Paperless
По разным причинам и в частности, чтобы как-то сберечь деревья - легкие планеты, я все стараюсь перевести на безбемажную основу. Уже везде где только можно я вместо бумажных инвойсов и счетов прошу электронные версии. Telstra, некоторые банки, Apple, онлайн магазины уже давно так работают, но есть куча организаций, которая до сих пор рассылает бумажные счета, да и в магазинах бумажные чеки еще никто не отменял. Те, что нужна для налоговой надо хранить 7 лет. А это занимает место. В итоге надо все переводить на электронные версии. Так что потихоньку все сканируем и на диск складываем.
Народ уже на этом собаку съел и отработал технологии, но все равно все не так просто как кажется. Ну ладно, нам нужен сканер. Или обычный или такой чтобы сразу мог в PDF конверить, отсылать в облако и пр. Сейчас на рынке есть несколько моделей, специально для таких целей. Это серия Fujitsu ScanSnap S1300i/S1500/iX500, Canon imageFORMULA P-150 и Doxie. На остальные ссылки не даю - сами найдете на ближайшем к вам сайте, а вот Doxie это очень интересный принтер. Во-первых маленький, есть вариант работы от батареек, можно по Wi-Fi (через Eye-Fi) сразу заливать на комп. Ну и цена и доставка по всему миру. Кроме этого, конечно, можно использовать камеру в сотовом телефоне. Для них уже даже куча софта используется. Например для чеков можно использовать ShoeBox by 1000memories или вообще облачную систему управления Shoeboxed. Сам я изредка пользуюсь CamScanner+. Но не суть. Сосканировать и перевести в PDF можно многими способами. Перевели. Теперь нам надо хранить это.
Для хранения вариантов тоже много. Можно хранить все на жестком диске дома и уповать, что ничего с ними не случиться. Можно залить в облако на Dropbox, Google Drive или еще куда. В принципе у этого метода большой плюс - есть как оффлайновая копия, так и мультиплатформенная онлайновая. Но с онлайн дисками одна проблема - это все рано или поздно превращается в файлопомойку. В итоге ни найти что-то, ни управлять этим. И вот тут мы подходим к самому главному - как всем этим управлять. Есть большие и серьезные системы типа Trim и Objective, а есть маленькие типа Paperless (есть версия и для Windows), DEVONthink и iDocument от IcyBlaze. Все бы ничего, и как мне кажется это решение просто замечательное, но есть одно но. Надо чтобы можно в случае чего все это восстановить при крахе системы. Т.е. бэкапы, понятное дело, никто не отменял, но онлайн хранение тоже бы было очень полезно ибо иногда надо получить доступ и с мобильного телефона и вообще с другого компьютера. iDocument, кстати, поддерживает Dropbox и у них есть версия для смартфонов. Многие для этих целей рекомендуют Evernote. Опять же - мультиплатформенная онлайновая, многие современные принтера, что я перечисли выше сразу могут оправлять созданный PDF прямо в Evernote. Или я в CamScanner+ создаю многостраничный PDF и тоже сразу заливаю его в Evernote. Казалось бы чего еще надо? Но у Evernote нету оффлайнового хранилища на локальном диске и если в отсутствии интернета (а это возможно) нам что-то потребуется, то у нас не будет доступа к нашим данным. Так что на локальном диске нам тоже надо хранить. Вот и возникает вопрос - что делать? Есть Doo у которого уже есть свое облачное хранилище и они позволяют подключать внешние типа Dropbox и Google Drive.
Пока лидером являются iDocument и Doo за интеграцию с облаком и возможность хранения файлов локально без базы. Будем тестировать и смотреть.
Есть ли кто из моих читателей, кто уже перевел домашние дела на безбумажную основу? Кто как решал проблему каталогизации и поиска документов? Это раз.
И второе - а что вы делаете с подписями? Т.е. создаете вы PDF который надо подписать. Печатаете, подписываете и затем сканируете или же сразу вставляете подпись в документ и сохраняете как PDF?