Как организовать домашний архив по науке?
У меня, как и у любого культурного человека, есть семейный архив. Храню все в архивных коробах. (Кстати, короб от папки отличается тем, что у папки есть завязки или резинки). Вот в таких:
https://buro.ru/catalog/item/828211
Но особо систематизацией не занималась. Карандашом подписывала, что в коробке, и все.
Приехав к сыну, где у меня хранится основной, семейный, архив (в Ялте только за ялтинский период) я призадумалась, как же организовать архив по науке? По науке архивоведение.
Пересмотрела и перечитала кучу материала, но детального представления не получила, так как в материалах, которые я просмотрела, в основном, рассказывается об организации архива в госучреждениях. Это тоже, конечно, интересно и полезно знать, но мне нужна организация домашнего архива, который намного меньше любого архива любой организации.
Когда я была членом Зауральского генеалогического общества, родоведы рассказывали о своем опыте организации архива, но это было так давно, и времени у меня не было в то время заниматься этим.
OAD
archives.gov.ru
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях | Федеральное архивное агентство
Утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24
archives.gov.ru
Можно здесь посмотреть.
Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24
"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и... \ КонсультантПлюс
www.consultant.ru
Click to viewКак раз сегодня я все изучала и никак не могла понять, как я буду применять эти знания на практике. И тут приходит ко мне моя сестра, которая много лет профессионально занималась архивным делом, у нее я и проконсультировалась, как мне лучше организовать домашний архив.
И что я применю в своем семейном архиве? какая у меня будет систематизация?
1. Итак, частный архив семьи Гуковых состоит из нескольких фондов (фонд моей матери, фонд моего отца, фонд прочих предков и их родственников - зависит от того, сколько материала, мой фонд, фонд моего старшего сына, фонд младшего сына и т.д.).
Архивный фонд - документы, отложившиеся в результате деятельности учреждения или человека, которые постоянно хранятся в архиве.
Номер фонду можно дать по хронологии (№1 - прадеды, прапрадеды..., №2 - дедушки-бабушки, №3, - мой отец, №4 - моя мать и тд.).
2. Опись! Можно создать сквозную опись всего архива, можно создать опись каждого фонда (если фонды будут храниться по разным адресам).
Опись - это перечень всего, что есть в архиве, то есть всех единиц хранения (Дел).
Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
Единица хранения - это дневники, тетради, конверты с документами, альбомы, личные дела, книжки, папки с документами и т.п. (в папках и конвертах с документами нужно сделать внутреннюю опись).
В 1 описи может быть только до 9999 единиц хранения. Если больше - составляется Опись №2 - и снова с номера 1 до 9999 записываются единицы хранения. Это по науке. То есть описей может быть несколько. Опись - это очень важно, это список всего, что есть в архиве.
Я буду Опись делать в папке-скоросшивателе с пластиковыми файлами, хотя, это не по науке.
Что пишется на титульном листе Описи:
название архива,
название фонда
Фонд №
Опись №
Название описи: Опись постоянного хранения
Крайние даты документов в Описи
Опись создается в хронологическом порядке.
Что указывается в Описи.
Не нашла более подходящего примера, найду в следующий раз. Но и из этого примера понятно, что указываются:
№ по порядку
№ дела, единицы хранения
Название единицы хранения
Крайние даты
Количество листов
Примечание (место нахождения)- номер короба
Дата, Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Внутренняя опись документов Дела составляется таким образом:
Заголовок: Внутренняя опись документов дела
№ по порядку
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов единицы хранения
Примечание
Внизу; Итого: количество документов,
количество листов всех документов
Количество листов внутренней описи
Дата, подпись
3. В каждой единице хранения (Деле) проставляются простым мягким карандашом номер листа вверху справа (не страницы, а листа!) - это по науке.
www.arhiv-vologda.ru
4. Все единицы хранения (Дела) хранятся в архивных коробах, как я показала выше. На каждом архивном коробе наклеивается ярлык или написать от руки гелиевой ручкой:
Название фонда
Фонд №
Опись №
Дела №№
Короб №
В следующий раз уточню, где учитывать количество коробов, наверное, в Описи архива.
Интересно посмотреть, как оформляются и в чем хранятся дела в госучреждениях.
https://www.profiz.ru/sr/7_2017/na_postojannoe_hranenie/
О том, ЧТО хранить и КАК (в каких условиях) хранить - об этом в других публикациях.
P.S. Все-таки, это у нас семейное: мой отец начинал свою сознательную жизнь делопроизводителем в суде, моя мать заканчивала свою трудовую деятельность архивариусом, моя сестра много лет проработала в архиве УВД. К сожалению, у отца и матери уже не получить консультации.
Личные архивы как часть информационных ресурсов Курганской области. (личные фонды ГКУ «ГАКО») | ГАКО
Личные архивы как часть информационных ресурсов Курганской области. (личные фонды ГКУ «ГАКО»)
gako.archives.kurganobl.ru