12 правил мобильного телефона для бизнесменов
С одной стороны, мобильники помогают в делах. Когда шаблонно мыслящий фотограф хочет показать бизнесмена, он просит модель поднести к уху мобильный телефон. Полагаю, у каждого есть знакомые «деловые люди», которые носят с собой по 2-3 мобильника и постоянно по ним разговаривают.
С другой стороны, мало что способно вызывать такие потери времени и такое раздражение у окружающих вас людей, как неправильное использование мобильных телефонов.
Вот несколько простых правил, которые - я надеюсь - превратят хотя бы нескольких рабов мобильников в их хозяев.
1. Отключайте у телефона звук в моменты, когда разговор по телефону будет неуместен. Разговор по телефону будет неуместен всегда, когда вы уже заняты беседой с кем-нибудь в реальной жизни: идёт ли речь о романтическом свидании или о деловых переговорах.
Не случится ничего страшного, если вы пропустите звонок и перезвоните через час-другой. Будьте уверены: абонент, который услышит длинные гудки вместо вашего голоса, расстроится куда как меньше, чем сидящий за одном столом с вами собеседник, у которого вы украдёте несколько минут времени на тягостное прослушивание ненужного ему чужого разговора.
2. Будьте на связи и не ленитесь перезванивать - на знакомые номера, во всяком случае. У вас на счёте всегда должны быть деньги, телефон каждое утро должен быть заряжен.
Что должен подумать ваш деловой партнёр, когда голос робота сообщит ему, что у вас на счёте телефона кончились деньги? Что у вас такие серьёзные проблемы с деньгами, что даже неснижаемый остаток в 500 рублей для вас непозволительная роскошь? Что вы раздолбай, который постоянно забывает оплатить мобильный телефон?
Забавно, но многие считают нормальным одновременно и брать трубку в самые неудобные моменты, чтобы немедленно поговорить по телефону, и выключать телефон на полдня из-за того, что у них не доходят руки оплатить его или зарядить.
Повторю ещё раз: не ленитесь перезванивать на пропущенные вызовы, как минимум от высветившихся абонентов. Или хотя бы отправлять туда смс - «вы мне звонили, давайте обсудим вопрос по смс».
Это укрепит вашу репутацию надёжного и ответственного человека.
3. Прежде, чем позвонить кому-либо по делу, задумайтесь - а не лучше ли отправить смс? Начнём с того, что смс быстрее, чем разговор. Не нужно здороваться, прощаться, спрашивать «как дела» и «удобно ли говорить» - можно сразу передать нужную информацию.
Например, «встречаемся в 15 часов в кафе „Жюпюр“ на улице Ленина, 12». И вашему собеседнику тоже легче: не надо искать ручку, не надо ничего записывать, у него сразу в телефоне есть вся необходимая информация.
Затем, смс являются меньшим вмешательством в чужой график, чем телефонный звонок. Смс можно принять почти всегда - и даже прочесть, особо не отрываясь от других важных дел.
Наконец, если вы звоните, вы можете и не дозвониться - а вот смс дойдёт с первого раза.
4. Если всё же смс не обойтись, если таки нужен телефонный звонок, посмотрите на часы и подумайте. Не спит ли ваш абонент? Не ушёл ли он уже с работы? Если вы не знаете, старайтесь звонить только с 11 до 19 - таким образом вы удачно впишетесь в большую часть рабочих графиков.
Также задумайтесь, кстати ли ваш звонок. Не стоит, например, звонить (и даже слать смс) тем, кто едет за рулём. Это отвлекает их от дороги. Не стоит без сильной на то необходимости дёргать тех, кто находится в отпуске, особенно в другом городе или в другой стране.
5. Когда вы всё же дозвонились, уточните, удобно ли вашему собеседнику говорить. Если удобно - говорите. Если нет - немедленно скажите что-то типа «хорошо, не отвлекаю» и вешайте трубку.
Важный момент: сказать человеку, которому неудобно говорить, «перезвони мне как освободишься» - это верх наглости и неприличия, даже если вы звоните своему родственнику или подчинённому. Раз он занят, ему не до того, чтобы удерживать в голове ещё и вашу просьбу перезвонить.
Если вам говорят «говорить могу, но недолго», скажите - «хорошо, уложусь в 1 минуту», а потом уложитесь даже не в минуту, а в 40 секунд. За эти 40 секунд вы можете сказать 50 слов - более чем достаточно, чтобы выдать собеседнику значительную часть информации или даже полностью изложить ваш вопрос. Оставшиеся 20 секунд оставьте на выслушивание ответа собеседника, потом спокойно прощайтесь.
6. Перед тем, как снять трубку и кому-нибудь позвонить по делу, подумайте пару минут - а что, собственно, вы хотите обсудить. Выпишите темы разговора на бумагу, и работайте по списку. Это позволит сэкономить немало времени.
7. Большая часть разговоров у «деловых людей», которые говорят по телефону очень много - это разного рода попытки исправить предыдущее раздолбайство. Если вы не опаздываете, если вы оплачиваете счета вовремя, если вы, вообще, соблюдаете договорённости, объём срочных телефонных переговоров сокращается драматически.
Что делать, если вы всё же, например, опаздываете на встречу? Отправьте смс! Так и так, прошу извинить, произвожу опоздание на несколько минут. Эта смс сэкономит нервы тому, с кем вы встречаетесь, а вам она сэкономит время на выслушивание недовольного звонка с вопросом «где вы находитесь?».
Кстати, маленькая хитрость. Не пишите «буду через 20 минут». Пишите «еду к вам, уже проезжаю площадь Красного Булыжника». Тем самым вы избежите неловкого момента, когда ваши 20 минут превратятся из-за пробок, например, в 30 или 40.
8. Быстро заканчивайте деловые разговоры. Если вам звонит спамер с предложением услуг, дайте ему минуту, чтобы убедиться, что это именно спамер, а потом скажите «простите, мне это неинтересно» и физически повесьте трубку.
То же самое относится к разговорам, которые вам не нужны. Если вы сказали уже собеседнику, что говорить не можете, а он всё равно что-то говорит, скажите ещё раз: «не могу говорить сейчас, созвонимся позже» и повесьте трубку. Не переживайте, на вас не обидятся: излишне настойчивым людям не привыкать к такому окончанию бесед.
Разумеется, это экстремальные случаи. Однако и тогда, когда время у вас есть, а разговор идёт по нормальному рабочему вопросу, всё равно старайтесь контролировать время и не затягивать беседу. Опыт показывает, что почти все деловые вопросы можно обсудить по телефону за 3-5 минут.
Дальше идёт уже или приятельская беседа, или полноценное телефонное совещание. Само собой, такого типа беседы и совещания тоже нужны, однако всё же нормальная пропорция примерно такова:
60% разговоров - меньше минуты.
30% разговоров - меньше 5 минут.
10% разговоров - больше 5 минут.
Если у вас не так, задумайтесь.
9. Не вешайте в воздухе полученную в процессе разговора информацию. Вам продиктовали телефон или адрес? Запишите. Вам сообщили дату и время предстоящей встречи? Запишите. Вам представились и сообщили должность? Запишите, причём прямо в телефонную книжку, чтобы знать следующий раз, кому перезванивать.
Удивительно простой совет, однако вы бы знали сколько времени теряется из-за того, что кто-то поленился сразу же записать имя или телефон...
Ещё один момент. Если вам нужно передать информацию дальше, не ждите удобного момента, прямо не отходя от кассы отправьте письмо или смс с этой информацией. Это избавит вас от большого количества неловких моментов и лишних телодвижений.
10. Постарайтесь иметь один телефон и один номер телефона. С финансовой точки зрения сейчас иметь несколько симкарт не особо выгодно, экономия копеечная. А вот проблем с двумя (или с тремя-четырьмя) телефонами куда как больше. И ваши деловые партнёры могут запутаться, куда вам звонить, и уследить за положительным балансом на нескольких телефонах сложнее, чем на одном. Да и выглядит наличие нескольких номеров не очень - как будто человеку есть, что скрывать и от кого прятаться.
Я понимаю, иногда обстоятельства требуют наличия дополнительного номера - чтобы пустить на него рекламу в газетах, например. Однако для обычных деловых переговоров лучше всё же иметь один номер и один телефон.
11. Вычищайте спам. Если вам шлют рекламные смс, перезванивайте и просите убрать вас номер из базы. Если вас одолевают спамеры с предложением услуг, объясняйте им, что вы не их клиент. Такая политика позволит свести количество ненужных звонков и смс с минимуму.
12. Последнее по порядку, но не по значению. Всегда держите в голове, что ваш разговор слышат не только на другом конце провода, но и в комнате, где вы находитесь - причём слышат зачастую не только ваши слова, но и слова вашего собеседника. При этом если рядом с вашим собеседником есть люди, они тоже вас слышат.
Говорить в таких ситуациях желательно так, как если бы вы выступали на публике. Без истерик, без матерных слов, без чувствительных секретов, без телячих нежностей и вообще, без ненужных для лишних ушей деталей.
Когда мы говорим по телефону, мы рефлекторно начинаем говорить громче, чем обычно. Последите за собой: научитесь говорить по телефону с той же громкостью, что и всегда, а когда вы не одни - даже тише, чем обычно.
Подведу итог
Бизнесмены девяностых годов имели полные карманы трубок, которые постоянно звонили. Сейчас мода изменилась. Малиновых пиджаков бизнесмены больше не носят, а телефоны у них звонят редко и по делу.
PS. Это двадцать вторая статья из серии «Размышления о ведении бизнеса в России». Другие статьи серии можно найти вот здесь:
http://fritzmorgen.livejournal.com/tag/Размышления о ведении бизнеса в России