10 правил корпоративной переписки
"Инвестгазета" составила список правил корпоративной переписки, которые помогут избежать нежелательной утечки информации.1. Не отправляйте по корпоративной почте письма личного характера, особенно если в них обсуждаются рабочие вопросы или содержатся негативные высказывания, например, о начальстве.
2. Избегайте «неформальной», оскорбительной лексики, а также субъективных суждений. «Бесчеловечно заставлять сотрудника выполнять эту задачу», «идиотское задание» - фразы, которые также трактуются не в вашу пользу.
3. Не используйте специфические (понятные только вам и небольшому кругу лиц) понятия. Получатель письма может вас просто не понять, особенно если он принадлежит к другому культурному/социальному слою или просто живет в другом городе (не говоря уже о другом государстве).
4. Не прибегайте к дискриминации: половой, возрастной, расовой, религиозной и прочей
5. Пишите грамотно - следите за орфографией и пунктуацией.
6. При отправлении письма удаляйте ссылки на других адресатов.
7. Тематика письма должна быть короткой, емкой и в точности соответствовать его содержанию. Названия типа «догадайся сам», «аноним» или «я» недопустимы в деловой переписке.
8. При ответе на вопрос, заданный в предыдущем письме, не ограничивайтесь коротким «да» или «нет». Скопируйте вопрос в свое электронное письмо и только потом пишите на него ответ. Иначе в дальнейшем воспроизвести нить разговора будет очень сложно.
9. Ставьте подпись в электронном письме. Она должна идентифицировать вас и содержать ваши контакты (телефоны, факс). Подпись не должна быть слишком длинной - 4-7 строчек вполне достаточно.
10 Соблюдайте правила вежливости. Не пренебрегайте словами «уважаемый», «пожалуйста», «благодарю» и «с уважением». Если вы лично знакомы с получателем письма и допускаете в отношениях с ним некоторые неформальные нотки, то можете в своем послании использовать смайлики.
источник: vashigrishi.com