10 вещей, которые вы должны знать об ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015
Источник: автором статьи является Дуг Милн (Doug Milne, - ред.), она впервые опубликована на английском языке, на сайте одного из крупнейших в мире органов по сертификации «DNV GL». Штаб-квартира организации находится в Милане, Италия.
Шаг 4: Среда организации
Небольшое напоминание о 10 разделах HLS (High Level Structure - ред.) - этот пост рассказывает о Параграфе № 4 «Контекст организации»:
- Область применения.
- Нормативные ссылки.
- Термины и определения.
- Среда организации.
- Лидерство.
- Планирование.
- Поддержка.
- Функционирование.
- Оценивание результатов функционирования.
- Улучшение.
Этот раздел вносит важные изменения как в ISO 9001, так и в ISO 14001, он разбит на 4 подпункта из числа обязательных, в соответствии со Структурой верхнего уровня (HLS -High Level Structure, - ред.):
4.1 Понимание организации и ее окружения.
4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.
4.3 Определение области распространения системы менеджмента.
4.4 Система менеджмента.
Основной посыл пунктов 4.1 и 4.2 для организации заключается в том, что теперь надо сначала взглянуть на организацию в целом, составить себе общее представление о бизнесе: учесть ключевые внутренние и внешние факторы, которые влияют на качество и/или систему экологического менеджмента, относящиеся к внешней среде. Приложение A в ISO CD 14001:2015 объясняет это как нельзя лучше:
«Задача этого пункта предоставить общее, стратегическое понимание важных моментов, которые могут повлиять позитивно или негативно на то, как организация управляет своими экологическими обязательствами. Действительно важным вопросом является вопрос о том, что влияет на способность организации достигать стратегических целей, которые она ставит в рамках своей системы экологического менеджмента и в том числе выполнять обязательства в рамках экологической политики».
Пункт 4.1 требует от организации принимать во внимание широкий спектр факторов, которые могут иметь влияние на систему менеджмента: в частности, в вопросах их структуры, области распространения, внедрения и функционирования. В Приложении А перечислен широчайший диапазон факторов, которые нужно учитывать:
- - Социальный
- - Экономический
- - Национальный
- - Правительственный
- - Технологический
- - Политический
Пункт 4.2 требует от организации принимать во внимание и осознавать потребности «заинтересованных сторон» как внутренних, так и внешних. Предыдущие версии проектов стандартов также содержали термин «заинтересованные лица», который знаком многим организациям - я считаю, что термины являются синонимами и взаимозаменяемы, нет необходимости считать их чем-то отличным. Относительно заинтересованных сторон, последние включают:
- - Сотрудников
- - Подрядчиков
- - Клиентов/Заказчиков
- - Поставщиков
- - Органы контроля
- - Акционеры
- - Соседние объекты
- - Некоммерческие организации (НКО)
- - Вышестоящие органы
Из обоих стандартов ясно, что необходимый учет среды организации и потребностей заинтересованных сторон должен соотноситься с областью распространения системы и стандартом, НО оценка должна быть соответствующей и пропорциональной.
Также ясно, что выходы из процессов, которые связаны с Пунктами 4.1 и 4.2 являются ключевыми входами для оценки рисков и возможностей из Раздела 6 стандартов.
Одним из ключевых вопросов относительно этих подпунктов, вполне возможно, будет: «Как мы можем продемонстрировать соответствие?» HLS вносит ясность:
Пункт 4.1 «Организация должна проводить мониторинг и анализировать информацию об этих внешних и внутренних аспектах».
Пункт 4.2 «Организация должна проводить мониторинг и анализировать информацию об этих заинтересованных сторонах и их требованиях.»
Указанное выше подразумевает, что требуется некоторая форма документирования выхода или запись проведенных по данным требованиям действий, чтобы продемонстрировать, как учитываются внутренние и внешние факторы и точки зрения заинтересованных сторон. Следующий вопрос может быть «как я докажу, что я учел эти моменты и мнение заинтересованных сторон?»
Имеются разные методы и подходы, которые могут быть использованы для демонстрации соответствия входных данных, являющихся выходом из процессов заинтересованных сторон. Хотелось бы надеяться, что с каждой серьезной редакцией стандартов будет увеличиваться спектр методов и наглядных примеров действий компаний в этом вопросе. Некоторые актуальные примеры включают:
Внутренние и внешние вопросы:
- Основные тенденции на рынке, которые могут повлиять на организацию: в вашей организации может быть достаточно глубокое представление о том, что происходит на рынке, опасность может подстеречь с другой стороны - вы возвращаетесь к этому вопросу эпизодически и бессистемно.
- Инновации и строительство новой инфраструктуры: эта область также является критической для успеха вашего бизнеса и, конечно, существует ее мониторинг, а сама она обсуждается на разных уровнях управления.
- Изменения, вносимые госорганами и регуляторами в требования к вашей деятельности: сюда входит целый спектр внешних нормативных документов, о которых необходимо быть в курсе. Если вы не будете принимать этот вопрос во внимание, то тяжкие последствия для вашего бизнеса неизбежны ИЛИ если вы заблаговременно обратите внимание на них, то можете успеть воспользоваться новыми открывающимися в связи с ними возможностями.
- Политическая и другая нестабильность: это может казаться немного «не в тему», но, например, если вы используете сырье из одной страны, которая нестабильна, ваш бизнес может подвергнуться опасности; или если возникнут серьезные сомнения в этичности источника сырья или товаров (используется труд детей, например, - ред.).
- Корпоративная культура и менталитет персонала: опять, может показаться, что этот вопрос совсем из другой оперы, однако, эффективная организация рабочей силы, счастливые сотрудники с мотивацией могут сыграть огромную роль в успехе компании на рынке - многие организации проводят внутренние опросы сотрудников, для того, чтобы знать о ситуации в этом аспекте.
Внутренние и внешние стороны:
- Вовлечение заинтересованных лиц: безусловно, сейчас многие организации широко практикуют консультации в различных вопросах с заинтересованными сторонами и планирование по тем или иным аспектам. Более часто теперь компании организуют мероприятия «под рубрикой» корпоративной социальной ответственности.
- Совещания с другими компаниями на рынке и НКО относительно окружающей среды, планирования и развития: все это непременный атрибут работы больших организаций со значительными рисками в области HSE-менеджмента (здоровье, безопасность, окружающая среда, - ред.).
- Встречи и другие взаимодействия с правительственными регуляторами; могут охватывать ключевые проблемы, связанные с качеством, вытекающие из этого вопросы спецификаций и оценки соответствия продукции, проблемы, связанные с окружающей средой - регуляторы вырабатывают требования и стандарты в этой области для бизнеса.
- Встречи с сотрудниками, консультирование и мероприятия, направленные на получение обратной связи: такие мероприятия должны были уже проводиться, но работа с обновленными стандартами менеджмента может послужить толчком для улучшения в этой сфере. Сказать правду, мероприятия в этой области часто являются говорильней - ничем более. И это весьма распространенная ситуация на рынке.
- Работа с поставщиком и управление взаимодействием: многие организации стараются получить взаимную выгоду от партнер-клиентских отношений, что имеет огромное значение для общего успеха.
- Работа с клиентом/заказчиком и управление взаимодействием: конечно, является фундаментом всех стандартов и ключом к успеху.
Может быть после того, как вы поразмыслите над тем, как вы поняли эти ключевые моменты и со сколькими заинтересованными сторонами вы сотрудничаете, вы будете приятно удивлены - почти со всеми вы уже работаете. А быть может, вы сотрудничаете с ограниченным количеством внутренних и внешних сторон - что, наверное, работает - но сейчас пришло время подумать, достаточно ли этого и не теряете ли вы хорошие возможности.
Следующий логический вопрос будет «как мы зафиксируем эту информацию?». Существует множество путей, как это может быть сделано и надеюсь, некоторые новые подходы могут появиться, когда ISO 9001:2015 и ISO 14001:2015 войдут в употребление. Можно предложить следующие подходы:
- Информационная сводка с использованием существующих подходов, которые были только что упомянуты (например, короткий отчет).
- Информация, обобщенная как часть входных сведений для журнала рисков и возможностей (например, для ISO 14001 это может быть дополнительным процессом по идентификации аспектов окружающей среды и влияния на окружающую среду).
- Записи в простых табличных формах.
- Информацию можно заносить и хранить в базе данных.
- Нужно идентифицировать и записывать информацию в ходе ключевых совещаний.
Содержимое Раздела №4 нацелено на поднятие системы управления на уровень выше и концентрации ее на том, что имеет центральное значение для самой организации - это полностью корректно и логично.
Готовя к публикации этот пост и размышляя на тему того: что подразумевалось редакторами стандартов в пунктах 4.1 и 4.2, я поразился подходу, который избрали в ISO, когда подготовили Структуру верхнего уровня (HLS, - ред.). За этими подпунктами стоит требование к организациям ясно и логически поразмыслить о том, что внутри и снаружи может повлиять на их системы управления, а также требование иметь возможность доказать, что эта информация находится под мониторингом и анализируется. От руководства организации потребуется открыть дискуссию по самым общим и коренным вопросам, поскольку трудно подходить ко всему объему вопросов, затронутых выше и при этом не затронуть фундаментальные основы деятельности компании.
Имеются два других подпункта в Разделе 4:
4.3 Определение области распространения системы менеджмента.
4.4 Система менеджмента.
Подпункт 4.3 об области применения системы менеджмента знаком многим организациям, поскольку пункт 4.1 ISO 14001:2004 и пункт 4.2.2 ISO 9001:2008 требуют именно этого: определения области применения системы менеджмента (в этом ключе ISO 14001 был гораздо яснее). В готовящихся новых редакциях ISO 9001 и ISO 14001 требования по определению области применения стали более ясными, жесткими и требуют от организации предоставить выходы из процессов, созданных в соответствии с пунктами 4.1 и 4.2. Требуется определить необходимые действия, продукты и услуги попадающие в область распространения системы, а также уровни контроля и взаимосвязи.
Что это значит? Надеюсь, это приведет к более точному и логичному подходу при определении области распространения, так как теперь в фокусе будут наиболее важные вопросы на этом этапе: учет внешних и внутренних требований, ключевых продуктов, услуг и действий. Больше нет никаких «исключений» из области распространения системы менеджмента (вспомним классическое исключение из требований по разработке, - ред.). Стандарты требуют, чтобы область распространения была точно документирована, публично доступна. Документация должна указывать на те вопросы, где конкретные требования стандартов не могут быть применены.
Эти точные требования по определению области распространения систем менеджмента, надеюсь, также привнесут ясность в представление организаций о том, каковы границы их систем. А ТАКЖЕ, я надеюсь, улучшится и представление органов по сертификации, и они смогут повысить качество аудита в этой сфере и выдавать сертификаты с более корректными формулировками.
Подпункт 4.4 «Система менеджмента» в целом утверждает, что организация должна внедрить, поддерживать и постоянно улучшать систему менеджмента для того, чтобы предоставлять соответствующие требованиям продукты, услуги, охваченные данной системой менеджмента. Это должно быть знакомо серьезным организациям, которые внедряют систему менеджмента ради соответствия и улучшения. Подпункт 4.4, как мне кажется, призван сподвигнуть организации предпринять усилия, чтобы лучше понять процессы, имеющие отношение к области применения системы менеджмента. Что я подразумеваю, говоря «процесс»? Термин процесс определяется как: «Набор взаимодействующих или взаимосвязанных процессов, которые преобразуют выходы во входы».
Что это значит? Если вы используете систему менеджмента, которая действительно интегрирована в общую систему управления вашим бизнесом, то процессы не могут не быть важнейшей частью такой системы, тем не менее, вам придется проанализировать, насколько эффективно взаимосвязаны ваши процессы и понимаете ли вы их влияние и воздействие на бизнес. Как я сказал выше, этот подпункт должен повысить значимость системы менеджмента для системы управления предприятия в целом, потому что благодаря изменениям система станет поводом для систематического анализа ключевых бизнес-процессов и критических аспектов, связанных с этими процессами. В практическом смысле она требует от организации полного анализа своих процессов и хорошего понимания: как эти процессы взаимодействуют друг с другом - они не работают как изолированные процедуры без последствий для других видов деятельности.
Раздел 4 вносит некоторые важные инновации в мир систем менеджмента и может стать вызовом для организаций, которые не рассматривают системы менеджмента как практический инструмент управления, составляющий реальную часть ежедневного управления ключевыми бизнес-процессами компании. Между обнародованием проектов стандартов и их финальной публикацией новых может быть много споров, особенно касательно подходов к пониманию среды организации при учете внутренних и внешних факторов, влияющих на бизнес, и заинтересованных сторон.
В пятом шаге я расскажу о другой важной области изменений - Раздел 5 «Лидерство и приверженность»:
Перевод: внештатный сотрудник «Единый Стандарт» Богдан Калошин.
Читать на сайте 1CERT.RU