Про недельное планирование или баланс дел. Как не сгореть.
Первый деловой час понедельника в поезде Владимир Москва потратил на еженедельное планирование. Это часть месячного, годового планирования себя и своего времени.
Когда загружен в проектной структуре, важно уметь распределять свой временной ресурс так, чтобы проекты способствовали росту и достижению целей. Личных целей.
И вот правила, которыми руководствуюсь сейчас.
1. Музыка. Первым делом дать в уши бит. Своя, отобранная, комфортная. Когда за окном движение, впереди движение, музыка в голове также задает движение мыслям. Сегодня - это гибрид американского TechHouse и OxxxyMiron. Музыку подает плеер ВК.
2. Базовый принцип - у нас есть N часов в неделю делового и не делового времени, которое должно быть заполнено делами из проектов так. Одна из частых ошибок, которую я встречаю у коллег - это когда задачи рулят, то есть люди грузят себя делами без лимитов, перегружаются, начинается выгорание и потом пошло оно все нахер. Это не правильно. Поэтому сначала мы фиксируем сколько времени в неделю в днях мы выделяем на дела. Работает Google Calendar.
3. Сначала приоритетные проекты и из них задачи, которые занимают время расставляются в неделе. В понедельник встреча такая-то, во вторник 1,5 часа на проработку вот этого предложения вот по этой франшизе, в среду 3 слота по одному часу на проекты, которые не несут денег сейчас, но их надо прокачать и они полетят. В четверг 3 часа на собственный проект по развитию маркетинга в отрасли, потому что еще через две недели его надо запускать. И так далее. Это принцип приоритетной расстановки дел.
4. Обычно к этому моменты в неделе уже стоят встречи, расставленные в прошлые периоды, то есть часть слотов уже занята. Это приоритеты №1.
5. В недельном планировании есть элементы жесткости. Нельзя грузить свое время большим количеством слотов, чем ты себе планируешь на активность. Уплотнять - тратить времени меньше на задачу можно, переносить, вынося менее приоритетные задачи в более поздние периоды - да. Грузиться плотнее - нет. Потому что ты нарушаешь так собственный ритм жизни и баланс между делами и другими сферами и это в долгосрочном периоде вымораживает. Для меня именно в этом пункте сложность, с которой я работаю. Я увлекаюсь. Проектами, задачами, цепочками дел. Это не правильно.
6. Является нормальным переносить дела, меняя приоритеты внутри периода. У меня было запланировано на сегодня выполнение ряда аналитических задач, связанных с расширением конетнт-присутствия бренда, но случилась встреча с собственником одного из проектов, задача, стоявшая на этот день ушла в накопитель, потому что на этой неделе все остальные задачи не менее приоритетные, значит будет решаться на следующей. Принцип замещения более приоритетным менее приоритетного - это один из основных принципов гибкого планирования.
7. Ликвидация переносимых задач. Иногда фиксируется задача, которая, как кажется вначале нужна. Но вот она один раз перенеслась, второй раз перенеслась, третий раз. Четвертого раза не будет, она летит в корзину. Потому что не нужна. Органически приоритетность задачи такова, что она переносится, значит без нее можно. Значит удалить.
8. Источники задач - почта, заметки в Google Keep, корпоративный Трелло, где идет координация совместных проектов, план по реализации собственных проектов. Это контент окружение делового человека и важно им управлять.
Любой проект - это система, которая заинтересована в том, чтобы ты уделял ему максимум времени, обеспечивая эффективность, минимизируя вознаграждение за вклад в проект.
Задача - управлять временным участием в проектах, обеспечивая личную эффективность с позиций: комфорт, вознаграждение, развитие.
Как только проекты начнут брать верх, начнется дисбаланс чего-то из этих параметров, а это не ок.
Таймменджмент стал частью контент-планирования. Так получилось, что я совместил туду-планирование с календарным и это жесткая довольно штука. Мне не нравилось отдельно тудушники и календарь, поэтому для меня разрез "день" в календаре с указанными часами - это лимит, в который я могу вставлять задачи, учась балансировать между командными проектами, личными проектами по развитию себя, задачами, связанными с семьей, жизнью и хобби. И если этим всем не заниматься, то ой как легко сгореть.
За окном предрассветное подмосковье, в ушах ритм, впереди суматошный день с расставленными делами в календаре. Любая новая задача зайдет только в следующую неделю.
Так победим.