Принцип срочности/важности Эйзенхауэра
Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию для следующего заседания совета директоров.
У вас есть всего несколько дней, чтобы подготовить её, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас много других срочных задач в списке дел. Из-за этого вы волнуетесь, не можете сосредоточиться, и кажется, что всё вас отвлекает.
Временные стрессоры - одни из самых распространённых источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что нужно сделать слишком много за слишком малое время. Как же победить этот стресс и успеть сделать то, что необходимо для качественной работы?
Принцип срочности/важности Эйзенхауэра поможет вам задуматься о своих приоритетах и определить, какие из ваших дел важны, а какие, по сути, являются отвлекающими факторами.
Что такое «срочная» и «важная» деятельность?
В 1954 году, выступая на Второй ассамблее Всемирного совета церквей, бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Этот «принцип Эйзенхауэра», как говорят, был тем, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.
Он признавал, что эффективное управление временем означает не только эффективность, но и результативность. Другими словами, мы должны тратить своё время на то, что важно, а не только на то, что срочно. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком жёстких сроков, нам необходимо понять это различие:
- Важные дела имеют результат, который ведёт к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
- Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чужих целей. Именно на них мы часто концентрируемся, и они требуют внимания, потому что последствия их невыполнения незамедлительны.
Когда мы знаем, какие дела важны, а какие срочны, мы можем преодолеть естественную тенденцию фокусироваться на неважных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени для выполнения того, что необходимо для нашего успеха. Так мы переходим от «пожаротушения» к положению, в котором мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.
Как использовать принцип Эйзенхауэра
Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вы должны сделать. Постарайтесь включить в список всё, что отнимает у вас время на работе, каким бы неважным оно ни было (если вы управляете своим временем с помощью списка дел или программы действий, вы уже сделали это).
Далее подумайте о каждом виде деятельности и отнесите его к одной из четырёх категорий. Затем используйте стратегии, описанные ниже, чтобы составить график своей деятельности.
1. Важное и срочное
Существует два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и те, которые вы оставили до последней минуты.
Вы можете избежать действий в последнюю минуту, если будете планировать заранее и избегать проволочек.
Однако вы не всегда можете предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. В этом случае лучше всего оставить в своём расписании время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел (если возникнет серьёзный кризис, то вам придётся перенести другие задачи).
Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные дела заранее, чтобы они не стали срочными.
2. Важные, но не срочные
Это те дела, которые помогают вам достичь личных и профессиональных целей и завершить важную работу.
Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы сделать эти дела правильно, чтобы они не стали срочными. Также не забывайте оставлять в своём расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет вам избежать стресса, вызванного тем, что работа становится более срочной, чем необходимо.
3. Не важные, но срочные
Срочные, но не важные задачи - это то, что мешает вам достичь своих целей. Спросите себя, можете ли вы перенести их на другой день или делегировать.
Частым источником таких дел являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или предложить им решить проблему самостоятельно.
Кроме того, постарайтесь выделить время, когда вы свободны, чтобы люди знали, что могут поговорить с вами именно тогда. Хороший способ сделать это - организовать регулярные встречи с теми, кто часто перебивает вас, чтобы вы могли решить все их вопросы за один раз. Тогда вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.
4. Не важно и не срочно
Эти занятия только отвлекают - по возможности избегайте их.
Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть делами, которые хотят от вас другие люди, даже если они не способствуют достижению ваших собственных желаемых результатов. Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.
Если люди видят, что вы чётко определили свои цели и границы, они будут избегать просить вас выполнять не очень важные действия в будущем.
Ключевые моменты
Принцип срочности/важности Эйзенхауэра поможет вам быстро определить те виды деятельности, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые вам следует игнорировать.
Используя этот инструмент для определения приоритетов, вы сможете решать действительно срочные вопросы, одновременно работая над важными, долгосрочными целями.
Чтобы воспользоваться этим инструментом, перечислите все свои задачи и дела и отнесите каждое из них к одной из следующих категорий:
- Важно и срочно
- Важно, но не срочно
- Не важно, но срочно
- Не важно и не срочно
Затем составьте график выполнения задач и действий в зависимости от их важности и срочности.
Ссылка на оригинал.
Ещё
больше интересных материалов на нашем сайте:
Также
подписывайтесь
на «iDeaWay» в социальных сетях!