Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 1
Оригинал взят у life_engineer в Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 1
В преддверии нового года хочу предложить вашему вниманию очень полезную технику, которая позволит навести порядок на работе и в жизни.
Ценность методики проверена, перепроверена и переперепроверена очень много раз. Чем больше времени вы проводите в зоне, к которой применяется методика, тем заметнее результат вы получите.
В философии бережливого производства (Lean Manufacturing), придуманной в свое время компанией Toyota, а теперь активно использующейся во всех мало-мальски уважающих себя крупных производственных организациях, существует такой инструмент - 5S.
Скажем, если у вас на кухни всегда творческий беспорядок, но и готовите вы там только кофе и новогоднее оливье, а остальное время питаетесь в ресторанах, то, на мой взгляд, оптимизировать там нечего. Игра не стоит выделки, а овчинка - свеч.
Если же вы профессиональный повар и кухня - ваш станок, 5s позволит сэкономить вам километры времени и нервов.
То же самое относится ко всем читающим сейчас этот пост, вашим рабочим столам и компьютерам. Ведь в наше время беспорядок уже давно перекочевал в виртуальность. Уверяю, абсолютно каждый может применить методику и получить результаты в самое ближайшее время.
Опустим язык оригинала, а на английском и русском 5s означает:
Давайте будем рассматривать методику в лоб и периодически на отвлеченном примере наведения порядка в компьютере.
Цели 5S
Всегда иметь под рукой только необходимые в работе вещи, инструменты. Избавиться от хлама и мусора, которым вы все равно не пользуетесь, но и не выбрасываете. Сократить затраты времени на поиск нужного предмета, оптимизировать действия.
Принципы 5S
На самом деле, все они достаточно очевидны, каждый пользуется одним-двумя-тремя в повседневной жизни, но именно структурированный подход и использование всех пяти «S» дает наибольший выхлоп.
Сортировка
Все инструменты, вещи, можно разделит на три категории:
По результатам аудита все вещи должны иметь свою четкую принадлежность к одной из трех обозначенных выше категорий.
Если речь идет о файлах в компьютере, то у многих первым пациентом 5s должен стать рабочий стол. Я не раз наблюдал на десктопах моих коллег и друзей такие свалки файлов, да еще и наложенных на пестрый фоновый рисунок, что найти нужную информацию проще в гугле.
Что тут можно посоветовать? Все ненужное (смотрим дату последнего просмотра файла; операционная система сама часто предлагает удалить такие объекты куда подальше) в корзину или подальше на локальные диски в соответствующие папки. Нужное оставляем, не забывая, что в идеале ФАЙЛЫ и ПАПКИ хранятся на локальных дисках, рабочий же стол для ЯРЛЫКОВ на объекты. Вы, конечно, вольны частично игнорировать это замечание, но в перспективе это рано или поздно приводит к хаусу.
Систематизация
Четыре правила расположения вещей:
Когда мы говорим о промышленных масштабах применения или о каком-то инвентаре, рекомендуется использовать разметку, клеить подписи прямо на стены, вырезать контуры, где необходимо. Суть в том, чтобы взглянув на рабочее место, любой человек мог бы тут же заметить, что какая-то вещь отсутствует или находится не на своем месте.
Для рабочего стола компьютера могу посоветовать разметить обои в графическом редакторе. Рисуете прямоугольник, подписываете: «Документы», по соседству - «Развлечения», «Фото», по центру можно поместить участок «Топ-5 этого месяца», где хранить самые популярные объекты в этом месяце.
В идеале, все иконки рабочего стола должны быть рассортированы по своим «углам».
Содержание в чистоте
Рабочее место должно поддерживаться в идеальной чистоте. Нужно определить:
Используйте чеклисты для самопроверки или проверки своих сотрудников.
В компьютере можете поставить себе напоминание, сперва ежедневное, затем еженедельное - проверить рабочий стол. Смотрите:
Этот принцип требует формального и, желательно, письменного закрепления правил содержания рабочего места.
Необходимо создать рабочие инструкции, которые включат в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.
Самое простое, популярное и действенное это - OPL (One Page Lesson - урок на одном листе).
Обычно формат А4, там в картинках изображено, как должно выглядеть рабочее место. Любой человек способен визуально сравнить правильную фотографию с реальным положением дел.
Иногда, на OPL располагают два изображения: ТАК ПЛОХО и ТАК ХОРОШО. Без комментариев.
Не забудьте обучить всех сотрудников новым стандартам.
Для компьютера принтскриним рабочий стол сразу же после первоначального наведения марафета. Сохраняем и распечатываем картинку. Готово, теперь у нас всегда перед глазами порядок.
Если в дальнейшем вы все-таки умудритесь опять захламить рабочий стол, просто прикрепите к монитору этот распечатанный принтскрин и наслаждайтесь красотой =)
Совершенствование
Иногда говорят «самодисциплина». То есть теперь самое главное не профукать полученный результат.
- Следуйте новым правилам и процедурам.
- Требуйте с себя и сотрудников ответственность и дисциплину.
- Следите за результатами, проверяйте состояние рабочего места регулярно. Даже тогда, когда правильный расклад капитально поселится в мозгу.
Ну что, за дело? Порядка вам на рабочих местах, компьютерах и головах! Попробуйте применить эту методику к любой сфере своей деятельности и поделитесь результатом!
ОтЫнженерим жизнь вместе!
ЗЫ. Вторая часть "Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 2" содержит много убеждающих примеров и увлекательный тест.
В преддверии нового года хочу предложить вашему вниманию очень полезную технику, которая позволит навести порядок на работе и в жизни.
Ценность методики проверена, перепроверена и переперепроверена очень много раз. Чем больше времени вы проводите в зоне, к которой применяется методика, тем заметнее результат вы получите.
В философии бережливого производства (Lean Manufacturing), придуманной в свое время компанией Toyota, а теперь активно использующейся во всех мало-мальски уважающих себя крупных производственных организациях, существует такой инструмент - 5S.
Скажем, если у вас на кухни всегда творческий беспорядок, но и готовите вы там только кофе и новогоднее оливье, а остальное время питаетесь в ресторанах, то, на мой взгляд, оптимизировать там нечего. Игра не стоит выделки, а овчинка - свеч.
Если же вы профессиональный повар и кухня - ваш станок, 5s позволит сэкономить вам километры времени и нервов.
То же самое относится ко всем читающим сейчас этот пост, вашим рабочим столам и компьютерам. Ведь в наше время беспорядок уже давно перекочевал в виртуальность. Уверяю, абсолютно каждый может применить методику и получить результаты в самое ближайшее время.
Опустим язык оригинала, а на английском и русском 5s означает:
- Sorting, «сортировка» - разделение вещей на нужные и ненужные. Избавление от тех, которые не используются.
- Straightening, «систематизация» - организация хранения необходимых вещей, позволяющая быстро и просто их найти и использовать.
- Systematic cleaning «содержание в чистоте» - поддержание чистоты на рабочем месте.
- Standardizing «стандартизация» - закрепляет полученный результат, не дает вернуться к прежней ситуации.
- Sustaining «совершенствование» формирование привычки - воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.
Давайте будем рассматривать методику в лоб и периодически на отвлеченном примере наведения порядка в компьютере.
Цели 5S
Всегда иметь под рукой только необходимые в работе вещи, инструменты. Избавиться от хлама и мусора, которым вы все равно не пользуетесь, но и не выбрасываете. Сократить затраты времени на поиск нужного предмета, оптимизировать действия.
Принципы 5S
На самом деле, все они достаточно очевидны, каждый пользуется одним-двумя-тремя в повседневной жизни, но именно структурированный подход и использование всех пяти «S» дает наибольший выхлоп.
Сортировка
Все инструменты, вещи, можно разделит на три категории:
- постоянно пользуетесь;
- периодически пользуетесь;
- никогда не пользуетесь и вообще не знаете, как ЭТО здесь очутилось.
По результатам аудита все вещи должны иметь свою четкую принадлежность к одной из трех обозначенных выше категорий.
Если речь идет о файлах в компьютере, то у многих первым пациентом 5s должен стать рабочий стол. Я не раз наблюдал на десктопах моих коллег и друзей такие свалки файлов, да еще и наложенных на пестрый фоновый рисунок, что найти нужную информацию проще в гугле.
Что тут можно посоветовать? Все ненужное (смотрим дату последнего просмотра файла; операционная система сама часто предлагает удалить такие объекты куда подальше) в корзину или подальше на локальные диски в соответствующие папки. Нужное оставляем, не забывая, что в идеале ФАЙЛЫ и ПАПКИ хранятся на локальных дисках, рабочий же стол для ЯРЛЫКОВ на объекты. Вы, конечно, вольны частично игнорировать это замечание, но в перспективе это рано или поздно приводит к хаусу.
Систематизация
Четыре правила расположения вещей:
- на видном месте;
- легко взять;
- легко использовать;
- легко вернуть на место.
Когда мы говорим о промышленных масштабах применения или о каком-то инвентаре, рекомендуется использовать разметку, клеить подписи прямо на стены, вырезать контуры, где необходимо. Суть в том, чтобы взглянув на рабочее место, любой человек мог бы тут же заметить, что какая-то вещь отсутствует или находится не на своем месте.
Для рабочего стола компьютера могу посоветовать разметить обои в графическом редакторе. Рисуете прямоугольник, подписываете: «Документы», по соседству - «Развлечения», «Фото», по центру можно поместить участок «Топ-5 этого месяца», где хранить самые популярные объекты в этом месяце.
В идеале, все иконки рабочего стола должны быть рассортированы по своим «углам».
Содержание в чистоте
Рабочее место должно поддерживаться в идеальной чистоте. Нужно определить:
- что необходимо поддерживать в чистоте;
- периодичность уборки;
- ответственных;
- методы и инструменты.
Используйте чеклисты для самопроверки или проверки своих сотрудников.
В компьютере можете поставить себе напоминание, сперва ежедневное, затем еженедельное - проверить рабочий стол. Смотрите:
- все ли иконки находятся в соответствующих прямоугольниках;
- не появилось ли некатегоризированнных объектов;
- не хранятся ли на рабочем столе сами ФАЙЛЫ и ПАПКИ;
- еще что-нибудь =)
Этот принцип требует формального и, желательно, письменного закрепления правил содержания рабочего места.
Необходимо создать рабочие инструкции, которые включат в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.
Самое простое, популярное и действенное это - OPL (One Page Lesson - урок на одном листе).
Обычно формат А4, там в картинках изображено, как должно выглядеть рабочее место. Любой человек способен визуально сравнить правильную фотографию с реальным положением дел.
Иногда, на OPL располагают два изображения: ТАК ПЛОХО и ТАК ХОРОШО. Без комментариев.
Не забудьте обучить всех сотрудников новым стандартам.
Для компьютера принтскриним рабочий стол сразу же после первоначального наведения марафета. Сохраняем и распечатываем картинку. Готово, теперь у нас всегда перед глазами порядок.
Если в дальнейшем вы все-таки умудритесь опять захламить рабочий стол, просто прикрепите к монитору этот распечатанный принтскрин и наслаждайтесь красотой =)
Совершенствование
Иногда говорят «самодисциплина». То есть теперь самое главное не профукать полученный результат.
- Следуйте новым правилам и процедурам.
- Требуйте с себя и сотрудников ответственность и дисциплину.
- Следите за результатами, проверяйте состояние рабочего места регулярно. Даже тогда, когда правильный расклад капитально поселится в мозгу.
Ну что, за дело? Порядка вам на рабочих местах, компьютерах и головах! Попробуйте применить эту методику к любой сфере своей деятельности и поделитесь результатом!
ОтЫнженерим жизнь вместе!
ЗЫ. Вторая часть "Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 2" содержит много убеждающих примеров и увлекательный тест.