6 критических ошибок в Gmail, которые могут угрожать вашей работе (и как их избежать)
Быстрые ссылки
Независимо от того, много ли вы использовали электронную почту в своей личной жизни или ваше первое столкновение с ней произошло на работе, вам нужно очень внимательно относиться к этому основному формату веб-коммуникации, иначе вы можете попасть в неприятную ситуацию!
Отправка конфиденциальных файлов без шифрования
Электронная почта в своем базовом виде не имеет шифрования. Поэтому любой, кто перехватывает данные письма, пока оно проходит через сети, сможет прочитать его как обычный текстовый файл. Современные почтовые сервисы в основном должны быть зашифрованы, и это ответственность вашего работодателя, но даже в этом случае полезно вручную шифровать файлы, прикрепленные к письмам, если они содержат конфиденциальную или иную защищенную информацию.
Это обычно не сложнее, чем поместить все файлы в зашифрованный ZIP-архив, что легко сделать с помощью приложений, таких как WinZip. Затем вы можете отправить пароль к ZIP-файлу получателю через другой канал, например, по телефону, или использовать пароль, который вы согласовали до отправки письма.
Нажатие "Ответить всем" на массовое письмо
Когда вы получаете электронное письмо в рамках объявления для всей компании или видите большое количество адресов электронной почты в поле CC (дополнительная копия), будьте очень осторожны, если вы хотите ответить. Если вы нажмете кнопку "ответить всем", вы отправите копию каждому в списке.
Это не только раздражает всех этих людей, но и может создать огромное количество трафика на вашем почтовом сервере, особенно если несколько человек сделают то же самое. Проще и безопаснее создать новое письмо, адресованное напрямую тому человеку или людям, с которыми вы хотите поговорить.
Отсутствие этой основной этики в письме не произведет на нового работодателя хорошего впечатления, поэтому дважды обдумайте, прежде чем нажимать эту кнопку!
Забывание о том, что ваши рабочие электронные письма не являются частными
Всегда предполагайте, что любая коммуникация, которую вы ведете с использованием корпоративного устройства или корпоративного приложения или учетной записи, записывается, хранится и может быть извлечена и просмотрена в любое время.
У всех нас бывают плохие дни, но последнее, что вам нужно делать, - это высказываться или говорить неподобающие вещи в рабочем письме. Даже если вы думаете, что это только между вами и другим коллегой.
Лучше всего поговорить с этим человеком наедине или использовать свое собственное устройство и собственное приложение для обмена сообщениями с шифрованием end-to-end. Даже тогда единственная действительно личная беседа - это та, которую вы ведете сами с собой, так как человек, с которым вы разговариваете, легко может сделать скриншот вашего разговора и использовать его против вас позже.
Неправильное использование функции BCC
Существует два типа функции CC, и ту, которую вам следует использовать большинство времени, - это Bcc (скрытая копия). Функция Bcc позволяет отправить одно письмо нескольким людям, не позволяя получателям видеть других людей в списке. Если только люди в списке уже не знают друг о друге, и вы хотите публичный разговор между несколькими членами команды, то обычно безопаснее использовать Bcc.
Если вы отправляете массовое письмо клиентам или заказчикам, вам обязательно нужно использовать Bcc, иначе вы рискуете создать серьезное нарушение конфиденциальности, которое может вас сильно подвести.
Это также легко сделать. В Gmail, например, вам просто нужно нажать на небольшую кнопку "Bcc", и это работает так же в последней версии Microsoft Outlook.
Гораздо лучше использовать Bcc ошибочно, чем обычный CC, так что вы были предупреждены!
Использование рабочей электронной почты для личных целей
У вас есть собственная электронная почта, поэтому не используйте корпоративную почту для личных дел, таких как общение с врачом, адвокатом, друзьями или подписка на онлайн-аккаунты. Это не только создаст неудобства при смене работы, но и вы используете ресурсы компании в личных целях - а это, как правило, недопустимо! Кроме того, еще раз, ваши корпоративные письма не являются частными!
Игнорирование юридического мелкого шрифта в рабочих электронных письмах
Вы могли заметить, что внизу каждого письма, отправляемого с вашего корпоративного аккаунта, есть мелкий шрифт. Это юридическая политика компании по электронным письмам, которой вы должны соблюдать, и также она указывает, что содержание письма является собственностью компании.
Каждая компания может иметь немного разные формулировки, но, в любом случае, вам стоит потратить время на тщательное чтение, что именно говорит этот мелкий шрифт. Еще более важно - уделить несколько минут чтению документа о политике компании в области электронной почты, поскольку, если вы этого не сделаете, вы можете невольно нарушить эту политику, после чего у вас не будет оправдания.
Хотя сейчас компании используют приложения, такие как Slack или Microsoft Teams для коммуникации, электронная почта, вероятно, останется важной частью того, как информация перемещается по бизнесу, и вам будет полезно убедиться, что вы используете корпоративную почту в соответствии с правилами.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru