентацию, вы вдруг воскликните: «Ой, я вначале забыл сказать, что…»
Организуйте категории так, чтобы слушателям было проще воспринимать информацию. Потребуется ли вам раздаточный материал? Облегчат ли таблицы, графики или другие иллюстрации понимание доклада? Если да, то не следует ли их раздать тоже или лучше все же включить иллюстрации в презентацию, сделанная вами в PowerPoint? Помните, что технологии должны помогать вам. Если же вы используете их лишь для того, чтобы впечатлить шефа и коллег, доклад будет напоминать условно вьетнамскую еду: что-то ели, а что именно не понятно.
Наша основная задача для успешного взаимодействия с сотрудниками, это видеть в каждом прежде всего человека, - и соизмерять задания со способностями сотрудника.