Февраль. Вторая неделя.
Проект «Полный Порядок»
Февраль. Вторая неделя.
На этой неделе мы можем:
Узнать, как работает волшебная формула, наведя порядок в ящиках рабочего стола.
Необходимое время от 30 до 120 мин.
Есть три шага которые всегда помогут упорядочить любой хаос. Реджина называет их Волшебной формулой. И обещает, что когда мы овладеем техникой трех шагов, сможем применить ее для организации чего угодно.
Волшебная формула:
Убрать
Категоризировать
Организовать
Важно понимать, что не стоит браться за решение всей задачи в целом. Каждый проект необходимо разбивать на посильные проекты. Как съесть слона? - По кусочку )
Убирать. Уборка это не только вынос мусора. Этот шаг может быть вполне творческим, поскольку от связан с удалением всего, что вам больше не нужно. Мы возвращаем взятые на время вещи коллегам, ненужные покупки в магазин или просто возвращаем предметы на свое место. После уборки место начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. Тем более опыт скоростной уборки у нас уже имеется.
Категоризировать. Категории- основа организованной системы. Мы обретаем реальную силу, когда с первого взгляда можем сказать, сколько у нас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы мы точно знаем, когда покупать мыло, а когда - макароны. И рассортировать таким образом можно все - от канцелярских принадлежностей до документов. Тип предметов может меняться, но принцип организации остается прежним.
Организовать. Последняя часть волшебной формулы - организация категорий таким образом чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной.
На этой неделе мы наведем порядок в ящиках рабочего стола. Должным образом организованные ящики повысят продуктивность нашей работы. И факультативно по этому же принципу разберем ванную комнату.
30 минутная уборка (скоростная).
Опыт быстрой уборки у нас с вами уже имеется, так что устанавливаем таймер на 30 минут и ныряем в свои рабочие ящики. Наверняка, вам страшно - именно там оказывается вся офисная мелочь, которую туда запихивают. Реджина говорит, что нам надо забыть в течении этих 30-ти минут о жалости. Если предметом не пользуемся и он нам не нужен - в мусор! Если что-то пригодится дома, откладываем в отдельную кучку. Предмет принадлежит кому-то еще? В конце уборки возвращаем его. Одна просьба от Реджины, если у вас есть ящик для документов, забитый именно документами и ни чем больше, не трогайте его до конца следующего месяца. А все, что не связанно с документами, переберите.
Обычно, задняя часть ящика превращается в мертвую зону. Посмотрите, что вы там прячете. Таймер сработал, давайте посмотрим, что у нас с вами осталось, и займемся организацией. Вот несколько подсказок. На данном этапе мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться. Если вы не уверены- стоит ли выбросить вещь, задайте себе вопрос: когда я последний раз этой вещью? Если это было очень давно и лежит на всякий случай - долой!
Избавляемся от следов фастфуда. Палочки, салфетки, пластиковые приборы, либо отнесите на кухню, либо выбрасывайте. Если у вас куча всяких меню из разных заведений, подумайте нужны ли вам эти бумажки? Ведь номера любимых ресторанов можно записать в свою записную книжку, а в интернете вы найдете меню нужного вам кафе.
Избавьтесь от лишних канцтоваров. Отправьте в корзину все, что неисправно, а все лишнее верните офис-менеджеру. Трезво оцените количество ручек, карандашей и маркеров. Одни острые ножницы нужны непременно, а если их несколько на столе? Тоже самое касается линеек, макетных ножей и прочего инструментария. Калькуляторы, бумага, бланки, конверты. Сохраните столько, сколько вам реально нужно.
Наводя порядок в столе, вы наверняка отыщете такие сокровища о которых давно уже позабыли. Будьте честными с собой. Вот список наиболее часто встречающихся при уборке предметы. Там где нужно проверить сроки годности, обязательно проверьте.
Косметика: лак для волос и ногтей, кисточки, расчески, гели.
Витамины, пищевые добавки, лекарства.
Пища: пачки чая, сахара и т.п.
Различные декоративные элементы, которые когда-то стояли у вас на столе.
Средства личной гигиены.
Чистящие спреи, особенно для оргтехники.
Настало время установить таймер еще на 15 минут на избавление от вещей которыми вы не пользуетесь. Будьте безжалостны. Очень часто не смотря на чистые кабинеты, открывая ящики столов, там можно обнаружить бардак. Ящики - это не черная дыра, ликвидируем ее. Для нас важна любая зона рабочего пространства, даже те которые никто кроме нас не видит.
После уборки мусора и тренировки принятия быстрых решений, нам нужно расчистить завалы в рабочем пространстве.
Категоризуйте оставшиеся канцелярские принадлежности. За время осмотра стола мы, возможно, устроили там беспорядок почище того, что был. Не пугаемся это нормально. Мы готовы к следующей ступени нашей формулы. Начните с первого ящика, выньте из него все и расположите имеющие к друг другу отношение предметы рядом. Например, скрепки, скотч, клей. Имеет смысл держать их в одном месте. Как правило, для канцтоваров выделяется один-два ящика. Верхний- это наш командный центр, когда вам понадобиться инструмент, он должен быть под рукой. Создавайте свои категории, которые будут отвечать только вашим потребностям. Вот категории которые использует Рейчел:
Скрепляющие инструменты
Писчие принадлежности
Средства личной гигиены
Товарные чеки
Разное (батарейки, деньги, ключи)
Клейкие листочки
Блокноты
Конверты
Фирменные бланки
Чистящие средства
Возможно мы сейчас можем обнаружить, то что можно будет выкинуть еще. Избавляйтесь от всего, что вам больше не пригодится.
Протрите поверхность стола. Теперь мы готовы к последней части формулы- организации категорий. Проводите организацию при помощи правильных инструментов. Нам ни к чему , чтобы организация стоила нам больших денег, но Реджина все таки рекомендует несколько инструментов, которые помогут не только организовать содержимое ящиков , но и сохранять порядок.
Первое- это подложка , которую стелят в ящик. Помимо чистоты она поможет зафиксировать заданный нами порядок. Еще купите несколько небольших пеналов-контейнеров. В них очень удобно хранить мелкие предметы. Сейчас очень богатый выбор, можно приобрести те, у которых можно менять размеры ячеек и формировать их так как вам удобно. Разложите в контейнеры все мелкие предметы согласно их категориям.
Сложите ручки, карандаши и т.п. в настольный органайзер. Одного органайзера на столе будет достаточно. Личную информацию и чеки лучше на работе не хранить. Контейнеры помогут избежать накопления лишних вещей в ящиках стола. А если вы будете менять место работы их можно будет забрать с собой.
Теперь делаем шаг назад и оценим результаты проделанного труда. Возможно, что вы удивитесь, осознав как должным образом организованные ящики стола могут вызвать у нас ощущение контроля над ситуацией и спокойствия.
Дома вооружившись нашей волшебной формулой разберем ящики под раковиной.