Как правильно работать с поставщиками
Сейчас я вам на реальном примере покажу, как неправильно построенная работа с поставщиками может перечеркнуть все, что достигнуто благодаря внедрению эффективной модели управления предприятием.
Для начала я расскажу вам, чем закончилась реальная история.
Есть изделие. Это электрический щит. Он является компонентом холодильной машины. Этот щит собирается на стороне, то есть кооператором.
Вся комплектация для щита консолидируется у нас на складе, затем мы ее отправляем кооператору, и он из этого собирает щит. В составе щита около 80 разных наименований.
Это электрические компоненты. Всевозможные провода, автоматы, наконечники, держатели, клеммники и т. д. Все эти названия чертовски похожи, один наконечник от другого отличается буквально одной буковкой. Они могут отличаться буквально одним символом и это будет совершенно другой наконечник. На закупку этих комплектующих, даже если они есть на складе поставщика, уходит 4-5 дней. Оплата, затем консолидация на нужном нам складе поставщика. Это занимает время.
Мы собрали всю комплектацию и отправили ее кооператору. Сборка щита занимает 2-3 дня. Мы отправили с запасом, за 4 дня.
Через день нам звонит кооператор и говорит, что клеммники не подходят. Мы долго разбираемся и выясняем, что поставщик нам прислал не те клеммники. При этом там не было пересортицы. Он прислал именно те клеммники, которые были в его счете.
Но так получилось, что мы ему заказали одни клеммники, а он у себя в программе в счет добавил клеммники, которые отличаются от заказанных буквально одним символом. В самом конце названия.
Заказ, разумеется, был сорван. Потому что на поставку нужных клеммников нужно 4-5 дней.
Неправильные клеммники будут теперь вечно валяться на нашем складе. Такие ошибки постоянно приводят к росту складских запасов. Я миллион раз встречал, как на производствах лежат какие-то компоненты, которые никто не знает откуда взялись и зачем вообще покупались.
Теперь вы знаете, откуда.
А теперь давайте разберемся, почему так происходит и что с этим делать.
Итак, вы внедрили правильную модель управления вашими процессами. Вовремя запускаете в работу заказы, правильно поддерживаете складские запасы, они у вас в порядке, вовремя стартуете всякие задания и т. д. Все отлично.
У вас перед глазами график закупок, откуда и делаете заказы поставщикам. Но как именно вы это делаете? Как происходит сам процесс размещения заказа у поставщика?
Тут возможны несколько вариантов:
- У вас очень грамотный поставщик, который дает вам web кабинет, чтобы вы могли самостоятельно размещать у него заказы.
- Вы отправляете ему заказ по email, где перечисляете все наименования и количества.
- У вас есть некий формат взаимодействия. Например, Excel.
Самый надежный способ - первый. Но и он не спасет от ошибок.
Чтобы понять причины возникновения таких ошибок, надо понять, как ваш конструктор (технолог) разрабатывает изделие.
Он смотрит в интернет, посещает сайты поставщиков и ищет нужные ему компоненты. Находит их и добавляет в состав. Именно в этот момент происходит закладка этой мины.
Дело в том, что разные поставщики один и тот же компонент могут именовать по разному. И наименование одного поставщика может быть не совсем понятно другому поставщику. А то и вовсе под этим же наименованием может быть попросту другой компонент. Очень похожий, но немного другой. Этого «немного» вполне достаточно, чтобы сорвать исполнения заказа.
Поэтому, когда разработчик делает состав изделия, он должен:
- зафиксировать наименование.
- зафиксировать поставщика.
- зафиксировать код этого товара у этого поставщика.
И когда вы будете размещать заказ у поставщика, вы должны ему отправлять не наименование, а код, который зафиксировал ваш разработчик. Чтобы у него даже соблазна не было что-то искать по наименованию и ошибиться. А если ваши закупщики пользуются web кабинетом поставщика, то они тоже будут там искать не по названию, а по коду.
Вот кабинет поставщика, где это сделано грамотно. Причем можно зафиксировать не только код в базе поставщика, но и артикул производителя, что тоже полезно.
Если же вы решили что-то купить у другого поставщика, то конструктор должен как-то верифицировать позиции этого счета, то есть подтвердить, что все в порядке, это правильные компоненты. Сделать это нужно только один раз.
Да, такая разработка продукции чуть более трудоемка, чем просто надолбить в состав изделия какие-то наименования.
Но сколько потом у менеджера по закупкам уйдет времени на то, чтобы разобраться, где мы должны это покупать и как точно это называется. Я уже не говорю про те несколько дней (а может и недель), которые вы потеряете, если столкнетесь с ситуацией, с которой я начал эту статью.
Отсюда