ISO 9001 и ERP: скоординированный подход

[edinyiystandart]

Источник: исходный материал на английском языке появился на сайте «The fabricator.com». Авторство принадлежит Майку Свиту и Стиву Петиджону.

Рабочая документация по процессам - стартовая точка для размышлений о сертификации… и о выборе программного обеспечения

Получение сертификата ISO 9001 и выбор ПО из всего множества продуктов ERP - непростые задачи. Однако компании могут добиться желаемых целей и даже получить прибыль, когда с их стороны проявлен вдумчивый подход и все делается правильно. Оценка на соответствие ISO 9001 и внедрение ERP могут озадачить руководство любой компании. Может оказаться в тупике даже агрессивный и настроенный на инновации промышленный гигант.

Когда к проектам подходят с разумной основательностью, приходится вводить в дело огромные ресурсы, тратить бездну времени на каждый шаг вперед так, что в конечном итоге реализация проекта может затянуться на годы. Хуже всего то, что большинство из тех, кто сталкивается с двумя упомянутыми задачами, слышали о неудачных проектах подобного рода. Проекты сопровождались убытками, несбывшимися ожиданиями и тратой времени. Многие даже сами принимали участие в них.

Обычно производители склонны откладывать сертификацию по ISO 9001 и имплементацию ERP на неопределенные сроки, потому что эти проекты чреваты проволочками в непосредственной производственной деятельности, которая приносит деньги. И все-таки необходимость в ISO 9001 и ERP постоянно возрастает вследствие развития технологий, более строгих требований по аудиту от закупщиков вашей продукции и ускоряющейся ценовой борьбы на рынке.

Что выбрать ISO 9001 или ERP? А может, не надо выбирать? Две задачи многое объединяет, обе они вращаются вокруг документации по процессам и системного мышления. И СМК (система менеджмента качества, - ред.), и ERP нужно оценить, запланировать, внедрить с высокой степенью совместной интеграции, все это сделает их более управляемыми, экономически эффективными и успешными в целом.

Расположенный в Медине, Огайо, производитель стальных сварных труб «United Tube Corp» можно считать витриной успеха интегрированных ERP и ISO 9001. Из примера этой компании, опыт которой мы сейчас опишем, другие поставщики металла могут извлечь для себя много полезного для собственных проектов ISO 9001 и ERP.
Как съесть слона? Слона нужно есть по кусочкам!

Хотя ситуация каждой производственной компании уникальна, сопряжение СМК и ERP складывается из четырех последовательных действий и пяти вспомогательных (смотрите рисунок ниже).

«United Tube Corp» не внедряла систему менеджмента и ERP одновременно. Компания прошла все необходимые шаги, но они растянулись во времени. ERP уже была внедрена, когда велась работа с ISO 9001 и сильно помогла в создании на предприятии СМК. В 2008 году финансовый директор «United Tube Corp» Фрэнк Садовский уже знал, что для будущего компании ERP система необходима. Благодаря этому «United Tube Corp» имела достаточно предвидения в своем руководстве, чтобы уже тогда начать активно изучать доступные в сфере IT-решений варианты. В частности, тогда удалось сформулировать требования к рабочим местам и ПО при активном участии привлеченной консалтинговой фирмы. Все это очень пригодилось потом при внедрении ISO 9001.

1. Первичное исследование. Начните с исследования того, какими ключевыми характеристиками должны обладать текущие и будущие рабочие места и ПО. Выводы нужно документировать и согласовывать с заинтересованными сторонами внутри компании. В решении проблемы может быть очень полезен привлеченный процессный консультант или постоянный поставщик программного обеспечения.
2. Выбор ERP системы. Выбирайте такое программное обеспечение, которое сможет с легкостью обеспечить рабочие процессы в будущем. Оно должно быть достаточно гибким, чтобы его можно было без большой «головной боли» приспособить к изменениям. Недооценка важности таких факторов, как качества поставщика ПО, технических возможностей системы, потенциала с точки зрения подстройки системы под изменение ваших нужд, - все это не может быть недооценено при выборе конкретного ERP-продукта.
3. Внедрение ERP. Выполните внедрение технически, помня о процессах и документации по ним и изменяя все это по мере получения новой информации во время тестирования программ и обучения.
4. Сертификация ISO. Внедряйте ERP одновременно с процессом сертификации по ISO 9001, когда бизнес-процессы налажены и относительно свежи.
5. Реперные точки ISO 9001. Привлекайте аудитора по ISO для наблюдения за работой программы во всех ее звеньях, чтобы иметь о ней полезное и независимое мнение, внедрять лучшие практики. Полноценное использование таких аудитов крайне полезно еще и с той точки зрения, что компания всегда будет играть на опережение, будучи готовой к сертификационному аудиту задолго до того, как он состоится.

В 2013 году компания «United Tube Corp» поставила перед собой цель сертификации по ISO 9001 и получила сертификат в августе того же года. По словам Фрэнка Садовского, который с тех пор сделался президентом и владельцем «United Tube Corp», процесс сертификации ISO 9001 прошел гладко, поскольку в ERP-системе компании уже имелись карты, которые и передали консультантам по ISO, сэкономив недели, которые могли бы понадобиться для подготовки этой информации в случае, если бы она собиралась нарочно.
Экономическое обоснование

Почему вдруг компании следует внедрять ISO 9001 и ERP систему так, как тут предложено. Существует много причин, которые можно свести к трем взаимосвязанным положениям:

Экономия времени. Если совместить воедино процессы изучения компании для внедрения СМК и ERP, то можно сэкономить от 25% до 50% на сертификационный процесс по ISO 9001. По оценке консультанта СМК, который работал в «United Tube Corp», благодаря исследованию процессов, которые выполнили ранее для ERP системы компания сэкономила 6 месяцев при оценке на соответствие стандарту ISO 9001.

Повышение качества рабочей силы предприятия. Привлечение к проекту наиболее важных сотрудников, их участие в картировании процессов, выборе программного обеспечения заражает сотрудников ответственностью за дело, так как они начинают воспринимать его как свое. Это справедливо и с технологической точки зрения, и с точки зрения процессов. Кливлендский производитель штамповочных пластин «Die-Matic Corp.» внедрил ERP, в которую интегрированы требования стандарта по менеджменту качества TS 16949. Система была устроена таким образом, что все работники на всех уровнях были привлечены к разработке продукции. В качестве контрольной меры за менеджмент оставалось управление ответственностью за предложенные инициативы. Создание на предприятии системы с такими параметрами имело глобальный положительный эффект. Нам рассказал об этом Джерри Зейтлер, президент «Die-Matic Corp».

Естественный ход вещей. В конце концов, все мы понимаем, что управление большими проектами требует некоторого здравого смысла. Ну кто, скажите, будет устанавливать производственное оборудование, не уяснив предварительно: как сырье должно двигаться в процессе обработки и использования на заводе? Кто будет открывать автостраду, не понимая, как двигается в данном районе транспорт? Так и с проектами внедрения систем. Организация должна сначала хорошо представлять себе свои будущие информационные потоки. Это центральный принцип как для работы с ISO 9001, так и для правильно организованной ERP.
Долгосрочные результаты

Конечный результат любого производственного проекта - это возврат инвестиций (ROI, - ред.). В компании «United Tube» оперативно подсчитали ROI вслед за скоординированным внедрением ISO 9001 и ERP. Если говорить в терминах дохода, перекрывающего расходы, то при анализе выявились шесть явных положительных результатов:

1. Управление документацией. Ключевые документы, включая выдержки, утверждения, рабочие задания, сопроводительные документы и счет-фактуры должны автоматически генерироваться и храниться в одном месте в ERP-системе. До внедрения такой системы данные иногда обращаются через разные рабочие места и часто один и тот же процесс выполняется по-разному разными сотрудниками.

1. Уход за оборудованием. Записи по уходу за оборудованием - одно из ключевых положений ISO 9001 и причина запоздалых сожалений и тревоги при сертификации по стандарту. В ERP системе «United Tube Corp» есть специальный модуль предупреждения проблем с обслуживанием оборудования, который управляет графиком проверок и автоматически документирует процессы, которые с этим связаны. Об этом рассказал Дэвид Коллинз, директор завода «United Tube Corp».

1. Прослеживаемость сырья. В «United Tube Corp» связали маркированное сырье с документацией заказов цеха основного производства и транспортных документов, используя инструменты ERP для работы со штрихкодами в цехе. Благодаря этому компания легко может продемонстрировать прослеживаемость аудиторам и потребителям без дополнительных бумажных проволочек.

1. Анализ данных. В «United Tube Corp», благодаря произведенным изменениям руководство имеет оперативный доступ к архивным данным на многих уровнях работы системы. Сделано ли это для реализации требований ISO 9001 по постоянному улучшению или, просто, для лучшего управления делами, так или иначе, теперь есть возможность удобно просматривать все ключевые метрики, включая те, которые касаются использования материалов, лома, потребительских трендов.

1. Поддержка безбумажных записей. Менеджмент «United Tube Corp», отдавая себе отчет в том, что ключевые данные хранятся в ERP системе, проводят политику хранения ключевых данных в электронном архиве, избегая необходимости создавать папки с документами на физическом носителе.

1. Обеспеченная на будущее гибкость. С течением времени, несомненно, внешние требования к работе «United Tube Corp» и ее собственные бизнес-процессы будут меняться. Садовский полагает, что бизнес-процессы компании хорошо увязаны с ERP-системой, теперь будет не сложно подстроить программное обеспечение под любые перемены и любые формы, которые может потребовать стандарт ISO.

Принятие необходимых мер

Ни один здравомыслящий менеджер предприятия не станет утверждать, что проект внедрения ISO 9001 или ERP может быть простым или можно сразу понимать, как все делать. Но правда состоит в том, что в рыночной реальности производства металла постоянно растет необходимость в хорошо внедренных системе менеджмента качества и ERP-системе. Пример «United Tube Corp» демонстрирует, что с ERP и ISO 9001 компании могут достигать своих целей и получать выгоду, когда все сделано правильно при внедрении.

Перевод: сотрудник Центра по сертификации и лицензированию «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Читать на сайте 1CERT.RU