Корпоративные облачные сервисы как тенденция. И облачное согласование документов как пример
«Once upon a time» в те далекие времена, когда любое уважающее себя предприятие имело свою серверную, доступ в которую преграждала железная дверь с цифровым замком, а внутри летом было прохладно из-за автономных кондиционеров, и где некоторые предусмотрительные сисадмины держали гамак или раскладушку с подушкой…
Если это еще не так, то скоро будет так - серверные и, собственно, сервера, станут анахронизмом, по крайней мере, для небольших и средних предприятий. Uber избавляет небольшие предприятия от необходимости содержать не только свой автопарк, но и свою столовую - можно заказать транспортную услугу, и можно заказать обеды в офис для сотрудников. Точно также облачные сервисы избавляют от необходимости тратиться на собственную ИТ-инфраструктуру. И, если первая волна миграции в облака являла собой лишь перемещение традиционного корпоративного ПО на серверы хостинг-провайдера, то сейчас естественная эволюция ИТ-рынка выявляет новую тенденцию - приобретаются не лицензии на ПО, а облачный сервис. И часто это не комплексные услуги, покрывающие все возможности используемого ранее ПО, а микросервис, реализующий ту или другую важную корпоративную функцию. Корпоративное ПО начинает выглядеть не как связка жестко сшитых интегрированных между собой программ, а как пестрая мозаика взаимодействующих между собой облачных сервисов, доступных с мобильных устройств сотрудников. Затраты на такое решение обычно в разы меньше. А надежность и безопасность, как ни странно это звучит для некоторых, существенно выше. Мне кажется риторическим вопрос «кому вы больше доверяете - своему сисадмину, который у вас уже 3-й по счету за последние 2 года, или облачному хранилищу Google Drive, за безопасность и надежность которого профессионально отвечает Google». Вопрос риторический, потому, что ответ на него очевиден. Еще и потому, что у небольшой организации нет никакой возможности предотвратить утечку информации через собственных сотрудников. Некоторые сисадмины любят хранить у себя дома копии корпоративных баз данных - так, на всякий случай 😊.
Когда-то давным-давно существовавшие на Земле динозавры, скорее всего, не очень-то обращали внимание на множество появившихся и путающихся у них под ногами мелких млекопитающих животных. Которые тоже претендовали на ту же самую «предметную область» - зеленую растительность. Но выжили именно они. С мобильными облачными сервисами происходит похожая история. Они меньше, экономичнее, проще в обслуживании. И постепенно «отгрызают» себе все большую долю корпоративных функций, как в части хранения корпоративной информации, так и в части ее обработки. И, если доступность большой корпоративной ERP-системы для географически распределенных сотрудников обеспечивается серьезными усилиями в настройке и доработке, то для облачных сервисов это их естественное свойство.
Такие естественные преимущества предоставляют и соответствующие возможности, труднодостижимые с помощью традиционных корпоративных систем - например, сотрудники двух предприятий, заключающих между собой договор, могут через облачный сервис совместно работать над текстом договора и согласовывать его как между собственными сотрудниками, так и с сотрудниками предприятия - контрагента. Традиционный способ для этого - отправлять и согласовывать файл документа по электронной почте. К сожалению, в этом случае никогда не знаешь, у кого сейчас находится «самая последняя версия» документа, и кто задерживает согласование. Традиционные системы электронного документооборота также не смогут предоставить информацию о судьбе общего документа у предприятия-контрагента.
Облачное хранилище Google Drive (как и другие подобные сервисы) позволяет совместно просматривать и редактировать документы всем, кому предоставлено такое право (и запрещать это делать для всех остальных). Совместно отредактированный документ можно отправить на согласование всем ответственным сотрудникам обоих предприятий. Для этого можно воспользоваться одним из приложений, предоставляющих такой сервис - облачное согласование документов. Например, сервис «облачное согласование документов» в приложении Organoid из Google Play Market позволяет согласовывать договоры, счета, заказы и другие документы из Google Drive между сотрудниками вашего предприятия и вашими контрагентами. Участники согласования могут устанавливать статус документа как «согласовано» или «отказано».
Согласовывать документы в облаке через Organoid просто: 1. Разместите документ в облачном хранилище Google Drive. 2. Вставьте ссылку на доступ к расшаренному документу в сообщение Organoid, это можно сделать прямо из вашего Organoid 3. Добавьте к документу в Organoid согласование через меню сообщения и добавьте согласующих из числа ваших контактов. Документ уйдет к ним на согласование. Согласующие смогут его просматривать, редактировать (если владелец документа дал такое разрешение), писать сообщения/комментарии/поручения и ставить отметку «согласовано» или «отказано». Если в процессе согласования документ в облаке изменился (был отредактирован), дата и время изменения автоматически фиксируются в приложении и согласующие могут снова согласовать новую версию документа. Т.е. согласовав документ, вы будете уверены, что никто не сможет его после этого изменить без вашего ведома - приложение Organoid в таком случае вас автоматически известит. Такую гарантию неизменности согласованного документа традиционные приложения могут обеспечить только с использованием сложной процедуры электронной подписи - а для облачного сервиса это естественная функция.
Мобильные приложения, реализующие облачные сервисы, кроме несомненных преимуществ использования «облаков», в сравнении с традиционными системами, гораздо оперативнее информируют пользователей о состоянии корпоративных процессов - как за счет своей компактности и постоянной близости к пользователю, так и за счет использования дополнительных активных каналов связи - push-уведомлений и мгновенных сообщений, аналогичных мессенджерам.
Наблюдаемая эволюция программного обеспечения, предоставляющего корпоративные сервисы, приводит к выводу, что корпоративные системы ближайшего будущего все более будут напоминать столь популярные сейчас мессенджеры - через них можно будет легко и просто отправить и gif-анимашку с поздравлением к празднику и согласовать с контрагентом контракт на поставку оборудования.