Борьба с электронной почтой
Может быть кому-то заголовок может показаться слишком пафосным, но для многих поток электронной почты на самом деле стал настоящим зверем, укротить которого не очень просто. Представьте себе, что каждый день вы получаете сотни (а может и тысячи) новых e-mail'ов, требующие какой-то реакции. Если ситуация выходит из-под контроля, появляется стресс и растерянность, вызванная обильными электронными контактами.
Во-первых, следует осознать, что электронные письма являются аналогами обычных и напоминают бумаги, которые находятся в лотке для входящих документов. И этот лоток нужно опустошать! Хотя это не так очевидно, как в случае с бумажными письмами, но, если электронные сообщения накапливаются, каждое утро придется начинать с перечитывания множества ненужной информации. С чего же начать?
Не бойтесь использовать клавишу Delete. Иногда мы сразу же выбрасываем ненужные бумажные письма, но сохраняем электронные («Они же не занимают места... Может еще пригодится...). Но удалять ненужные сообщения критически важно для того, чтобы справиться с потоком информации. Если сомневаетесь, нужно ли это письма, удаляйте. Почтовые клиенты позволяют сортировать письма по адресатам, просматривать переписку в виде цепочек, что облегчает эту задачу.
Если этот совет вам не по душе и кажется, что все-таки какие-то письма еще пригодятся, сохраняйте их в отдельной папке компьютера. Не нужно делать вложенных папок, просто сложите все сообщения в одну и отсортируйте по адресату или теме. Функция поиска поможет быстро найти нужное. Когда у вас появится свободное время, займитесь очисткой папки.
Придерживайтесь правила двух минут: все, что можно сделать меньше чем за две минуты, нужно делать сразу, как только вы увидели потребность в этом. Чтение письма, закрытие, открытие и повторное чтение займет намного больше времени, чем, если бы приняли решение сразу.
После выполнения всех этих процедур, у вас останется два типа писем: работа над которыми занимает больше двух минут и работа с которыми требует получения дополнительной информации. Эти два типа писем можно разложить по отдельным папкам, озаглавленным например «В процессе» и «В ожидании ответа».
Программное обеспечение для работы с клиентами продолжает развиваться быстрыми темпами, поэтому многие программы и веб-приложения позволяет очень эффективно управлять электронными письмами: сообщения могут иметь специальные метки, цвета, автоматически распределяться по категориям и отправителям, интегрироваться с другими частями ПО (например, списком дел). Такие программы станут хорошей помощью в борьбе с потоком писем.
В конце концов, e-mail- это очень эффективный помощник, который экономит наше время и ускоряет процесс обмена информацией. Однако только в том случае, если умело управлять перепиской.