Как писать коммерческие письма
Как писать коммерческие письма
Электронная переписка сегодня - главное средство деловой коммуникации. Вместе с тем к ней нередко относятся небрежно. Вы сможете достичь высокой результативности, если будете всегда посылать хорошо сформулированные тексты. Вот несколько советов для написания грамотных деловых писем.
Точно формулируйте тему письма.
Постарайтесь отразить в ней суть дела. Вместо того чтобы называть письмо «Проект Петрова», лучше озаглавить его «Проект Петрова: бизнес на рекламе» (это просто пример, первое что пришло в голову). Тогда оно покажется важнее и интереснее многих других.
Не прячьте главную мысль.
Если вы пытаетесь вызвать у получателей письма раздражение, заставьте их прочитать три абзаца текста, чтобы понять суть дела. Старайтесь изложить цель послания как можно раньше, в первом или втором предложении.
Требуйте определенного действия.
Ваше письмо должно заканчиваться, скажем, так: «Я позвоню вам в 10 утра в понедельник, чтобы услышать ваш ответ на мое письмо» или так: «Вас заинтересовало? Тогда позвоните прямо сейчас». В противном случае, скорее всего, ваше послание останется незамеченным. Не пишите сухо. Не забывайте: адресат - живой человек.
Не допускайте ошибки в письмах.
Достаточно одной опечатки или грамматической ошибки - и вот уже автора письма можно считать человеком небрежным или неграмотным. Поэтому постарайтесь, чтобы ваши письма были «без сучка без задоринки».
Перепроверьте адрес несколько раз.
Надо обязательно убедиться в том, что ваше электронное письмо попадет тому, кому оно предназначено. Ведь, проявив торопливость, вы можете ошибочно отправить послание не тому адресату или ещё хуже тому, кто не должен владеть этой информацией.
Ведите себя достойно.
Избегайте таких непростых тем, как сексуальные предпочтения, расовые и религиозные различия, отношения к людям с физическими недостатками. Мало того, что эти темы в любом случае являются неподходящими для деловой переписки, они еще могут повредить вашей репутации.
Не копируйте чужие тексты.
Этим вы добьетесь лишь одного: вызовете раздражение у тех, кто напрямую не участвует в проекте. Старайтесь, чтобы в вашем предложении была изюминка. Можете перебрать множество писем и составить свое, полностью отличающееся от прочитанных.
Позвоните по телефону.
Если на электронное письмо нужно потратить более 3-5 минут, лучше позвоните этому человеку, так сказать совершить «холодный» звонок. Порой легче выяснить все по телефону, а лишь затем послать короткое письмо, подтверждая детали вашего разговора. В некоторых случаях бывает даже лучше переговорить с глазу на глаз.
Работайте над коммерческими письмами и предложениями! Желаем больших успехов Вам и Вашему бизнесу!