Утверждены новые "Правила организации хранения архивных документов" в госорганах и юрлицах
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры от 31 марта 2015 г. № 526, были 7 сентября 2015 года зарегистрированы Минюстом. И 18 сентября Росархив разослал соответствующее информационное письмо. О подготовке этого законопроекта как-то упоминал, в контексте отечественного законодательства о хранении электронных документов.
М-да... Собственно, насчёт характеристики "Правил" остаётся только присоединиться к соображениям коллеги, см. ниже. Пожалуй, лишь пару моментов хотелось бы добавить.
Первый - этот опус не столь безвреден. За государственные да муниципальные структуры говорить не будем, в их епархии такое проштамповали - сами пусть и расхлебывают. Вот насчет того, что коммерческие организации могут эти "Правила" "спокойно игнорировать" (см. п. 1 ниже), коли формально не являются источниками комплектования: игнорировать конечно могут, но не то чтобы так уж спокойно. Ибо есть у нас целый ряд контролирующих организаций, которые среди прочего имеют право проверять и порядок хранения разных видов документов. Что на практике ни чем не отличается от проверок соблюдения правил и норм противопожарной безопасности, например. Далее, Банк России конечно регламентирует работу с документами АО и кредитных организаций, но в тех частях, что его интересуют. А в остальных обычно отсылают к действующим "Правилам". Иными словами, для того чтобы в случае чего обосновать, почему в фирме работают с документами нормально, а не так как в "Правилах" написано, потребуется приложить усилия.
Второй - беда с авторами "Правил" пожалуй побольше, чем можно понять из текста уважаемой коллеги, несмотря даже на все данные там справедливые эпитеты. Вот, скажем, см. ниже забавное в п. 16-19. Что из этого следует? Либо автор просто шутит и ему своя работа пофиг, до степени - чем раньше уволят по несоответствию, тем лучше. Либо же, извините, - это саботаж непонятно зачем. Ну, а как ещё можно расценить, когда берутся нормы работы не просто госархивов, но даже исторических, и просто без изменений вменяются коммерческим организациям? Или по тексту нормативного положения 1985 г. в нужных местах добавляется прилагательное "электронный" и результат подаётся как руководство по работе с электронными документами 2015 г.? Вариант тотальной некомпетентности тут сомнителен, т.к. "Правила" вырабатывались не какими-то "дремучими чиновниками", а вполне себе специализированным научно-исследовательским институтом. Чиновники не потрудились прочесть, что им там насоставляли, но это уже отдельная тема. Может такова и была тайная цель авторов - вывести на чистую воду бюрократов в федеральных ведомствах?...
Это ссылка на оригинал поста, а дальше под катом его текст. Ибо хорош.
Документ с «коротким» названием «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденный приказом Минкультуры от 31 марта 2015 г. №526, был 7 сентября 2015 года зарегистрирован Минюстом.
Что можно сказать об этом документе? На язык просятся слова «лебединая песня», только вот эту грустную песенку Росархив поёт уже лет десять, и она порядком приелась. Возможно, это замаскированная просьба ведомства о скорейшей эвтаназии … Авторы документа так и не заметили, что за последние четверть века мир несколько изменился, и упорно продолжают радовать нас новыми переизданиями «законов царя Хаммурапи».
Ни для кого уже не секрет, что Росархив и обслуживающий его ВНИИДАД растеряли кадры и более не в состоянии выдавать свежие идеи и разрабатывать современные нормативные документы. Хуже того, они не желают прислушиваться ни к советам, ни к критике даже в отношении вопиющих «ляпов», причем не только со стороны отдельных специалистов, но и других государственных ведомств.
Думаю, мы в данном случае имеет дело ещё с одним мертворожденным документом, который я бы не рекомендовала всерьёз воспринимать даже тем, кто работает исключительно с бумажными документами (потому, что авторы документа ухитрились отстать от развития законодательства, технологий и практики работы в этой области). Используйте его, если хотите, но не говорите потом, что Вас не предупреждали! :)
Детально разбирать этот «шедевр» нет ни времени, ни желания. Коротко «пробегусь» по тем моментам, которые мне больше всего режут глаз.
1. Росархив, написав единый документ для государственных и муниципальных органов, а также для организаций, влез в «чужую епархию». Работа с документами в ключевых организациях коммерческого сектора (в частности, во всех акционерных обществах и в кредитных организациях) регламентируется Банком России. Это не говоря уже о том, что большинство коммерческих организаций не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и спокойно могут Правила игнорировать.
2. Наивные простаки думают, что документальный фонд организации естественным образом формируется в процессе её деловой деятельности. Знайте, что «создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел …» (п.2.2) - так что если у Вас нет номенклатуры, то и документального фонда тоже нет!
3. Авторы документа по-прежнему настаивают (п.2.3, заметьте, не рекомендуют, а именно предписывают) на том, что в архив должны передаваться документы со сроками хранения свыше 10 лет. Нужно было очень постараться, чтобы не заметить, что сейчас распространена и иная практика работы, хорошо себя зарекомендовавшая - когда в архивы сдаются все документы, активная фаза работы с которыми в подразделениях закончена,
Документы со сроками хранения до 10 лет (для тех, кто не знает, поясню: сроки хранения у нас почти все условные, отсчитываемые от наступления определенного события, так что даже 5-летний срок хранения может растянуться до бесконечности) следует, как и при царе Горохе, хранить исключительно в подразделениях. Это часто не лучшая практика даже в отношении бумажных документов, а в отношении электронных документов - вообще более чем сомнительная рекомендация.
4. Представители коммерческого сектора, оцените: «В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды» (п.2.6). То, что является разумным советом для государственного архива, хранящего документы фондообразователей, становится глупостью в документе, адресованном организациям «вообще».
5. У авторов, с моей точки зрения, полная каша в голове в отношении единиц хранения и учета (которые красиво названы единицами систематизации, п.2.9). Единицы хранения - это то, что можно взять в руки и положить на полку (т.е. носители). Учитывать же и систематизировать можно всё, что угодно - от архивохранилищ и стеллажей до дел, документов и отдельных бумажных листов и электронных файлов. Причем систематизацию можно проводить в различных разрезах, особенно в случае ведения учета в электронном виде.
6. Что касается мероприятий по обеспечению сохранности документов в архиве (п.2.14), то авторам никто не рассказал, что электронные документы, в отличие от бумажных, просто положить на полку и забыть на 200 лет нельзя - их придётся регулярно переписывать на новые носители и преобразовывать в новые форматы. Ну и резервным копированием тоже нужно заниматься.
7. По мнению авторов, «не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях» (2.16). Кем не допускается, интересно? Напоминаю, что Правила адресованы всем организациям, государственным и коммерческим, большим и малым. Кстати говоря, а помнят ли авторы, почему ещё при царе Горохе появилось такое требование, и могут ли они доказать, что оно и сегодня абсолютно необходимо - и даже для электронных архивов? Подсказка: современные технологии позволяют сделать подвальные помещения ничуть не менее безопасными в плане защиты от огня, протечек и т.п.
8. Приятно читать императивное требование (п.2.17) «Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.» Так что если Ваша организация небольшая, а архивохранилище у Вас - одна маленькая комнатка, в которой бумаги сложено куда меньше, чем в соседней бухгалтерии, это ещё не повод расслабляться!
Замечаний такого рода можно написать десятки. Никому из авторов документа и в голову не пришло, что требования (не рекомендации!) к государственным архивам и ведомствам нельзя один к одному распространить на мелкие и средние коммерческие организации.
Ляпы из той же оперы:
«Архивные документы следует хранить в темноте.» (2.24). ИЧП, экономьте электроэнергию!
У Вашего ООО в архивчике лежит съёмный жёсткий диск? Требуйте кондиционер, поскольку «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: … для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%». Жарким летом Вы ещё вспомните Росархив добрым словом! Правда, за всё хорошее есть расплата, поскольку и для Вас действует требование: «Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.»
9. Плохо, когда такой не наделенный соответствующими полномочиями и ИТ-безграмотный орган, как Росархив, «надувает щёки» и - не рекомендует, но требует - следующее: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п.2.31). Авторам документа уже десять раз сказали, что подобная «рекомендация» чревата потерей юридической силы документов, изготовленных в иных форматах и подписанных усиленными электронными подписями, но «не в коня корм»… Думаю, для них также может стать открытием и то, что не все электронные документы вообще можно в полной мере преобразовать в этот формат.
10. С моей точки зрения, курам на смех рекомендации типа «В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов» (п.2.32). Многие виды носители с приличной вероятностью могут стать неработоспособными уже через 2 года, а за 5 лет вообще может произойти смена технологий. Авторам стоило бы на досуге почитать хотя бы рекомендации американских (или иных зарубежных) Национальных Архивов, разработанные, между прочим, ещё в конце 1990-х годов…
11. В электронной среде выделять фонд пользования (п.2.33) не имеет смысла, если оригинальные носители пользователям на руки не выдаются, а документы предоставляются, скажем, посредством веб-доступа к информационной системе или путем записи на отдельные носители.
12. «Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов.» (п.2.34). Новые компьютеризированные технологии хранения? Не, не слышали…
13. Авторы документа не в курсе того, что бумажный учёт в т.ч. архивных документов - уже анахронизм. Вредный анахронизм (это, в частности, весь раздел III). Я уже молчу о том, что описанная в Правилах традиционная бумажная архивная бюрократия не под силу и не по карману маленькой коммерческой организации.
14. Я бы поспорила со следующим императивным требованием в разделе о комплектовании и экспертизе ценности: «документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела» (п.4.20). Выскажу «крамольную» мысль: дела формируются так, как удобно для деловой деятельности, а не так, как нравится Росархиву. В различные досье сплошь и рядом и раньше включались документы разного срока хранения, и никого это не смущало - досье в целом устанавливался наиболее длительный срок хранения и/или в определенный момент проводилось его переформирование с выделением к уничтожению ряда документов с истекшими сроками хранения. Более корректно было бы рекомендовать не смешивать без нужды документы с различными сроками хранения.
15. Продолжается, несмотря на не раз прозвучавшую критику, попытка навязать неопробованную, высосанную из пальца технологию хранения электронных документов. «При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A; ...» (п.4.34.). Да, не всем у нас «очень больно» стоять на своём!
Кстати (п.4.34), «При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица». Комментировать не буду :)
16. Хотите чего-то свеженького и оригинального? Пожалуйста! «5.3. Пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов».
17. В контексте архивов организаций бессмыслицей становятся положения вроде «5.9. Запросы пользователей, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические и социально-правовые».
Руководители коммерческих организаций и их подразделений, а знаете ли Вы, что «ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации» (п.5.10) - без каких-либо уточнений о том, от кого он поступил?
18. Пишут, что «5.20. Отказ архива организации в выдаче архивных документов допускается в случаях: наличия фонда пользования; неудовлетворительного физического состояния документов; не прошедших научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ ...». Интересно, если ОАО откажет на подобном основании в выдаче запрошенных акционерами документов, долго ли будет смеяться судья, штрафуя организацию на несколько сотен тысяч?
19. На «десерт» я оставила один из наиболее идейных фрагментов по части работы с электронными документами: «2.41. При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо: ... изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки». Тем, кто подобные советы воспринимает всерьёз, рекомендую ёмкие носители сразу складывать в этот ящик (поскольку хоть один зараженный файл на них всегда найдётся!) :)
Вот как-то так…
P.S. А Минюсту должно быть стыдно «штамповать» подобные документы. Что там за «юристы» сидят?
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=185738
М-да... Собственно, насчёт характеристики "Правил" остаётся только присоединиться к соображениям коллеги, см. ниже. Пожалуй, лишь пару моментов хотелось бы добавить.
Первый - этот опус не столь безвреден. За государственные да муниципальные структуры говорить не будем, в их епархии такое проштамповали - сами пусть и расхлебывают. Вот насчет того, что коммерческие организации могут эти "Правила" "спокойно игнорировать" (см. п. 1 ниже), коли формально не являются источниками комплектования: игнорировать конечно могут, но не то чтобы так уж спокойно. Ибо есть у нас целый ряд контролирующих организаций, которые среди прочего имеют право проверять и порядок хранения разных видов документов. Что на практике ни чем не отличается от проверок соблюдения правил и норм противопожарной безопасности, например. Далее, Банк России конечно регламентирует работу с документами АО и кредитных организаций, но в тех частях, что его интересуют. А в остальных обычно отсылают к действующим "Правилам". Иными словами, для того чтобы в случае чего обосновать, почему в фирме работают с документами нормально, а не так как в "Правилах" написано, потребуется приложить усилия.
Второй - беда с авторами "Правил" пожалуй побольше, чем можно понять из текста уважаемой коллеги, несмотря даже на все данные там справедливые эпитеты. Вот, скажем, см. ниже забавное в п. 16-19. Что из этого следует? Либо автор просто шутит и ему своя работа пофиг, до степени - чем раньше уволят по несоответствию, тем лучше. Либо же, извините, - это саботаж непонятно зачем. Ну, а как ещё можно расценить, когда берутся нормы работы не просто госархивов, но даже исторических, и просто без изменений вменяются коммерческим организациям? Или по тексту нормативного положения 1985 г. в нужных местах добавляется прилагательное "электронный" и результат подаётся как руководство по работе с электронными документами 2015 г.? Вариант тотальной некомпетентности тут сомнителен, т.к. "Правила" вырабатывались не какими-то "дремучими чиновниками", а вполне себе специализированным научно-исследовательским институтом. Чиновники не потрудились прочесть, что им там насоставляли, но это уже отдельная тема. Может такова и была тайная цель авторов - вывести на чистую воду бюрократов в федеральных ведомствах?...
Это ссылка на оригинал поста, а дальше под катом его текст. Ибо хорош.
Документ с «коротким» названием «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденный приказом Минкультуры от 31 марта 2015 г. №526, был 7 сентября 2015 года зарегистрирован Минюстом.
Что можно сказать об этом документе? На язык просятся слова «лебединая песня», только вот эту грустную песенку Росархив поёт уже лет десять, и она порядком приелась. Возможно, это замаскированная просьба ведомства о скорейшей эвтаназии … Авторы документа так и не заметили, что за последние четверть века мир несколько изменился, и упорно продолжают радовать нас новыми переизданиями «законов царя Хаммурапи».
Ни для кого уже не секрет, что Росархив и обслуживающий его ВНИИДАД растеряли кадры и более не в состоянии выдавать свежие идеи и разрабатывать современные нормативные документы. Хуже того, они не желают прислушиваться ни к советам, ни к критике даже в отношении вопиющих «ляпов», причем не только со стороны отдельных специалистов, но и других государственных ведомств.
Думаю, мы в данном случае имеет дело ещё с одним мертворожденным документом, который я бы не рекомендовала всерьёз воспринимать даже тем, кто работает исключительно с бумажными документами (потому, что авторы документа ухитрились отстать от развития законодательства, технологий и практики работы в этой области). Используйте его, если хотите, но не говорите потом, что Вас не предупреждали! :)
Детально разбирать этот «шедевр» нет ни времени, ни желания. Коротко «пробегусь» по тем моментам, которые мне больше всего режут глаз.
1. Росархив, написав единый документ для государственных и муниципальных органов, а также для организаций, влез в «чужую епархию». Работа с документами в ключевых организациях коммерческого сектора (в частности, во всех акционерных обществах и в кредитных организациях) регламентируется Банком России. Это не говоря уже о том, что большинство коммерческих организаций не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и спокойно могут Правила игнорировать.
2. Наивные простаки думают, что документальный фонд организации естественным образом формируется в процессе её деловой деятельности. Знайте, что «создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел …» (п.2.2) - так что если у Вас нет номенклатуры, то и документального фонда тоже нет!
3. Авторы документа по-прежнему настаивают (п.2.3, заметьте, не рекомендуют, а именно предписывают) на том, что в архив должны передаваться документы со сроками хранения свыше 10 лет. Нужно было очень постараться, чтобы не заметить, что сейчас распространена и иная практика работы, хорошо себя зарекомендовавшая - когда в архивы сдаются все документы, активная фаза работы с которыми в подразделениях закончена,
Документы со сроками хранения до 10 лет (для тех, кто не знает, поясню: сроки хранения у нас почти все условные, отсчитываемые от наступления определенного события, так что даже 5-летний срок хранения может растянуться до бесконечности) следует, как и при царе Горохе, хранить исключительно в подразделениях. Это часто не лучшая практика даже в отношении бумажных документов, а в отношении электронных документов - вообще более чем сомнительная рекомендация.
4. Представители коммерческого сектора, оцените: «В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды» (п.2.6). То, что является разумным советом для государственного архива, хранящего документы фондообразователей, становится глупостью в документе, адресованном организациям «вообще».
5. У авторов, с моей точки зрения, полная каша в голове в отношении единиц хранения и учета (которые красиво названы единицами систематизации, п.2.9). Единицы хранения - это то, что можно взять в руки и положить на полку (т.е. носители). Учитывать же и систематизировать можно всё, что угодно - от архивохранилищ и стеллажей до дел, документов и отдельных бумажных листов и электронных файлов. Причем систематизацию можно проводить в различных разрезах, особенно в случае ведения учета в электронном виде.
6. Что касается мероприятий по обеспечению сохранности документов в архиве (п.2.14), то авторам никто не рассказал, что электронные документы, в отличие от бумажных, просто положить на полку и забыть на 200 лет нельзя - их придётся регулярно переписывать на новые носители и преобразовывать в новые форматы. Ну и резервным копированием тоже нужно заниматься.
7. По мнению авторов, «не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях» (2.16). Кем не допускается, интересно? Напоминаю, что Правила адресованы всем организациям, государственным и коммерческим, большим и малым. Кстати говоря, а помнят ли авторы, почему ещё при царе Горохе появилось такое требование, и могут ли они доказать, что оно и сегодня абсолютно необходимо - и даже для электронных архивов? Подсказка: современные технологии позволяют сделать подвальные помещения ничуть не менее безопасными в плане защиты от огня, протечек и т.п.
8. Приятно читать императивное требование (п.2.17) «Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.» Так что если Ваша организация небольшая, а архивохранилище у Вас - одна маленькая комнатка, в которой бумаги сложено куда меньше, чем в соседней бухгалтерии, это ещё не повод расслабляться!
Замечаний такого рода можно написать десятки. Никому из авторов документа и в голову не пришло, что требования (не рекомендации!) к государственным архивам и ведомствам нельзя один к одному распространить на мелкие и средние коммерческие организации.
Ляпы из той же оперы:
«Архивные документы следует хранить в темноте.» (2.24). ИЧП, экономьте электроэнергию!
У Вашего ООО в архивчике лежит съёмный жёсткий диск? Требуйте кондиционер, поскольку «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: … для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%». Жарким летом Вы ещё вспомните Росархив добрым словом! Правда, за всё хорошее есть расплата, поскольку и для Вас действует требование: «Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.»
9. Плохо, когда такой не наделенный соответствующими полномочиями и ИТ-безграмотный орган, как Росархив, «надувает щёки» и - не рекомендует, но требует - следующее: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п.2.31). Авторам документа уже десять раз сказали, что подобная «рекомендация» чревата потерей юридической силы документов, изготовленных в иных форматах и подписанных усиленными электронными подписями, но «не в коня корм»… Думаю, для них также может стать открытием и то, что не все электронные документы вообще можно в полной мере преобразовать в этот формат.
10. С моей точки зрения, курам на смех рекомендации типа «В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов» (п.2.32). Многие виды носители с приличной вероятностью могут стать неработоспособными уже через 2 года, а за 5 лет вообще может произойти смена технологий. Авторам стоило бы на досуге почитать хотя бы рекомендации американских (или иных зарубежных) Национальных Архивов, разработанные, между прочим, ещё в конце 1990-х годов…
11. В электронной среде выделять фонд пользования (п.2.33) не имеет смысла, если оригинальные носители пользователям на руки не выдаются, а документы предоставляются, скажем, посредством веб-доступа к информационной системе или путем записи на отдельные носители.
12. «Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов.» (п.2.34). Новые компьютеризированные технологии хранения? Не, не слышали…
13. Авторы документа не в курсе того, что бумажный учёт в т.ч. архивных документов - уже анахронизм. Вредный анахронизм (это, в частности, весь раздел III). Я уже молчу о том, что описанная в Правилах традиционная бумажная архивная бюрократия не под силу и не по карману маленькой коммерческой организации.
14. Я бы поспорила со следующим императивным требованием в разделе о комплектовании и экспертизе ценности: «документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела» (п.4.20). Выскажу «крамольную» мысль: дела формируются так, как удобно для деловой деятельности, а не так, как нравится Росархиву. В различные досье сплошь и рядом и раньше включались документы разного срока хранения, и никого это не смущало - досье в целом устанавливался наиболее длительный срок хранения и/или в определенный момент проводилось его переформирование с выделением к уничтожению ряда документов с истекшими сроками хранения. Более корректно было бы рекомендовать не смешивать без нужды документы с различными сроками хранения.
15. Продолжается, несмотря на не раз прозвучавшую критику, попытка навязать неопробованную, высосанную из пальца технологию хранения электронных документов. «При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A; ...» (п.4.34.). Да, не всем у нас «очень больно» стоять на своём!
Кстати (п.4.34), «При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица». Комментировать не буду :)
16. Хотите чего-то свеженького и оригинального? Пожалуйста! «5.3. Пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов».
17. В контексте архивов организаций бессмыслицей становятся положения вроде «5.9. Запросы пользователей, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические и социально-правовые».
Руководители коммерческих организаций и их подразделений, а знаете ли Вы, что «ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации» (п.5.10) - без каких-либо уточнений о том, от кого он поступил?
18. Пишут, что «5.20. Отказ архива организации в выдаче архивных документов допускается в случаях: наличия фонда пользования; неудовлетворительного физического состояния документов; не прошедших научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ ...». Интересно, если ОАО откажет на подобном основании в выдаче запрошенных акционерами документов, долго ли будет смеяться судья, штрафуя организацию на несколько сотен тысяч?
19. На «десерт» я оставила один из наиболее идейных фрагментов по части работы с электронными документами: «2.41. При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо: ... изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки». Тем, кто подобные советы воспринимает всерьёз, рекомендую ёмкие носители сразу складывать в этот ящик (поскольку хоть один зараженный файл на них всегда найдётся!) :)
Вот как-то так…
P.S. А Минюсту должно быть стыдно «штамповать» подобные документы. Что там за «юристы» сидят?
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=185738