Инструменты согласования документации в системе Pilot-ICE
С появлением электронного документооборота меняются привычки и методики работы с документами. У электронных документов свои особенности, для коллективной работы с ними не нужно плодить несколько копий, дублировать процессы работы с бумажными документами. Необходимо научиться извлекать максимум пользы из применения новых технологий и оптимизировать привычные бизнес-процессы. В этой статье мы рассмотрим инструменты и процессы согласования документации в системе Pilot-ICE.
В Pilot-ICE процедуру согласования можно запустить с помощью задания на согласование с применением электронной подписи. Оно позволяет направить документ для одновременной параллельной проверки его несколькими участниками, а при необходимости - разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Это особенно актуально для руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и поставили свои подписи.
Если в процессе согласования возникнут замечания, то в системе есть инструменты для проставления аннотаций как текстовых, так и графических (выделить цветным карандашом). Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям, видеть весь перечень замечаний к каждой версии электронного документа. Также есть возможность копирования замечаний из предыдущих версий в актуальную, если работа по ним еще ведется. Коллективное обсуждение особенно актуально при проведении совещаний в офисе или на строительной площадке, или когда работа над одним проектом ведется в территориально-распределенной среде.
Читать полностью ›››