Школа выживания для руководителей: Бухгалтерия.
Давным давно брутальный и пьяный Житкевич говорил мне: "Сачкова, вот что я тебе могу объяснить, если я инженер, а ты бухгалтер???"
Сегодня услышала прекрасное, в пару к этому: "Конечно, что ж он мог сделать, она его запутала совсем, она ж хоть какой никакой, но бухгалтер, а он... программист же по образованию".
Так вот. Начинаю развенчивать миф о сакральности бухучета.
1. Бухучет придумали итальянские купцы, чтобы контролировать приказчиков. После этого воровать стало практически невозможно.
Кто считает себя глупее итальянских торгашей 16 века - может дальше не читать.
2. В бухучете нет никакой мистики, наоборот, он придуман для того, чтобы всегда было отлично видно, что откуда взялось и что куда девалось. В учете ничего ниоткуда взяться или бесследно исчезнуть не может просто по определению.
3. Фразы про "Баланс должен сходиться" остались в эпохе считания на счётах, это тогда было актуально, выявляя арифметические ошибки в подсчетах. В современных программах баланс сходится всегда, это ещё постараться надо, чтобы не сошелся, защита от дурака в программах работает неплохо.
4. Бухгалтерский учет и налоговый учет - две разных вещи. Совпадать они могут редко и почти случайно. Так же как налоговый учет и здравый смысл.
Про налоговый учет можно пока забыть (если кто пристанет - расскажу потом,и ещё как получать возврат денег, если платите за обучение детей или лечитесь).
Так вот.
В бухучете всё описывается с точки зрения двух аспектов: откуда взялось и куда делось.
То что делось (или пока есть) записывается в левой стороне листа. То, откуда взялось - с правой стороны. Теперь понятно, почему суммы левой и правой колонок должны быть равны? Потому что всё, что появится слева будет отражено справа (а если нет - то кто-то врет, объясняя покупку "мерса" зарплатой в 500 долларов).
Например, вот изначально ничего нет. Ноль слева, ноль справа.
Пошли к соседке, заняли сто рублей.
Слева кладем сто рублей, справа записываем, что должны соседке.
Сходится сумма? Конечно сходится, мы же не собираемся соседку кидать, честно запишем, что должны, заработаем - вернем.
Идем в магазин, покупаем муку, масло, яйца... начинку!!!... - на 70 рублей. Дома смотрим: слева у нас тридцать рублей и продуктов на 70, в сумме - сто. То есть, деньги мы не потеряли, просто превратили в продукты, и про долг соседке не забываем.
Жарим пирожков, идем на рынок, платим 20 рублей за место и продаем пирожки, выручив 150 рублей. Приходим домой, кладем слева сто пятьдесят рублей, справа пишем, откуда они взялись, чтобы не запутаться, мол, это наша выручка. Только помним, что выручки-то у нас прибыло всего 60 рублей, мы же на тот рынок унесли 70 рублей продуктами и 20 деньгами, поэтому справа пишем только те 60 рублей, которые заработали.
В итоге у нас слева лежит 160 рублей (150 - выручка, 10 осталось со вчера), а справа записано, откуда они взялись: 100 - займ от соседки, 60 заработали.
Из этих 150 отдаем соседке 30 рублей, слева убавляется - 130 осталось, справа тоже убавляется, теперь долг 70, всего тоже будет 130.
И вот так примерно всё.
Ещё можно было взять у соседки в долг продуктами или набрать на рынке денег у желающих получить пирожков завтра.
Это будут расчеты с поставщиками и расчеты с покупателями.
Расчеты с поставщиками - это когда у вас есть продукты (слева), но вы должны денег соседям (записано справа). Расчеты с покупателями: это когда у вас есть деньги (лежат слева), но справа записано, какую кучу пирожков вы должны раздать.
Но может быть и наоборот, деньги за продукты вы отдали (деньги слева исчезли), а продуктов пока не привезли, это значит, что справа мы ничего не пишем, у нас же нового ничего не появилось? Слева же записываем: сосед должен завтра принести мешок муки и кусок сала. Пока сосед жив - мы на это рассчитываем так же, как на живые деньги.
Примерно как положить наличные деньги на карточку, вроде денег нет, но мы ж знаем, где они.
Теперь понятно, что любая, совершенно любая цифра в балансе объясняется с точки здравого смысла?
Если бухгалтер говорит, что вам этого не понять - ему либо лень объяснить, либо в этом месте есть косяк.
Требовать построить баланс не обязательно, там цифры слишком общие.
Нужно периодически просить бухгалтера открыть программу и построить оборотно-сальдовую ведомость (обороты - понятно что, а сальдо - это просто сумма, кто не в состоянии этого запомнить, дорогие владельцы аккаунтов?).
01 - основные средства. Сумма в итоге должна раскладываться на то дорогостоящее имущество, которое есть у предприятия. Оно постепенно дешевеет, это и называется амортизация.
50 - касса. Должно соответствовать суммам денежной наличности. Ладно, в нашей реальности - хоть минуса или огромной суммы быть не должно, мы же должны деньги хранить в банке на расчетном счету.
51 - расчетный счет. Сумма должна соответствовать тем остаткам по счетам, которые написаны в бумажках из банка. И ниибет.
60 - то, что мы должны поставщикам услуг и товаров. Или они нам, если мы заплатили предоплату. Периодически просите бухгалтера распечатать остатки по счетам с расшифровкой, то есть, получится такая табличка с указанием суммы задолженности по каждому поставщику. Если вы из этой таблички не узнаете ничего удивительного - у вас хороший бухгалтер.
62 - покупатели. То же самое.
58 - то, что должны нам не за товары или услуги. Займы выданные, векселя приобретенные.
66 - Кредиты полученные. То, что должны мы. Опять таки, там не должно быть ничего вам непонятного, бухгалтер не может, не должен и не имеет права что-то сочинять, он должен только описывать реальность.
70 - задолженность предприятия по зарплате перед работниками. Пофамильно. Очевидно, что там тоже не должно быть непонятных цифр.
В целом, бухгалтер, который содержит все эти счета в порядке - и отчеты делает вовремя, так что про отчеты я отдельно рассказывать не буду.
Если очень захочется придраться: попросите сделать справку из налоговой про задолженности по налогам и сверьте со счетами 68. Там все налоги подписаны 68-01 НДФЛ, 68-02 - НДС. Вот тут возможны мелкие расхождения, потому что налоговая постоянно какие-то пени считает, а бухгалтер может их несвоевременно начислять. Но это нестрашно, если всё остальное в порядке.
Кстати, я была и бухгалтером и директором, и за все эти годы я только один раз не смогла ответить на вопрос руководства. Но на какой я вам не скажу.
Сегодня услышала прекрасное, в пару к этому: "Конечно, что ж он мог сделать, она его запутала совсем, она ж хоть какой никакой, но бухгалтер, а он... программист же по образованию".
Так вот. Начинаю развенчивать миф о сакральности бухучета.
1. Бухучет придумали итальянские купцы, чтобы контролировать приказчиков. После этого воровать стало практически невозможно.
Кто считает себя глупее итальянских торгашей 16 века - может дальше не читать.
2. В бухучете нет никакой мистики, наоборот, он придуман для того, чтобы всегда было отлично видно, что откуда взялось и что куда девалось. В учете ничего ниоткуда взяться или бесследно исчезнуть не может просто по определению.
3. Фразы про "Баланс должен сходиться" остались в эпохе считания на счётах, это тогда было актуально, выявляя арифметические ошибки в подсчетах. В современных программах баланс сходится всегда, это ещё постараться надо, чтобы не сошелся, защита от дурака в программах работает неплохо.
4. Бухгалтерский учет и налоговый учет - две разных вещи. Совпадать они могут редко и почти случайно. Так же как налоговый учет и здравый смысл.
Про налоговый учет можно пока забыть (если кто пристанет - расскажу потом,и ещё как получать возврат денег, если платите за обучение детей или лечитесь).
Так вот.
В бухучете всё описывается с точки зрения двух аспектов: откуда взялось и куда делось.
То что делось (или пока есть) записывается в левой стороне листа. То, откуда взялось - с правой стороны. Теперь понятно, почему суммы левой и правой колонок должны быть равны? Потому что всё, что появится слева будет отражено справа (а если нет - то кто-то врет, объясняя покупку "мерса" зарплатой в 500 долларов).
Например, вот изначально ничего нет. Ноль слева, ноль справа.
Пошли к соседке, заняли сто рублей.
Слева кладем сто рублей, справа записываем, что должны соседке.
Сходится сумма? Конечно сходится, мы же не собираемся соседку кидать, честно запишем, что должны, заработаем - вернем.
Идем в магазин, покупаем муку, масло, яйца... начинку!!!... - на 70 рублей. Дома смотрим: слева у нас тридцать рублей и продуктов на 70, в сумме - сто. То есть, деньги мы не потеряли, просто превратили в продукты, и про долг соседке не забываем.
Жарим пирожков, идем на рынок, платим 20 рублей за место и продаем пирожки, выручив 150 рублей. Приходим домой, кладем слева сто пятьдесят рублей, справа пишем, откуда они взялись, чтобы не запутаться, мол, это наша выручка. Только помним, что выручки-то у нас прибыло всего 60 рублей, мы же на тот рынок унесли 70 рублей продуктами и 20 деньгами, поэтому справа пишем только те 60 рублей, которые заработали.
В итоге у нас слева лежит 160 рублей (150 - выручка, 10 осталось со вчера), а справа записано, откуда они взялись: 100 - займ от соседки, 60 заработали.
Из этих 150 отдаем соседке 30 рублей, слева убавляется - 130 осталось, справа тоже убавляется, теперь долг 70, всего тоже будет 130.
И вот так примерно всё.
Ещё можно было взять у соседки в долг продуктами или набрать на рынке денег у желающих получить пирожков завтра.
Это будут расчеты с поставщиками и расчеты с покупателями.
Расчеты с поставщиками - это когда у вас есть продукты (слева), но вы должны денег соседям (записано справа). Расчеты с покупателями: это когда у вас есть деньги (лежат слева), но справа записано, какую кучу пирожков вы должны раздать.
Но может быть и наоборот, деньги за продукты вы отдали (деньги слева исчезли), а продуктов пока не привезли, это значит, что справа мы ничего не пишем, у нас же нового ничего не появилось? Слева же записываем: сосед должен завтра принести мешок муки и кусок сала. Пока сосед жив - мы на это рассчитываем так же, как на живые деньги.
Примерно как положить наличные деньги на карточку, вроде денег нет, но мы ж знаем, где они.
Теперь понятно, что любая, совершенно любая цифра в балансе объясняется с точки здравого смысла?
Если бухгалтер говорит, что вам этого не понять - ему либо лень объяснить, либо в этом месте есть косяк.
Требовать построить баланс не обязательно, там цифры слишком общие.
Нужно периодически просить бухгалтера открыть программу и построить оборотно-сальдовую ведомость (обороты - понятно что, а сальдо - это просто сумма, кто не в состоянии этого запомнить, дорогие владельцы аккаунтов?).
01 - основные средства. Сумма в итоге должна раскладываться на то дорогостоящее имущество, которое есть у предприятия. Оно постепенно дешевеет, это и называется амортизация.
50 - касса. Должно соответствовать суммам денежной наличности. Ладно, в нашей реальности - хоть минуса или огромной суммы быть не должно, мы же должны деньги хранить в банке на расчетном счету.
51 - расчетный счет. Сумма должна соответствовать тем остаткам по счетам, которые написаны в бумажках из банка. И ниибет.
60 - то, что мы должны поставщикам услуг и товаров. Или они нам, если мы заплатили предоплату. Периодически просите бухгалтера распечатать остатки по счетам с расшифровкой, то есть, получится такая табличка с указанием суммы задолженности по каждому поставщику. Если вы из этой таблички не узнаете ничего удивительного - у вас хороший бухгалтер.
62 - покупатели. То же самое.
58 - то, что должны нам не за товары или услуги. Займы выданные, векселя приобретенные.
66 - Кредиты полученные. То, что должны мы. Опять таки, там не должно быть ничего вам непонятного, бухгалтер не может, не должен и не имеет права что-то сочинять, он должен только описывать реальность.
70 - задолженность предприятия по зарплате перед работниками. Пофамильно. Очевидно, что там тоже не должно быть непонятных цифр.
В целом, бухгалтер, который содержит все эти счета в порядке - и отчеты делает вовремя, так что про отчеты я отдельно рассказывать не буду.
Если очень захочется придраться: попросите сделать справку из налоговой про задолженности по налогам и сверьте со счетами 68. Там все налоги подписаны 68-01 НДФЛ, 68-02 - НДС. Вот тут возможны мелкие расхождения, потому что налоговая постоянно какие-то пени считает, а бухгалтер может их несвоевременно начислять. Но это нестрашно, если всё остальное в порядке.
Кстати, я была и бухгалтером и директором, и за все эти годы я только один раз не смогла ответить на вопрос руководства. Но на какой я вам не скажу.