Март. Третья неделя.
Проект «Полный Порядок»
Март. Третья неделя.
От завалов к файлам
На этой неделе мы можем:
Создать рабочую систему файлов.
Необходимое время от 120 до 300 минут (в зависимости от сложности вашей работы и количества документов, с которыми приходится иметь дело).
На этом этапе перед нами должны быть лишь бумаги, которым нужно найти постоянное место. На этой неделе мы будем учиться делить документы на категории.Итак, засучим рукава, приготовим несколько больших мешков для мусора, еду чтобы перекусить, и воду. Неделя будет напряженной, зато в итоге у нас появится рабочая система файлов. И не забудьте уничтожить всю информацию, касающуюся лично вас, паспортные данные, номера счетов и кредитных карт.
Создание рабочей файловой системы.
В программе Реджины месяц состоит из четырех недель. Март - последний месяц первого квартала этого года. Впереди у нас бонусная неделя, поскольку в каждом квартале не 12, а 13 недель. Используйте ее, чтобы наверстать упущенное. Потренируйтесь пользоваться своей новой системой - в конце концов, это же рабочий инструмент, а не музейный экспонат.
Первый шаг: обзор.
Последние две недели мы отрабатывали первый шаг Волшебной формулы («Убрать»). Вот что должно быть сделано к этому моменту:
Завершенные проекты, материалы которых нужно сохранить, сданы в архив.
Имеющиеся файлы очищены от лишних документов или выброшены, если содержащиеся в них материалы больше не нужны.
Оставлена и организована лишь часть журналов, бюллетеней и прочих изданий, а остальное выброшено или сдано в макулатуру.
Из ящиков извлечены все постороннее предметы, оставшееся содержимое организовано.
Поверхность стола, шкафы и т.д. очищены от лишних вещей и организованы.
Шаг второй: устраняем отвлекающие факторы.
Одна из главных составляющих успеха - найти время на то, чтобы создать файловую систему. Реджина рекомендует либо задержаться после окончания рабочего дня, либо приехать на работу в выходные. Устраните как можно больше отвлекающих факторов: телефонные звонки, электронам почта, болтливые коллеги и прочая суета будут только отдалять вас от цели. Только что вы занимались организацией и вдруг сами не заметили, как начали решать какую-то рабочую проблему. Чем лучше вы сможете сконцентрироваться, тем быстрее выполните любое задание. Выбрав день и время отметьте их в своем календаре, как сделали бы с рабочей встречей.
Шаг третий: начинаем переход.
Приготовьте офисные принадлежности к работе. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру - не начинайте в угаре выбрасывать все подряд. Успех приходит тогда , когда вы разбиваете проекты на этапы. Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Работайте с каждым документом отдельно. Наша цель - создание категорий файлов. Вне зависимости от того как широк круг наших обязанностей, всегда можно выделить несколько главных направлений деятельности.
Создание категорий
Этот момент зависит от специфики вашей профессии. Если вы занимаетесь продажами, и основная работа это поиск клиентов, то можно разбить клиентов на группы «В работе», «Потенциальные», «Базы для обработки». Если создаете что-то, то возможно разбить по так же по категориям «Документы в работе», «Идеи, вдохновение», «Отложенные проекты». Главное чтобы система была рабочей и помогала нам быть продуктивней.
Легкий доступ.
Если вещи легко доступны, их чаще используют. Ваш проект на должен пострадать оттого , что документы связанные с ним, лежали в неудобном месте.
Назовите категорию!
Пора составить список главных категорий для своих файлов. Когда закончите, проанализируйте его. Не следует превращать в главные категории все подряд, мы ведь понимаем разницу между частью и целым? Далее Реджина предлагает список традиционных офисных категорий. Возможно, вы сможете использовать в своей системе:
Информация о компании
Правила офисной комуникации
Список телефонных номеров/ график работы
Правила доставки
Контракты
Корреспонденция
Информация о сотрудниках
Список сотрудников
График отпусков
Личные дела
Инвестиционные планы
Юридическая информация
Бланки
Рабочие бланки
Проекты (текущие)
Хранить текущие проекты и те, которыми вы занимаетесь переодически, можно в картотеке. Но не создавайте лишнии категории. Например, материалы, подготовленные к офисной вечеринке, можно хранить в отдельном файле. Но если у вас будут отдельные файлы для всех спонсоров, компаний партеров, от доставки цветов до аниматоров - и все это для вечеринки на 20 человек, это организационный перебор! Вот если организация праздников это направление вашей компании, то тут как раз можно все разбить на отдельные категории.
Категории: шаг за шагом.
Если вам все еще не удается составить список категорий, вот пошаговая инструкция от Реджины, которая наверняка вам поможет.
Возьмите один лист бумаги из выброшенной кипы. Определите его место в будущей системе. Не откладывайте его со словами «Я решу это позже», иначе окажется, что мы попросту перекладываем бумаги из одной кипы в другую.
Выбрав категорию, запишите ее название на клейком листочке и приклейте на свободную поверхность. Помните, что один лист бумаги не может быть категорией и не заслуживает одного файла. Для таких документов можно завести файл «Разное». То что требует вашего внимания как можно скорее, можно отнести в категорию «Сделать».
Папку «Сделать» можно разбить на подкатегории:
Отложено
Сделать срочно
Сделать в порядке общей очереди
В файл
Прочитать
Если видите, что какая то то подкатегория слишком стала большой, то для вас это послужит сигналом, что надо более подробно остановиться на ней и понять почему так произошло и как это исправить. Папку «Отложено» желательно проверять каждую пятницу, чтобы узнать, с кем предстоит работать на следующей неделе. После того как вопрос будет решен его можно будет переложить либо в справочный файл, либо выбросить. Так же для удобства работы с папкой «Срочно в работу», можно установить напоминание в электронном календаре на определенное время каждого дня, чтобы не забывали проверять эту папку, пока это не войдет в привычку.
Перед тем как добавить документ в категорию, задайте себе вопрос: Действительно ли он мне нужен? И примите решение! Со временем все будет получаться само собой.
Бумаги рассортированы, теперь нужно взглянуть на файлы, которые вы используйте. Задайте себе два вопроса: Есть ли у вас файлы, которые нужно включить в новую систему? Есть ли материалы, которые нужно рассортировать по другому?
Необходимо, чтобы материалы, с которыми мы постоянно работаем находились как можно ближе. Общий принцип такой: чем реже вы обращаетесь к данным документам, тем дальше от вас они лежат.
Мы должны превратить категории в превосходно функционирующих систему, всегда готовую к приему новой информации.
Представьте проект, касающийся ремонта в вашем кабинете. Среди файлов, которые вы заведете, наверняка окажутся такие:
Исследование рынка
Дизайн
Строительные работы
Далее предположим, что в файле «Исследование рынка» лежат брошюры, письма и образцы продукции всех строительных компаний, с которыми вы связывались до того, как руководство дало проекту «зеленый свет». Вы можете хранить различные файлы по этой теме в одной секции, вместо того чтобы использовать несколько маленьких папок, которые только зря занимают место. Когда завершите проект, связанные с ним материалы нужно отправить в архив, а файл «Исследование рынка» можно выбросить. Почему? Потому что компании открываются и закрываются, цены меняются и через полгода эти материалы станут просто бесполезны. Какой смысл их хранить?
Создание секции «Проекты» в картотечном ящике.
Проекты - неотъемлемая часть нашей жизни. Заканчивается один, не успеешь перевести дыхание - начинается другой. Одни долгосрочные, другие краткосрочные, одни легкие, другие изматывающие. Прежде чем начать новый проект, нужно собрать всю информацию о нем в одном месте - будь то папка с файлами или ящик картотеки. У нас должна быть возможность быстро найти то, что нам нужно.
Шаг первый. Для начала определим, много ли материалов по этому проекту. Что понадобиться простая папка, папка с широким дном, или может быть и то и другое?
Если у вас несколько крупных проектов сразу и по каждому - отдельная кипа документов, то пригодится папка с широким дном, которая сэкономит место в вашем ящике.
Шаг второй. Решите, что вы будете использовать: светлые папки, разноцветные папки или цветные наклейки.
Шаг третий. Напишите название проекта на бирке и прикрепите ее к папке. В названии файлов лучше придерживаться единой системы. Для создания ярлыков можно использовать компьютер. Если необходимо, можно на бирке указать подкатегории.
Организуйте картотечный ящик.
Выстройте все в алфавитном порядке. Грязные и неопрятные папки замените. Если у вас в кабинете стоит картотечный шкаф, хорошо ли вы видите файлы, открывая его ящики?
У нас есть система!
Как мы сможем убедится, распределение материалов по картотечному ящику пройдет довольно быстро. На наших глазах рождается новая система. Если получающаяся система велика или сложна (а может быть и то и другое), перед тем как составить список главных файлов, можно сделать перерыв. Списком мы займемся на следующей неделе. Многие попытаются составить его побыстрее. Но лучше дать себе возможность поработать с системой и понять, не нуждается ли она в доработке.
Итак, поработайте с системой несколько дней, а уж потом составляйте список главных файлов. А затем, когда составите список, вам, возможно, захочется внести в систему еще какие-то изменения. И только после них она наконец-то будет готова.