Ведём деловую переписку на английском языке
Несмотря на то, что изучение делового английского сегодня становится не только модной образовательной тенденцией, но и насущной потребностью для любого офисного работника и приобретает поистине массовые масштабы. Некоторые тонкости business English познаются скорее в «открытом бою» с содержимым корпоративного e-mail ящика и несмолкающим телефоном на столе секретаря, чем в уютной аудитории образовательного учреждения.
Попав из списка лучших выпускников иняза прямо в горнило офисной среды, я в должности секретаря-переводчика одной из финско-русских строительных компаний на своём собственном опыте отметила, что даже и нас, специалистов в области лингвистики, учат не всему.
Принято считать, что деловой английский как язык бизнес-коммуникации отличает холодность, сухость и краткость. Отчасти, это действительно так, ведь в сфера делового общения отличается от бытовой. Деловые люди общаются по делу в рамках общего проекта, здесь больше ценится информативность, чем красота фразы или даже правильность её построения. Это хорошо видно на примере переписки компании с зарубежными коллегами и прочей письменной документации (даже не относящейся к технической составляющей проекта).
Приведу основные термины:
The Contract - договор, пишется всегда с большой буквы, это основной документ, согласно положениям которого и ведётся работа между the Client - заказчиком (пишется также с большой буквы, как главное заинтересованное в исполнении проекта лицо от решения которого зависят не только прибыли, но и репутация) - и the Contractor - или исполнителем, в некоторых случаях подрядчиком. Однако subcontractor (субподрядчик, юридическое лицо, выполняющее лишь часть работ) пишется зачастую с маленькой буквы. Основная терминология, наименования участников делового взаимодействия, оговорена в тексте основного договора и сохраняется на протяжении всего проекта во избежание путаницы.
Также ответная деловая переписка ведется при обязательном условии цитирования полученного сообщения. Таким образом, письма, касающиеся обсуждения определённого вопроса, растягиваются и документируются в подобие цепочки. При ведении переписки между участниками проекта в копию получателя обязательно ставится основной исполнитель работ или заказчик, для удобства контроля за ходом проекта.
Широкое применение имеют место простые вопросы, оформленные нумерованным списком, тут уж не до расшаркиваний и долгих вступлений, когда решение должно быть получено в кратчайшие сроки, чтобы общее дело могло продвигаться дальше. Часто используются сокращения, которые могут быть всем известными общепринятыми аббревиатурами, например - LLC - limited liability company или бытовыми ASAP - as soon as possible , BR - best regards.
Однако язык деловой переписки не так холоден, как может показаться на первый взгляд. В иноязычной бизнес-среде тон делового общения задается обычно иностранными коллегами, которые в большинстве своем склонны к либерализму и крайней личной заинтересованности в деятельности фирмы и общем успешном завершении сделки.
Так что не удивляйтесь, если к вашему боссу Николаю Веньяминовичу Начальникову, которого весь офис, включая заместителя, осмеливаются называть лишь по имени и отчеству (и то шепотом), иностранные партнеры, включая секретарей и обычных сотрудников, будут обращаться: Dear Nick! Hi, Nick! - это не есть проявление фривольности, а, наоборот, признак демократичности, являющейся общепринятой стратегией управления и делового общения в Европе и Америке. Также, как и при упоминании сотрудников компании не принято говорить stuff, company, а скорее, team (например, our team is already solving this problem - даже если на деле, весь штат офиса получил нагоняй и был прибит степлером к ошибкам в чертежах). Хорошим тоном будет поприветствовать иностранного партнера на его родном языке, несмотря на то, что вся переписка будет вестись на английском. Например, финского партера порадует Terve!, письмо заказчику из Франции может начинаться с Salute!
И самое главное, как в деловой переписке, так и при личных встречах или телефонных переговорах - это вежливость, вежливость и ещё раз вежливость. Не забывайте поздравлять зарубежных коллег со всевозможными праздниками, в пятницу обязательна фраза Have a nice weekend. Про модальные глаголы подчинения (столь любимые начальством) следует забыть, например, при использовании should вместо must - тон письма, несмотря на его порицательное содержание, изменится на нейтрально-дружелюбную интонацию, которая и является ключом к успешному общению в деловой сфере, а потенциальный приказно-исполнительный тон некоторых глаголов, например, ask, можно смягчить наречием kindly. Также необходимо благодарить, как можно больше и за любую мелочь, например, фраза “ we sincerely thank You for the opportunity to represent our Commercial Proposal” в начале коммерческого предложения не только повысит шансы на получение положительного ответа, но и создаст в тексте дружелюбную дипломатическую атмосферу. Эти же правила делового этикета сохраняются и при телефонных переговорах и личных встречах. Если вы позвонили в зарубежную компанию директору отдела с запросом, при этом вы являетесь инициатором общения и это вам необходимо получить какую-либо информацию от крайне занятого и высокопоставленного человека, как минимум два из пяти его ответов будут начинаться со слов благодарности, thank You for calling, thank you for choosing our Company и даже Thank You как окончание диалога… Такая стратегия сегодня стремительно перенимается и российскими компаниями, однако менталитет и национальный характер не столь динамичная штука, и наши специалисты, скорее склонны впадать здесь либо в подобострастие, либо в дежурную любезность. У иностранных коллег благодарность получается менее натужной, более искренней, в ней видна скорее заинтересованность и доброжелательность, чем следование правилам.
В заключительной части письма можно указать на готовность компании к продолжению сотрудничества, например, Denis' School wishes You good luck in Your international projects and welcomes You to our classes of Business English, don’t hesitate to contact us in case any additional information needed.
И напоследок, обратимся к окончанию делового письма, т.е. подписи. Здесь важно дать как можно больше координат и ориентиров для связи и получения дополнительной информации о компании, а также необходимо указать вашу должность в компании и, естественно, не забыть о правилах этикета (хорошее слово приятно не только кошке, но и, например, начальнику отдела по международным контактам компании Apple).
Например, моя подпись под данным постом будет выглядеть следующим образом:
Kind Regards,
Dyusupova Irina
Target Starter Group Teacher,
Denis’ School,
Sadovaya Str.64,
190068 St. Petersburg, Russia
Tel: + 7 (812) 320-77-22
e-mail: info@dschool.ru
http://dschool.ru
Попав из списка лучших выпускников иняза прямо в горнило офисной среды, я в должности секретаря-переводчика одной из финско-русских строительных компаний на своём собственном опыте отметила, что даже и нас, специалистов в области лингвистики, учат не всему.
Принято считать, что деловой английский как язык бизнес-коммуникации отличает холодность, сухость и краткость. Отчасти, это действительно так, ведь в сфера делового общения отличается от бытовой. Деловые люди общаются по делу в рамках общего проекта, здесь больше ценится информативность, чем красота фразы или даже правильность её построения. Это хорошо видно на примере переписки компании с зарубежными коллегами и прочей письменной документации (даже не относящейся к технической составляющей проекта).
Приведу основные термины:
The Contract - договор, пишется всегда с большой буквы, это основной документ, согласно положениям которого и ведётся работа между the Client - заказчиком (пишется также с большой буквы, как главное заинтересованное в исполнении проекта лицо от решения которого зависят не только прибыли, но и репутация) - и the Contractor - или исполнителем, в некоторых случаях подрядчиком. Однако subcontractor (субподрядчик, юридическое лицо, выполняющее лишь часть работ) пишется зачастую с маленькой буквы. Основная терминология, наименования участников делового взаимодействия, оговорена в тексте основного договора и сохраняется на протяжении всего проекта во избежание путаницы.
Также ответная деловая переписка ведется при обязательном условии цитирования полученного сообщения. Таким образом, письма, касающиеся обсуждения определённого вопроса, растягиваются и документируются в подобие цепочки. При ведении переписки между участниками проекта в копию получателя обязательно ставится основной исполнитель работ или заказчик, для удобства контроля за ходом проекта.
Широкое применение имеют место простые вопросы, оформленные нумерованным списком, тут уж не до расшаркиваний и долгих вступлений, когда решение должно быть получено в кратчайшие сроки, чтобы общее дело могло продвигаться дальше. Часто используются сокращения, которые могут быть всем известными общепринятыми аббревиатурами, например - LLC - limited liability company или бытовыми ASAP - as soon as possible , BR - best regards.
Однако язык деловой переписки не так холоден, как может показаться на первый взгляд. В иноязычной бизнес-среде тон делового общения задается обычно иностранными коллегами, которые в большинстве своем склонны к либерализму и крайней личной заинтересованности в деятельности фирмы и общем успешном завершении сделки.
Так что не удивляйтесь, если к вашему боссу Николаю Веньяминовичу Начальникову, которого весь офис, включая заместителя, осмеливаются называть лишь по имени и отчеству (и то шепотом), иностранные партнеры, включая секретарей и обычных сотрудников, будут обращаться: Dear Nick! Hi, Nick! - это не есть проявление фривольности, а, наоборот, признак демократичности, являющейся общепринятой стратегией управления и делового общения в Европе и Америке. Также, как и при упоминании сотрудников компании не принято говорить stuff, company, а скорее, team (например, our team is already solving this problem - даже если на деле, весь штат офиса получил нагоняй и был прибит степлером к ошибкам в чертежах). Хорошим тоном будет поприветствовать иностранного партнера на его родном языке, несмотря на то, что вся переписка будет вестись на английском. Например, финского партера порадует Terve!, письмо заказчику из Франции может начинаться с Salute!
И самое главное, как в деловой переписке, так и при личных встречах или телефонных переговорах - это вежливость, вежливость и ещё раз вежливость. Не забывайте поздравлять зарубежных коллег со всевозможными праздниками, в пятницу обязательна фраза Have a nice weekend. Про модальные глаголы подчинения (столь любимые начальством) следует забыть, например, при использовании should вместо must - тон письма, несмотря на его порицательное содержание, изменится на нейтрально-дружелюбную интонацию, которая и является ключом к успешному общению в деловой сфере, а потенциальный приказно-исполнительный тон некоторых глаголов, например, ask, можно смягчить наречием kindly. Также необходимо благодарить, как можно больше и за любую мелочь, например, фраза “ we sincerely thank You for the opportunity to represent our Commercial Proposal” в начале коммерческого предложения не только повысит шансы на получение положительного ответа, но и создаст в тексте дружелюбную дипломатическую атмосферу. Эти же правила делового этикета сохраняются и при телефонных переговорах и личных встречах. Если вы позвонили в зарубежную компанию директору отдела с запросом, при этом вы являетесь инициатором общения и это вам необходимо получить какую-либо информацию от крайне занятого и высокопоставленного человека, как минимум два из пяти его ответов будут начинаться со слов благодарности, thank You for calling, thank you for choosing our Company и даже Thank You как окончание диалога… Такая стратегия сегодня стремительно перенимается и российскими компаниями, однако менталитет и национальный характер не столь динамичная штука, и наши специалисты, скорее склонны впадать здесь либо в подобострастие, либо в дежурную любезность. У иностранных коллег благодарность получается менее натужной, более искренней, в ней видна скорее заинтересованность и доброжелательность, чем следование правилам.
В заключительной части письма можно указать на готовность компании к продолжению сотрудничества, например, Denis' School wishes You good luck in Your international projects and welcomes You to our classes of Business English, don’t hesitate to contact us in case any additional information needed.
И напоследок, обратимся к окончанию делового письма, т.е. подписи. Здесь важно дать как можно больше координат и ориентиров для связи и получения дополнительной информации о компании, а также необходимо указать вашу должность в компании и, естественно, не забыть о правилах этикета (хорошее слово приятно не только кошке, но и, например, начальнику отдела по международным контактам компании Apple).
Например, моя подпись под данным постом будет выглядеть следующим образом:
Kind Regards,
Dyusupova Irina
Target Starter Group Teacher,
Denis’ School,
Sadovaya Str.64,
190068 St. Petersburg, Russia
Tel: + 7 (812) 320-77-22
e-mail: info@dschool.ru
http://dschool.ru