Как нужно описывать вакансию!!!
Не могу не поделиться:)) Увидела в фейсбуке объявление о поиске кандидата на роль администратора в кафе-книжной лавке. Я там как-то была на лекции, а Давид бродил по самому кафе. Отношение - супер!!! Атмосфера - мега! И тут меня аж стукнуло: хочу!!! А вдруг это "то":))
И пошла читать описание. Привожу под катом, а после самого описания напишу личные мысли по поводу.
в среду я разместил объявление о поиске администратора в команду “Хармс”. за пять дней я получил 23 e-mail с резюме.
Из всех писем до пяти кандидатов я приглашу на собеседование. Возможно, один человек подойдет для стажировки. Это не гарантирует, что мы найдем администратора в проект. Я хотел бы объяснить, почему так происходит, чего хочу от администратора и кого вижу на этой позиции.
Системы администрирования
У нас было несколько разных подходов к административной работе в Хармсе:
У каждой из этих моделей есть преимущества, но не одна из моделей не сработала эффективно. В первой модели фокус был на процессах, а не людях. Но она вела к кризису внутри команды, а соответсвенно и к кризису качества услуг и продуктов.
Во второй модели - чрезмерная нагрузка задачами на одного человека. Это ведет к постоянным “провисаниям” разных областей проекта: в одно время у тебя команда готовит прекрасный напиток на баре, но на полках с книгами и блокнотами пусто. В другое время все наоборот.
В последней модели сильно “дробились” взаимосвязанные задачи и от этого срок их исполнения удваивается. Например, управляющий ведет коммуникацию с поставщиками, а инвентаризацию остатков, которая позволяет проводить эффективную коммуникацию с поставщиками, проводит администратор.
Актуальная модель администрирования
Сейчас мы упразднили должность управляющего, которая закрывала back office задачи. И хотим попробовать для нашего проекта двух администраторов. Один будет фокусироваться на back office задачах (документальная работа, а также работа с партнерами и поставщиками), а другой на front office (работа с гостями и персоналом). И к ним в пару управляющего, место которого буду занимать пока я.
Что делает администратор:
Даже несмотря на такую модель, где каждый администратор фокусируется на своих задачах, я верю в администратора-универсала. Это не значит, что он должен все делать. Это значит, что нет таких процессов, которые он не понимает.
Задачи администраторов можно разбить на три “больших кита”:
Работа с гостями. Администратор прилагает усилия, чтобы гость чувствовал каждый раз все больше и больше счастья от посещения “Хармса”. Если говорить глобально, то это тотальное единство с потребностями гостей.
Вы будете выбирать приятную музыку, приятное освещение, предоставлять и поддержать стабильно лучший сервис. Контролировать чистоту и порядок, встречать гостей и проводить для них экскурсии. Бережно размещать винил. Поименно знать гостей, разговаривать с ними о новых книгах и журналах.
Работа с командой. Это постоянная мотивация к развитию команды и поиск новых лучших сотрудников, постоянное обучение и развитие культуры новых знаний внутри коллектива, это поддержка в трудное время, а главное умение определить его до момента кризиса. Это работа по распространению ценностей среди коллектива, умение анализировать организационные привычки.
Работа с поставщиками. Это важная часть работы, так как она влияет на работу с гостями (нет книги - не удовлетворен гость, блюдо в стоп-листе - не удовлетворен гость) и на работу коллектива (если нет грибов, то не будет супа дня и повар не сможет качественно выполнять свою работу).
Вторая сторона этой деятельности - ответственность перед поставщиками (своевременный и стабильный заказ, взаиморасчеты). Это требует постоянной и эффективной работы в отлаженной системе.
Рабочий график
В моем понимании в управленческой среде график не нужен, ведь управленцы работают по системе выполнения задач. Сбалансированный рабочий график - результат эффективной работы управленца. Если человек постоянно на работе и при этом задач все больше и больше, значит что-то он делает не так.
Такой подход никак не значит, что администратором в нашем проекте может быть студент стационара или человек, который совмещает работу. Это также не значит, что администратор, формулируя задачу перед собой, решает её неделю, вместо того, чтобы закрыть за день.
Такой график - результат доверия к сотруднику, а доверие нужно заслужить. Упорной и эффективной работой чуть больше чем 24 часа в сутки. Такой график работы администратора я вижу на первых порах.
Зарплата
Для меня всегда это очень важный вопрос. Хоть и ответ на него у меня простой. Сколько отдаешь - столько и зарабатываешь.
Я хочу показать, как администратор влияет на проект. Чем больше он решает своих задач самостоятельно и эффективно, тем больше экономит время управляющего, который не тратит время на тактические задачи. Чем больше у управляющего времени, тем больше он может выполнять стратегические задачи. Чем лучше он их выполняет, тем быстрее развивается проект. Вот как непосредственно администратор может зарабатывать больше денег для проекта и увеличивать свою зарплату. Потому для администратора я не делаю фиксированную зарплату при наборе на работу. Оплату административной работы мы начинаем с 6000 грн и идем к 12000 грн.
Опыт
Я скептически отношусь к опыту. Я верю в истории, когда человек без опыта может проявить себя в работе намного лучше и эффективнее, чем человек с опытом. Но у нас эта история не сработала. Администратором “Хармса” мы видим человека только со смежным опытом и старше 24 лет.
Я очень ценю людей, который работали администраторами салонов красоты или в бизнес-центрах, но к сожалению, такого опыта недостаточно. Я также ценю людей, которые работали в нескольких общественных организациях, но этого опыта также недостаточно. Работа журналистом в глянцевом журнале или копирайтером на фрилансе не дает мне возможность взять Вас на работу. Все эти варианты хорошие, но они будут обязывать меня уделить значительно бОльше времени на Ваше обучение. А это очень дорого для организации.
24 года. Я понимаю, что это эйджизм, но он основан на неком опыте. Человек должен “впитать жизнь”, чтобы уметь выстраивать отношения с людьми, управлять процессами, мыслить логично и строить причинно-следственные связи. Это может приходить в той или иной форме в более раннем возрасте, хоть и очень редко.
Потому мы пришли к мысли, что нам нужен человек в возрасте от 24 лет с небольшим управленческим опытом. В порядке приоритетности, это может быть:
Если человек без опыта хочет работать у нас администратором, то минимум 2-3 месяца нужно уделить работе внутри нашего проекта. Готовить напитки, помогать на кухне, проводить инвентаризацию, знакомиться с поставщиками, встречать гостей. Делать базовую работу для того, чтобы после совершать продвинутую. Нельзя приходить на такие важные участки работы без опыта.
Стажировка и обучение
После собеседования кандидаты получат тестовое задание. Оно будет в меньшей степени касаться знаний, а больше даст ответ о зрелости человека, выстраивании логичных цепочек и коммуникативных способностях.
Если результаты тестового задания удовлетворяет меня и кандидата, мы можем переходить к самому важному процессу - стажировке. Потенциальный администратор проходит трехнедельную стажировку, за время которой он изучает документы и мануалы, наблюдает за работой персонала, формирует для себя приоритетные задачи, ищет слабые и сильные места, встречает гостей, знакомиться с ними и выполняет мелкие административные задачи.
Следующий этап, если стажировка успешна, работа на всех участках - бар, кухня и зал. Этот этап занимает около месяца работы. И за месяц кандидат работает как бариста, хост и повар. Этот месяц мы оплачиваем по ставкам нашего персонала.
Итого около двух месяцев мы проводим подготовительную работу для администратора. И только после этого мы принимаем на работу. Зачем мы так делаем:
Как заключение, я хочу сказать, что администратор для нас невероятно важен. Это человек должен знать, как делать прекрасно вокруг себя и быть открытым к новым знаниям и умениям. Он умеет ставить задачи, определять их приоритетность и “гореть” от этого процесса. Это человек, который мечтает сделать каждый элемент проекта идеальным. Это важный человек и мы ищем тебя. Пиши нам на pasha.gorak@gmail.com.*
*важный момент, который стоит уточнить - не отправляйте писем с “ярких” почт, например sunflower1984@mail.ru, не пишите в письмах, что Вы целеустремленная, так как похудели на Х кг, что Вы любите котов и книги, не называйте файл резюме1.doc и еще не делайте множество самых невероятных историй.
Источник
Сначала мне все понравилось и я была в легком шоке, насколько люди понимают, чего они хотят от персонала. Потом некоторые моменты меня удивили и насторожили. Но все-таки симпатизирует то, что сразу отсеиваются те, кто отдает себе отчет в своих возможностях и умениях))
Что не подходит мне, если бы даже я подошла. Мне кажется, что работа с поставщиками и взаиморассчеты отвлекают администратора от первых двух "китов".
Зарплата - ближе к 12, пожалуй, я соглашусь, что должна включать всех три сферы и да, стремясь к такой зарплате администратор должен знать и уметь ВСЁ. Посвящение и график - с любовью к данной деятельности полностью оправданы, но мне кажется, что это вариант не для семейных. Возможно, не будь Давида, я ломанулась бы с попыткой и себя испытать, и погрузиться в интересную для себя сферу, все-таки работа с людьми мне очень нравится. Но последнее время я не слишком стрессоустойчива. Не знаю, есть ли конфликты в таком заведении. Внешне, как посетителю, мне кажется, что нет, а там, конечно, - неизвестно, т.к. там, где коллектив, всегда найдутся споры и недомолвки.
Ну и еще меня смутила приписка с *. Чем работодателю не нравится "говорящий" электронный адрес и название файла, мне непонятно:))
Но то, что именно так нужно составлять резюме - это 200%!!!
Вы часто с таким встречались?
И пошла читать описание. Привожу под катом, а после самого описания напишу личные мысли по поводу.
в среду я разместил объявление о поиске администратора в команду “Хармс”. за пять дней я получил 23 e-mail с резюме.
Из всех писем до пяти кандидатов я приглашу на собеседование. Возможно, один человек подойдет для стажировки. Это не гарантирует, что мы найдем администратора в проект. Я хотел бы объяснить, почему так происходит, чего хочу от администратора и кого вижу на этой позиции.
Системы администрирования
У нас было несколько разных подходов к административной работе в Хармсе:
- “администратор - менеджер” - это человек, который закрывает back office задачи (работа с поставщиками, работа с партнерами, работа с ассортиментом, поиск персонала, заказ продуктов питания).
- “администратор - универсал” -человек, который работает как с back office задачами, так и с front office задачами (работа с коллективом, контроль за качеством работы смены, встреча гостей).
- “администратор - метрдотель”. его работа поделена между управляющим, который руководит всеми процессами в проекте (в т.ч. менеджментом финансов) и администратор, который закрывает front office задачи и частично помогает с back office.
У каждой из этих моделей есть преимущества, но не одна из моделей не сработала эффективно. В первой модели фокус был на процессах, а не людях. Но она вела к кризису внутри команды, а соответсвенно и к кризису качества услуг и продуктов.
Во второй модели - чрезмерная нагрузка задачами на одного человека. Это ведет к постоянным “провисаниям” разных областей проекта: в одно время у тебя команда готовит прекрасный напиток на баре, но на полках с книгами и блокнотами пусто. В другое время все наоборот.
В последней модели сильно “дробились” взаимосвязанные задачи и от этого срок их исполнения удваивается. Например, управляющий ведет коммуникацию с поставщиками, а инвентаризацию остатков, которая позволяет проводить эффективную коммуникацию с поставщиками, проводит администратор.
Актуальная модель администрирования
Сейчас мы упразднили должность управляющего, которая закрывала back office задачи. И хотим попробовать для нашего проекта двух администраторов. Один будет фокусироваться на back office задачах (документальная работа, а также работа с партнерами и поставщиками), а другой на front office (работа с гостями и персоналом). И к ним в пару управляющего, место которого буду занимать пока я.
Что делает администратор:
Даже несмотря на такую модель, где каждый администратор фокусируется на своих задачах, я верю в администратора-универсала. Это не значит, что он должен все делать. Это значит, что нет таких процессов, которые он не понимает.
Задачи администраторов можно разбить на три “больших кита”:
Работа с гостями. Администратор прилагает усилия, чтобы гость чувствовал каждый раз все больше и больше счастья от посещения “Хармса”. Если говорить глобально, то это тотальное единство с потребностями гостей.
Вы будете выбирать приятную музыку, приятное освещение, предоставлять и поддержать стабильно лучший сервис. Контролировать чистоту и порядок, встречать гостей и проводить для них экскурсии. Бережно размещать винил. Поименно знать гостей, разговаривать с ними о новых книгах и журналах.
Работа с командой. Это постоянная мотивация к развитию команды и поиск новых лучших сотрудников, постоянное обучение и развитие культуры новых знаний внутри коллектива, это поддержка в трудное время, а главное умение определить его до момента кризиса. Это работа по распространению ценностей среди коллектива, умение анализировать организационные привычки.
Работа с поставщиками. Это важная часть работы, так как она влияет на работу с гостями (нет книги - не удовлетворен гость, блюдо в стоп-листе - не удовлетворен гость) и на работу коллектива (если нет грибов, то не будет супа дня и повар не сможет качественно выполнять свою работу).
Вторая сторона этой деятельности - ответственность перед поставщиками (своевременный и стабильный заказ, взаиморасчеты). Это требует постоянной и эффективной работы в отлаженной системе.
Рабочий график
В моем понимании в управленческой среде график не нужен, ведь управленцы работают по системе выполнения задач. Сбалансированный рабочий график - результат эффективной работы управленца. Если человек постоянно на работе и при этом задач все больше и больше, значит что-то он делает не так.
Такой подход никак не значит, что администратором в нашем проекте может быть студент стационара или человек, который совмещает работу. Это также не значит, что администратор, формулируя задачу перед собой, решает её неделю, вместо того, чтобы закрыть за день.
Такой график - результат доверия к сотруднику, а доверие нужно заслужить. Упорной и эффективной работой чуть больше чем 24 часа в сутки. Такой график работы администратора я вижу на первых порах.
Зарплата
Для меня всегда это очень важный вопрос. Хоть и ответ на него у меня простой. Сколько отдаешь - столько и зарабатываешь.
Я хочу показать, как администратор влияет на проект. Чем больше он решает своих задач самостоятельно и эффективно, тем больше экономит время управляющего, который не тратит время на тактические задачи. Чем больше у управляющего времени, тем больше он может выполнять стратегические задачи. Чем лучше он их выполняет, тем быстрее развивается проект. Вот как непосредственно администратор может зарабатывать больше денег для проекта и увеличивать свою зарплату. Потому для администратора я не делаю фиксированную зарплату при наборе на работу. Оплату административной работы мы начинаем с 6000 грн и идем к 12000 грн.
Опыт
Я скептически отношусь к опыту. Я верю в истории, когда человек без опыта может проявить себя в работе намного лучше и эффективнее, чем человек с опытом. Но у нас эта история не сработала. Администратором “Хармса” мы видим человека только со смежным опытом и старше 24 лет.
Я очень ценю людей, который работали администраторами салонов красоты или в бизнес-центрах, но к сожалению, такого опыта недостаточно. Я также ценю людей, которые работали в нескольких общественных организациях, но этого опыта также недостаточно. Работа журналистом в глянцевом журнале или копирайтером на фрилансе не дает мне возможность взять Вас на работу. Все эти варианты хорошие, но они будут обязывать меня уделить значительно бОльше времени на Ваше обучение. А это очень дорого для организации.
24 года. Я понимаю, что это эйджизм, но он основан на неком опыте. Человек должен “впитать жизнь”, чтобы уметь выстраивать отношения с людьми, управлять процессами, мыслить логично и строить причинно-следственные связи. Это может приходить в той или иной форме в более раннем возрасте, хоть и очень редко.
Потому мы пришли к мысли, что нам нужен человек в возрасте от 24 лет с небольшим управленческим опытом. В порядке приоритетности, это может быть:
- администраторы и управляющие кафе, ресторанов, культурных центров;
- управленцы из других сфер;
- персонал проектов в сфере Horeka, которые проработали в ней не менее года;
- другие кандидаты со стажем работы не менее 3 лет в других областях.
Если человек без опыта хочет работать у нас администратором, то минимум 2-3 месяца нужно уделить работе внутри нашего проекта. Готовить напитки, помогать на кухне, проводить инвентаризацию, знакомиться с поставщиками, встречать гостей. Делать базовую работу для того, чтобы после совершать продвинутую. Нельзя приходить на такие важные участки работы без опыта.
Стажировка и обучение
После собеседования кандидаты получат тестовое задание. Оно будет в меньшей степени касаться знаний, а больше даст ответ о зрелости человека, выстраивании логичных цепочек и коммуникативных способностях.
Если результаты тестового задания удовлетворяет меня и кандидата, мы можем переходить к самому важному процессу - стажировке. Потенциальный администратор проходит трехнедельную стажировку, за время которой он изучает документы и мануалы, наблюдает за работой персонала, формирует для себя приоритетные задачи, ищет слабые и сильные места, встречает гостей, знакомиться с ними и выполняет мелкие административные задачи.
Следующий этап, если стажировка успешна, работа на всех участках - бар, кухня и зал. Этот этап занимает около месяца работы. И за месяц кандидат работает как бариста, хост и повар. Этот месяц мы оплачиваем по ставкам нашего персонала.
Итого около двух месяцев мы проводим подготовительную работу для администратора. И только после этого мы принимаем на работу. Зачем мы так делаем:
- стоимость адаптации нового человека в рабочий процесс очень дорогое “удовольствие” и лучше это делать, исследовав умения и способности человека прежде, чем принимать его в команду;
- смена персонала негативно влияет на эмоциональный фон и на эффективность работы организации;
- нам важно, чтобы это место занимал человек, который лучше всего подходит для этой работы. мы даем хорошие знания, развиваем умения, предоставляем свободу по созданию новых проектов, достойно платим, а главное с “люфтом” для роста.
Как заключение, я хочу сказать, что администратор для нас невероятно важен. Это человек должен знать, как делать прекрасно вокруг себя и быть открытым к новым знаниям и умениям. Он умеет ставить задачи, определять их приоритетность и “гореть” от этого процесса. Это человек, который мечтает сделать каждый элемент проекта идеальным. Это важный человек и мы ищем тебя. Пиши нам на pasha.gorak@gmail.com.*
*важный момент, который стоит уточнить - не отправляйте писем с “ярких” почт, например sunflower1984@mail.ru, не пишите в письмах, что Вы целеустремленная, так как похудели на Х кг, что Вы любите котов и книги, не называйте файл резюме1.doc и еще не делайте множество самых невероятных историй.
Источник
Сначала мне все понравилось и я была в легком шоке, насколько люди понимают, чего они хотят от персонала. Потом некоторые моменты меня удивили и насторожили. Но все-таки симпатизирует то, что сразу отсеиваются те, кто отдает себе отчет в своих возможностях и умениях))
Что не подходит мне, если бы даже я подошла. Мне кажется, что работа с поставщиками и взаиморассчеты отвлекают администратора от первых двух "китов".
Зарплата - ближе к 12, пожалуй, я соглашусь, что должна включать всех три сферы и да, стремясь к такой зарплате администратор должен знать и уметь ВСЁ. Посвящение и график - с любовью к данной деятельности полностью оправданы, но мне кажется, что это вариант не для семейных. Возможно, не будь Давида, я ломанулась бы с попыткой и себя испытать, и погрузиться в интересную для себя сферу, все-таки работа с людьми мне очень нравится. Но последнее время я не слишком стрессоустойчива. Не знаю, есть ли конфликты в таком заведении. Внешне, как посетителю, мне кажется, что нет, а там, конечно, - неизвестно, т.к. там, где коллектив, всегда найдутся споры и недомолвки.
Ну и еще меня смутила приписка с *. Чем работодателю не нравится "говорящий" электронный адрес и название файла, мне непонятно:))
Но то, что именно так нужно составлять резюме - это 200%!!!
Вы часто с таким встречались?