Инструкция: Составление делового письма
Всем нам приходится время от времени писать различные заявления либо по служебной необходимости, либо для получения каких-либо гос. услуг. Предлагаю в помощь в написании подобных деловых писем выдержку из книги В. К. Тарасова "Управленческая элита. Как мы её отбираем и готовим".
2.4. Составление делового письма
Каждому руководителю приходилось получать письма, загадочные, как предсказания Нострадамуса. Нет надобности говорить о том, как важно умение ясно составить деловое письмо. В целом участники соревнований таким умением обладали, хотя, разумеется, в разной степени.
Задание включало описание ситуации, диктующей необходимость отправки письма, имя адресата, примерное содержание письма. В задание может входить и письмо адресата, требующее ответа.
Составитель задания обращает внимание на стиль письма: оно должно быть лаконичным, убедительным, соответствовать требованиям деловой этики. Кроме того, нельзя пренебрегать требованиями государственных стандартов на делопроизводство. При всем том письмо должно быть оформлено так, чтобы его не страшно было бы отдать машинистке, которая никогда в жизни не печатала деловых писем. Задание выполняется на бланке для писем вычислительного центра.
Приведем в качестве примера один из текстов задания.
Находясь в Москве в командировке, директор вашего РВЦ (прим. Расчётно-вычислительный центр) договорился с заведующим лабораторией №2 отраслевого НИИ (прим. Научно-Исследовательский Институт) Костенко о том, что РВЦ выполнит ряд работ по теме Y в качестве соисполнителя в 1982-1983 гг. в объеме 12 тыс. руб., причем, из них 5,5 тыс. руб. приходится на 1982 г.
Работа в ВЦ уже ведется, а обещанное финансирование так и не начинается, и непонятно, на каком этапе оно «застряло».
Вы случайно узнали, что тов. Костенко уже более месяца назад уволился из НИИ, и сказали об этом своему директору, поскольку именно ваш отдел начал работу по теме Y. Директор поручил вам подготовить письмо о НИИ с тем, чтобы прояснить ситуацию: «Будет, наконец, финансирование? Или надо закрыть лавочку?!»
ЗАДАНИЕ: Подготовить соответствующее письмо на имя директора НИИ. Письмо должно быть составлено на бланке РВЦ и отвечать действующим требованиям к деловым письмам.
Из девяти только одно письмо было правильно оформлено.
Конечно, если человек не умеет письменно излагать свои мысли, то перед соревнованием его этому не обучишь. Другое дело - правильное оформление всех реквизитов письма. Здесь и пятиминутного инструктажа достаточно.
А ведь руководители не были равнодушны к результатам соревнований, затратили какое-то время на их подготовку и, тем не менее, пренебрегли инструктажем, хотя польза его была несомненна, поскольку порядок оформления реквизитов письма строго регламентирован, не относится к числу творческих вопросов.
Нередко люди больше переживают за дело,
чем прилагают усилия к тому,
как его лучше выполнить.
Что же касается содержания письма, то наиболее распространенной ошибкой было отсутствие ясной для автора и адресата структуры текста письма. В данном случае речь идет о письме-просьбе, и естественно выделить следующую структуру:
Чем отчетливее текст может быть разделен на эти элементы и чем короче и однозначнее для понимания формула письма, тем лучше.
Рассмотрим три варианта письма на данную тему, выделив в каждом его формулу.
ВАРИАНТ 1
Прошу Вашего содействия в выполнении обязательств НИИ в лице заведующего лабораторией №2 перед вверенным мне РВЦ и сообщить о принятых мерах по данному вопросу.
Суть дела заключается в следующем: по договоренности с заведующим лабораторией №2 мы выполняем ряд работ по теме Y в качестве соисполнителя в 1982-1983 гг. в объеме 12 тыс. руб., причем из них 5,5 тыс. руб.- в 1982 г.
Работа уже ведется, а финансирование пока не начато.
ВАРИАНТ 2
В соответствии с договоренностью с заведующим лабораторией №2 НИИ т. Костенко РВЦ в качестве соисполнителя приступил к выполнению работ по теме Y. Объем работ на 1982-1983 гг. составляет 12 тыс. руб., из них 5,5 тыс. руб. - на 1982 г. Однако до сих пор не решен вопрос о финансировании.
Просим Вас в течение месяца решить вопрос о финансировании темы Y в 1982 -1983 гг., в противном случае РВЦ прекращает выполнение этих работ.
ВАРИАНТ 3
Прошу подтвердить участие РВЦ в качестве соисполнителя по теме Y в 1982-1983 гг. Сообщите возможность оплаты работ по указанной теме.
Каждый из трех вариантов имеет свои недостатки.
В первом формула многословна и этически некорректна:
Кроме того, вообще не упоминается фамилия Костенко - в письме фигурирует заведующий лабораторией №2. Представьте сцену: вертит такое письмо в руках заведующий лабораторией №2 тов. Николаев, разглядывает резолюцию директора НИИ: "тов. Николаеву! Откуда взялась такая тема?» и теряется в догадках.
Во втором варианте возможно двойное прочтение: то ли это просьба решить вопрос о финансировании, то ли информация о безусловном прекращении работ, если не будет решен в месячный срок вопрос о финансировании. Причем вторая версии кажется более вероятной. Какой же может быть реакция адресата?
Во-первых, вместо изыскания возможности финансирования он может задуматься, а стоит ли вообще финансировать это РВЦ.
Во-вторых, в отличие от просьбы, требующей хоть какого-то ответа, информация никакого ответа не предполагает. Таким образом, если вопрос о финансировании будет решен отрицательно, отвечать необязательно. Ведь РВЦ автоматически прекратит через месяц работу по теме Y (едва ли кто-нибудь ради экономии месяца работы РВЦ возьмется за перо).
Вы можете спросить: если вполне вероятно, что на второй вариант письма никакого ответа не последует, для чего тогда вообще было его писать? Конечно, если НИИ кровно заинтересован в данной работе, то письмо составлено именно так, как и следует. Но если позиция НИИ в этом вопросе не такая уж категорично положительная, то ...
Очевидно, письмо составлено так для того, чтобы корректным образом предупредить о прекращении работ по теме, не вызывая никаких упреков. И можно быть уверенным, что автор письма приостановит работы по теме сразу же, а вовсе не будет втуне работать месяц. Таким образом, легкая перестановка акцентов в письме может решить вопрос о теме и связанных с нею людях отрицательно, причем незаметно для руководителя, подписавшего такое письмо.
Третий вариант содержит только формулу, причем не одну, а сразу две. Написан он скорее в духе телеграммы, чем письма, и адресату труднее, чем в предыдущих случаях, сообразить, в чем суть дела. Кроме того, этот вариант предполагает возможность положительного ответа на первую формулу (о соисполнительстве) и отрицательного ответа на вторую формулу (о возможности финансирования). В этом случае адресат может подумать, что у РВЦ имеются внутренние резервы, и он хочет участвовать в выполнении работ из чисто научного интереса без финансирования или с финансированием в неопределенном будущем. О Костенко и о лаборатории №2 нет ни слова, так что разуверить директора НИИ некому.
Жюри признало наилучшим второй вариант письма. Однако автору представляется более удачным вариант, предложенный на другом конкурсе.
В соответствии с договоренностью с заведующим лабораторией №2 об участии РВЦ в качестве соисполнителя по теме Y предусматривается выполнение нами общего объема работ в 12 тыс. руб. в 1982-1983 гг., из которых 5,5 тыс. руб. приходятся на 1982 г. По просьбе заведующего лабораторией №2 тов. Костенко мы приступили к выполнению работ по теме с 01.01.82, и к настоящему времени объем их выполнения составил 1,2 тыс. руб.
Просим сообщить срок начала финансирования для нашей организации по теме Y и разбивку 5,5 тыс. руб. по кварталам.
Приложение: справка о выполненных работах по теме Y по состоянию на 01.03.82.
Очевидно, что вероятность положительного решения о финансировании работ РВЦ в данном случае существенно выше, чем в предыдущих, что объясняется следующим.
Итак, если не открыть финансирование, солидный деловой партнер понесет убытки, да еще и скандал может разразиться! В итоге, если с уходом Костенко, возможно, и собирались замять вопрос о финансировании, то теперь его, скорее всего, попытаются решить положительно, даже и поминая заведующего лабораторией недобрым словом.
Так правильно составленное деловое письмо может решить достаточно важный для организации вопрос.
2.4. Составление делового письма
Каждому руководителю приходилось получать письма, загадочные, как предсказания Нострадамуса. Нет надобности говорить о том, как важно умение ясно составить деловое письмо. В целом участники соревнований таким умением обладали, хотя, разумеется, в разной степени.
Задание включало описание ситуации, диктующей необходимость отправки письма, имя адресата, примерное содержание письма. В задание может входить и письмо адресата, требующее ответа.
Составитель задания обращает внимание на стиль письма: оно должно быть лаконичным, убедительным, соответствовать требованиям деловой этики. Кроме того, нельзя пренебрегать требованиями государственных стандартов на делопроизводство. При всем том письмо должно быть оформлено так, чтобы его не страшно было бы отдать машинистке, которая никогда в жизни не печатала деловых писем. Задание выполняется на бланке для писем вычислительного центра.
Приведем в качестве примера один из текстов задания.
Находясь в Москве в командировке, директор вашего РВЦ (прим. Расчётно-вычислительный центр) договорился с заведующим лабораторией №2 отраслевого НИИ (прим. Научно-Исследовательский Институт) Костенко о том, что РВЦ выполнит ряд работ по теме Y в качестве соисполнителя в 1982-1983 гг. в объеме 12 тыс. руб., причем, из них 5,5 тыс. руб. приходится на 1982 г.
Работа в ВЦ уже ведется, а обещанное финансирование так и не начинается, и непонятно, на каком этапе оно «застряло».
Вы случайно узнали, что тов. Костенко уже более месяца назад уволился из НИИ, и сказали об этом своему директору, поскольку именно ваш отдел начал работу по теме Y. Директор поручил вам подготовить письмо о НИИ с тем, чтобы прояснить ситуацию: «Будет, наконец, финансирование? Или надо закрыть лавочку?!»
ЗАДАНИЕ: Подготовить соответствующее письмо на имя директора НИИ. Письмо должно быть составлено на бланке РВЦ и отвечать действующим требованиям к деловым письмам.
Из девяти только одно письмо было правильно оформлено.
Конечно, если человек не умеет письменно излагать свои мысли, то перед соревнованием его этому не обучишь. Другое дело - правильное оформление всех реквизитов письма. Здесь и пятиминутного инструктажа достаточно.
А ведь руководители не были равнодушны к результатам соревнований, затратили какое-то время на их подготовку и, тем не менее, пренебрегли инструктажем, хотя польза его была несомненна, поскольку порядок оформления реквизитов письма строго регламентирован, не относится к числу творческих вопросов.
Нередко люди больше переживают за дело,
чем прилагают усилия к тому,
как его лучше выполнить.
Что же касается содержания письма, то наиболее распространенной ошибкой было отсутствие ясной для автора и адресата структуры текста письма. В данном случае речь идет о письме-просьбе, и естественно выделить следующую структуру:
- формула письма - должно быть ясно, что корреспондент обращается с просьбой и с какой именно;
- обоснование просьбы - необходимо информировать об обстоятельствах, возможно не известных адресату и имеющих непосредственную причинно-следственную связь с просьбой;
- вспомогательная информация - надо также указать обстоятельства, хотя не связанные с просьбой как причина или следствие, но благодаря знанию которых адресат может рассмотреть просьбу более оперативно и компетентно.
Чем отчетливее текст может быть разделен на эти элементы и чем короче и однозначнее для понимания формула письма, тем лучше.
Рассмотрим три варианта письма на данную тему, выделив в каждом его формулу.
ВАРИАНТ 1
Прошу Вашего содействия в выполнении обязательств НИИ в лице заведующего лабораторией №2 перед вверенным мне РВЦ и сообщить о принятых мерах по данному вопросу.
Суть дела заключается в следующем: по договоренности с заведующим лабораторией №2 мы выполняем ряд работ по теме Y в качестве соисполнителя в 1982-1983 гг. в объеме 12 тыс. руб., причем из них 5,5 тыс. руб.- в 1982 г.
Работа уже ведется, а финансирование пока не начато.
ВАРИАНТ 2
В соответствии с договоренностью с заведующим лабораторией №2 НИИ т. Костенко РВЦ в качестве соисполнителя приступил к выполнению работ по теме Y. Объем работ на 1982-1983 гг. составляет 12 тыс. руб., из них 5,5 тыс. руб. - на 1982 г. Однако до сих пор не решен вопрос о финансировании.
Просим Вас в течение месяца решить вопрос о финансировании темы Y в 1982 -1983 гг., в противном случае РВЦ прекращает выполнение этих работ.
ВАРИАНТ 3
Прошу подтвердить участие РВЦ в качестве соисполнителя по теме Y в 1982-1983 гг. Сообщите возможность оплаты работ по указанной теме.
Каждый из трех вариантов имеет свои недостатки.
В первом формула многословна и этически некорректна:
- просят директора НИИ содействовать выполнению обязательств НИИ, т. е. о выполнении его прямых обязанностей;
- просят сообщить о принятых мерах, среди которых, между прочим, могут быть и такие, как наказание кого-либо из работников НИИ, что вовсе РВЦ не касается.
Кроме того, вообще не упоминается фамилия Костенко - в письме фигурирует заведующий лабораторией №2. Представьте сцену: вертит такое письмо в руках заведующий лабораторией №2 тов. Николаев, разглядывает резолюцию директора НИИ: "тов. Николаеву! Откуда взялась такая тема?» и теряется в догадках.
Во втором варианте возможно двойное прочтение: то ли это просьба решить вопрос о финансировании, то ли информация о безусловном прекращении работ, если не будет решен в месячный срок вопрос о финансировании. Причем вторая версии кажется более вероятной. Какой же может быть реакция адресата?
Во-первых, вместо изыскания возможности финансирования он может задуматься, а стоит ли вообще финансировать это РВЦ.
Во-вторых, в отличие от просьбы, требующей хоть какого-то ответа, информация никакого ответа не предполагает. Таким образом, если вопрос о финансировании будет решен отрицательно, отвечать необязательно. Ведь РВЦ автоматически прекратит через месяц работу по теме Y (едва ли кто-нибудь ради экономии месяца работы РВЦ возьмется за перо).
Вы можете спросить: если вполне вероятно, что на второй вариант письма никакого ответа не последует, для чего тогда вообще было его писать? Конечно, если НИИ кровно заинтересован в данной работе, то письмо составлено именно так, как и следует. Но если позиция НИИ в этом вопросе не такая уж категорично положительная, то ...
Очевидно, письмо составлено так для того, чтобы корректным образом предупредить о прекращении работ по теме, не вызывая никаких упреков. И можно быть уверенным, что автор письма приостановит работы по теме сразу же, а вовсе не будет втуне работать месяц. Таким образом, легкая перестановка акцентов в письме может решить вопрос о теме и связанных с нею людях отрицательно, причем незаметно для руководителя, подписавшего такое письмо.
Третий вариант содержит только формулу, причем не одну, а сразу две. Написан он скорее в духе телеграммы, чем письма, и адресату труднее, чем в предыдущих случаях, сообразить, в чем суть дела. Кроме того, этот вариант предполагает возможность положительного ответа на первую формулу (о соисполнительстве) и отрицательного ответа на вторую формулу (о возможности финансирования). В этом случае адресат может подумать, что у РВЦ имеются внутренние резервы, и он хочет участвовать в выполнении работ из чисто научного интереса без финансирования или с финансированием в неопределенном будущем. О Костенко и о лаборатории №2 нет ни слова, так что разуверить директора НИИ некому.
Жюри признало наилучшим второй вариант письма. Однако автору представляется более удачным вариант, предложенный на другом конкурсе.
В соответствии с договоренностью с заведующим лабораторией №2 об участии РВЦ в качестве соисполнителя по теме Y предусматривается выполнение нами общего объема работ в 12 тыс. руб. в 1982-1983 гг., из которых 5,5 тыс. руб. приходятся на 1982 г. По просьбе заведующего лабораторией №2 тов. Костенко мы приступили к выполнению работ по теме с 01.01.82, и к настоящему времени объем их выполнения составил 1,2 тыс. руб.
Просим сообщить срок начала финансирования для нашей организации по теме Y и разбивку 5,5 тыс. руб. по кварталам.
Приложение: справка о выполненных работах по теме Y по состоянию на 01.03.82.
Очевидно, что вероятность положительного решения о финансировании работ РВЦ в данном случае существенно выше, чем в предыдущих, что объясняется следующим.
- Открытие финансирования рассматривается как нормальное явление. То, что оно еще не произошло, не воспринимается как неожиданность. Директор НИИ должен ощутить, что все идет как бы по, плану и он имеет дело с нормальным деловым партнером.
- Фамилия Костенко упоминается лишь один раз: она указана, но нет педалирования, автор письма не хватается за нее как за соломинку, что могло спровоцировать тем самым ответ: «Что вы носитесь со своим Костенко! Уволился он, нет его! С него и спрашивайте!»
- Ситуация с Костенко трактуется так: РВЦ пошел навстречу НИИ «по человечески» (попросил конкретный человек за свою организацию!), понимая, что финансирование иногда затягивается. Тем самым предупреждается реплика: «Что ж вы начали работать без финансирования! Сами и виноваты!» Ведь НИИ сам (через своего работника, официальное лицо - заведующего лабораторией!) попросил, чтобы начали.
- Адресату исподволь дают понять, что он имеет дело не с простаками. Деньги считать умеют: сосчитали ведь, что на 1,2 тыс. наработали. Видно, и вправду что-то сделали. Раз есть справка, значит, точно уже что-то потратили, что-то сделали. Да и составление самой справки о выполненных работах - это тоже расход по теме Y.
- РВЦ со своей стороны выполняет все обязательства по плану и на НИИ смотрит как на нормального делового партнера, поэтому не сомневается, что договорённая сумма будет переведена.
Итак, если не открыть финансирование, солидный деловой партнер понесет убытки, да еще и скандал может разразиться! В итоге, если с уходом Костенко, возможно, и собирались замять вопрос о финансировании, то теперь его, скорее всего, попытаются решить положительно, даже и поминая заведующего лабораторией недобрым словом.
Так правильно составленное деловое письмо может решить достаточно важный для организации вопрос.