Надежные источники информации, или О бухгалтерском учете...
В фильме "Турецкий гамбит" есть такой эпизод, где главная героиня Варвара Суворова беседует с английским журналистом Маклафлиным. Дело происходит во время русско-турецкой войны 1878 г., недалеко от Плевны, на проселочной дороге. Пока они разговаривают, сидя на двуколке, их подслушивает другой главный герой - Эраст Фандорин, который управляет двуколкой под видом простого мужика.
Маклафлин рассказывает Варе под большим секретом, что сегодня вечером турки решили сдаться русским. Для этого они высылают своего парламентера. В этот момент Варя, наивно хлопая глазами, спрашивает:
- Ну, а если врут?
Маклафлин, слезая с двуколки, поворачивается к Варе и прищурившись отвечает ей крайне серьезно:
- Это очень надежный источник...
Сам не знаю, почему этот эпизод из фильма всплыл у меня перед глазами, когда я начал писать пост про учет, но он оказался очень в тему. Дело в том, что вопросы надежности источников информации являются ключевыми в BI. Львиная доля усилий в организации уходит на тщательный сбор и фиксирование информации о бизнесе. Но этого мало. Важно еще, чтобы эта информация собиралась и хранилась в электронном виде, а не на бумажных только носителях.
Первой инстанцией, которая профессионально занимается на предприятии сбором, обработкой и хранением информации является бухгалтерия. Принцип хорошего бухгалтера очень прост и в то же время гениален: есть документ - есть проводка. Все хозяйственные операции попадают в б/у (здесь и далее: б/у - бухгалтерский учет, у/у - управленческий учет - chevalry) только на основании подтверждающих документов установленной формы. К их числу относятся:
1) денежные документы: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, выписки из банка
2) документы о движении товаров, продукции, работ, услуг: товарные накладные, накладные-требования, акты выполненных работ и оказанных услуг, а также связанные с ними документы налогового учета, т.е. счета-фактуры.
Поскольку эти документы связаны с материальной или административной, а иногда и уголовной ответственностью конкретных лиц, то информация в них является достаточно надежной и кроме того наглядно отражающей собой процесс кругооборота капитала, если конечно свести все эти документы воедино.
Финансовый директор - это первое лицо, помимо главного бухгалтера, которое следит за чистотой б/у. И это требуется не только для того, чтобы не иметь проблем с налоговой инспекцией или какими-либо другими гос.органами, но также для целей управления финансами предприятия. Последний момент очень важен, поскольку правильно организованный б/у составляет основу и фундамент у/у. Но именно основу, но никак не стены и не крышу.
При всей своей важности б/у обладает рядом недостатков:
1) Низкий уровень оперативности. Многие документы находят отражение в б/у спустя многие дни и даже недели после реального совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик отпустил в производство какую-нибудь запчасть где-то середине мая, а бухгалтер сделал соответствующую проводку числа эдак 5 или 7 июня. Конечно, ни о каком реальном контроле за уровнем запасов на складе в таких условиях и речи быть не может. Исключение составляют только операции, связанные с движением денежных средств. Здесь оперативность достаточно высокая, и платежи вполне реально можно проводить практически "день в день".
Тем не менее, ретроспективный анализ данных б/у тоже имеет большое значение с точки зрения анализа бизнеса и выявления каких-либо тенденций. Кроме того, в отличие от у/у, в б/у мы можем наблюдать отражение хозяйственных операций не только в натуральном, но и в стоимостном выражении. Например, кладовщик, списывая со склада деталь или запчасть, может и не иметь представления о ее реальной стоимости. Бухгалтер же выведет ее стоимость строго на методической основе.
2) Низкий уровень информативности. Бухгалтерия не отражает у себя многие управленческие данные, крайне необходимые для принятия управленческих решений.
Например, мало знать, что запчасть или деталь была списана со склада. Важно также понимать, на какой объект основных средств она была израсходована. В рамках какого ремонта она была затрачена. С какого конкретно склада она была списана и через чьи руки прошла, прежде чем пошла в дело и т.д. Все это позволяет не только зафиксировать факт затраты, но также уяснить причины и следствия этой хозяйственной операции, установить конкретное ответственное лицо, понять логистику производства и пр. Одним словом, это важные аналитические данные, которые позволяют начать процесс управления хозяйственными операциями на уровне предприятия как единого целого.
В целом ряде случаев бухгалтерские программы (например, программы 1С) позволяют фиксировать через внутренние документы всю вышеперечисленную информацию. Эта информация хранится в специальных хранилищах данных, которые называются регистрами. При необходимости ее можно оттуда извлечь с помощью специальных отчетов. Но собственно в бухгалтерских отчетах, которые все имеют строго установленную форму, мы эту информацию не увидим.
Наличие специальных регистров и специальных отчетов позволяют говорить о приближении б/у к требованиям у/у. Степень этого приближения может быть разной, и она во многом зависит от профессионализма сотрудников отдела ИТ и той нагрузки, которая ложится на плечи бухгалтеров по занесению данных в программу.
Теперь немного теории...
СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ БУХГАЛТЕРСКОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
1.2. Виды, роль и задачи бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет занимает особое место в системе хозяйственного учета и в отличие от других видов учета:
· строго документален -- основанием для любой бухгалтерской записи должен служить специально оформленный документ;
· является сплошным и непрерывным во времени, так как при ведении бухгалтерского учета необходимо фиксировать все без исключения факты хозяйственной деятельности;
· отражает все объекты и хозяйственные операции помимо натуральных и трудовых измерителей в единой денежной оценке;
· ведется на любом предприятии, осуществляющем хозяйственную деятельность, т.е. он ограничен рамками отдельного предприятия;
· осуществляется специальной службой предприятия -- бухгалтерией;
· строго регламентирован законодательными и нормативными документами.
Таким образом, бухгалтерский учет осуществляет сбор, регистрацию и обобщение информации о хозяйственной деятельности предприятия путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций в едином денежном измерителе.
Бухгалтерскому учету отводится основная роль в системе управления предприятием. Рыночные отношения ставят предприятия перед необходимостью обоснования каждого своего шага. Для этого руководство предприятия должно располагать объективной и полной информацией о фактических затратах, себестоимости выпускаемой продукции, полученной прибыли и других факторах, которые влияют на хозяйственные процессы и результаты деятельности предприятия. Для сбора и обработки такой информации на предприятии используют именно бухгалтерский учет.
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ сформулированы основные задачи, которые стоят перед бухгалтерским учетом на современном этапе развития экономических отношений.
К таким задачам относятся:
· формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности -- руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним -- инвесторам, кредиторам и др.;
· обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечение ее финансовой устойчивости.
Выделяют две основные функции, которые выполняет бухгалтерский учет в системе управления предприятием:
1. информационную;
2. контрольную.
Информационная функция является одной из основных функций учета. И это вполне объяснимо, так как бухгалтерия представляет собой место пересечения информационных потоков на предприятии. Именно здесь собираются все данные о хозяйственной деятельности из разных подразделений и служб предприятия, складывается общая картина состояния дел предприятия. От того, насколько оперативной, полной и точной является информация о ресурсах, доходах, обязательствах, прибыли зависит вся дальнейшая деятельность предприятия. Без такой информации невозможно решать текущие проблемы и тем более строить планы на будущее.
Контрольная функция является не менее важной в бухгалтерском учете. Так как в учете осуществляется отражение всех без исключения хозяйственных операций в единой денежной оценке, это позволяет учитывать и контролировать использование хозяйственных средств предприятия и рационально управлять ими. Именно эти свойства бухгалтерского учета позволяют отражать все изменения, как положительные, так и негативные, происходящие в хозяйственной деятельности. Контрольная функция позволяет предупреждать и пресекать приписки, злоупотребления, соблюдать режимы экономии, рационально использовать материальные и трудовые ресурсы, сохранять собственность. В связи с этим можно сказать, что контрольная функция бухгалтерского учета способствует увеличению доходности предприятий.
1.4. Предмет и объект бухгалтерского учета
Сферой применения бухгалтерского учета является отдельный хозяйствующий субъект -- предприятие, организация, учреждение.
В распоряжении каждого предприятия имеются различные средства для совершения хозяйственных операций, которые складываются в определенные хозяйственные процессы, а они в свою очередь составляют сущность хозяйственной деятельности предприятия. Именно хозяйственная деятельность предприятия является предметом бухгалтерского учета, а средства предприятия, хозяйственные процессы и результаты деятельности предприятия рассматриваются в качестве объектов бухгалтерского учета.
Таким образом, объектами бухгалтерского учета являются:
· хозяйственные средства -- как материальная основа деятельности предприятия;
· хозяйственные процессы -- как содержание самой деятельности предприятия;
· результаты хозяйственной деятельности -- прибыль или убытки.
Хозяйственные средства -- это средства предприятия, которые находятся в его распоряжении и используются им для осуществления своей деятельности. Они постоянно находятся в движении, так как включены в кругооборот хозяйственных операций.
В этом кругообороте можно выделить три основных процесса: снабжение, производство и реализацию (здесь см. мой пост с рисунком про оборот капитала - chevalry). Причем процессы снабжения и реализации в свою очередь составляют процесс обращения. Предприятия постоянно осуществляют процесс производства и принимают участие в процессе обращения.
В процессе снабжения у поставщиков приобретаются оборудование, сырье, материалы, которые необходимы для изготовления продукции, выполнения работ. Материальные запасы, как правило, приобретаются в больших объемах и поэтому поступают сначала на склады предприятий, а затем уже используются в производстве.
Процесс производства является основой деятельности предприятия. При его осуществлении используют:
· трудовые ресурсы;
· материальные ресурсы -- сырье, материалы, топливо, запасные части и т.п., которые являются предметами труда и составляют материальную основу выпускаемой продукции;
· средства труда -- оборудование, машины и прочие основные средства, которые создают условия производственного процесса
Результатом процесса производства является готовая продукция, поэтому можно сказать, что уже на стадии производства закладывается будущая прибыль предприятия.
Процесс реализации представляет собой третью стадию кругооборота хозяйственных средств предприятия. Его задачей является продажа продукции покупателям в целях получения денежных средств для возмещения затрат на производство и реализацию продукции, а также прибыли в составе выручки от реализации. За счет полученной выручки предприятие приобретает новые партии материалов, выплачивает заработную плату своим работникам, вновь производит продукцию и продает ее покупателям. Таким образом, повторяется цикл производственной деятельности предприятия.
Маклафлин рассказывает Варе под большим секретом, что сегодня вечером турки решили сдаться русским. Для этого они высылают своего парламентера. В этот момент Варя, наивно хлопая глазами, спрашивает:
- Ну, а если врут?
Маклафлин, слезая с двуколки, поворачивается к Варе и прищурившись отвечает ей крайне серьезно:
- Это очень надежный источник...
Сам не знаю, почему этот эпизод из фильма всплыл у меня перед глазами, когда я начал писать пост про учет, но он оказался очень в тему. Дело в том, что вопросы надежности источников информации являются ключевыми в BI. Львиная доля усилий в организации уходит на тщательный сбор и фиксирование информации о бизнесе. Но этого мало. Важно еще, чтобы эта информация собиралась и хранилась в электронном виде, а не на бумажных только носителях.
Первой инстанцией, которая профессионально занимается на предприятии сбором, обработкой и хранением информации является бухгалтерия. Принцип хорошего бухгалтера очень прост и в то же время гениален: есть документ - есть проводка. Все хозяйственные операции попадают в б/у (здесь и далее: б/у - бухгалтерский учет, у/у - управленческий учет - chevalry) только на основании подтверждающих документов установленной формы. К их числу относятся:
1) денежные документы: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, выписки из банка
2) документы о движении товаров, продукции, работ, услуг: товарные накладные, накладные-требования, акты выполненных работ и оказанных услуг, а также связанные с ними документы налогового учета, т.е. счета-фактуры.
Поскольку эти документы связаны с материальной или административной, а иногда и уголовной ответственностью конкретных лиц, то информация в них является достаточно надежной и кроме того наглядно отражающей собой процесс кругооборота капитала, если конечно свести все эти документы воедино.
Финансовый директор - это первое лицо, помимо главного бухгалтера, которое следит за чистотой б/у. И это требуется не только для того, чтобы не иметь проблем с налоговой инспекцией или какими-либо другими гос.органами, но также для целей управления финансами предприятия. Последний момент очень важен, поскольку правильно организованный б/у составляет основу и фундамент у/у. Но именно основу, но никак не стены и не крышу.
При всей своей важности б/у обладает рядом недостатков:
1) Низкий уровень оперативности. Многие документы находят отражение в б/у спустя многие дни и даже недели после реального совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик отпустил в производство какую-нибудь запчасть где-то середине мая, а бухгалтер сделал соответствующую проводку числа эдак 5 или 7 июня. Конечно, ни о каком реальном контроле за уровнем запасов на складе в таких условиях и речи быть не может. Исключение составляют только операции, связанные с движением денежных средств. Здесь оперативность достаточно высокая, и платежи вполне реально можно проводить практически "день в день".
Тем не менее, ретроспективный анализ данных б/у тоже имеет большое значение с точки зрения анализа бизнеса и выявления каких-либо тенденций. Кроме того, в отличие от у/у, в б/у мы можем наблюдать отражение хозяйственных операций не только в натуральном, но и в стоимостном выражении. Например, кладовщик, списывая со склада деталь или запчасть, может и не иметь представления о ее реальной стоимости. Бухгалтер же выведет ее стоимость строго на методической основе.
2) Низкий уровень информативности. Бухгалтерия не отражает у себя многие управленческие данные, крайне необходимые для принятия управленческих решений.
Например, мало знать, что запчасть или деталь была списана со склада. Важно также понимать, на какой объект основных средств она была израсходована. В рамках какого ремонта она была затрачена. С какого конкретно склада она была списана и через чьи руки прошла, прежде чем пошла в дело и т.д. Все это позволяет не только зафиксировать факт затраты, но также уяснить причины и следствия этой хозяйственной операции, установить конкретное ответственное лицо, понять логистику производства и пр. Одним словом, это важные аналитические данные, которые позволяют начать процесс управления хозяйственными операциями на уровне предприятия как единого целого.
В целом ряде случаев бухгалтерские программы (например, программы 1С) позволяют фиксировать через внутренние документы всю вышеперечисленную информацию. Эта информация хранится в специальных хранилищах данных, которые называются регистрами. При необходимости ее можно оттуда извлечь с помощью специальных отчетов. Но собственно в бухгалтерских отчетах, которые все имеют строго установленную форму, мы эту информацию не увидим.
Наличие специальных регистров и специальных отчетов позволяют говорить о приближении б/у к требованиям у/у. Степень этого приближения может быть разной, и она во многом зависит от профессионализма сотрудников отдела ИТ и той нагрузки, которая ложится на плечи бухгалтеров по занесению данных в программу.
Теперь немного теории...
СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ БУХГАЛТЕРСКОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
1.2. Виды, роль и задачи бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет занимает особое место в системе хозяйственного учета и в отличие от других видов учета:
· строго документален -- основанием для любой бухгалтерской записи должен служить специально оформленный документ;
· является сплошным и непрерывным во времени, так как при ведении бухгалтерского учета необходимо фиксировать все без исключения факты хозяйственной деятельности;
· отражает все объекты и хозяйственные операции помимо натуральных и трудовых измерителей в единой денежной оценке;
· ведется на любом предприятии, осуществляющем хозяйственную деятельность, т.е. он ограничен рамками отдельного предприятия;
· осуществляется специальной службой предприятия -- бухгалтерией;
· строго регламентирован законодательными и нормативными документами.
Таким образом, бухгалтерский учет осуществляет сбор, регистрацию и обобщение информации о хозяйственной деятельности предприятия путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций в едином денежном измерителе.
Бухгалтерскому учету отводится основная роль в системе управления предприятием. Рыночные отношения ставят предприятия перед необходимостью обоснования каждого своего шага. Для этого руководство предприятия должно располагать объективной и полной информацией о фактических затратах, себестоимости выпускаемой продукции, полученной прибыли и других факторах, которые влияют на хозяйственные процессы и результаты деятельности предприятия. Для сбора и обработки такой информации на предприятии используют именно бухгалтерский учет.
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ сформулированы основные задачи, которые стоят перед бухгалтерским учетом на современном этапе развития экономических отношений.
К таким задачам относятся:
· формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности -- руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним -- инвесторам, кредиторам и др.;
· обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечение ее финансовой устойчивости.
Выделяют две основные функции, которые выполняет бухгалтерский учет в системе управления предприятием:
1. информационную;
2. контрольную.
Информационная функция является одной из основных функций учета. И это вполне объяснимо, так как бухгалтерия представляет собой место пересечения информационных потоков на предприятии. Именно здесь собираются все данные о хозяйственной деятельности из разных подразделений и служб предприятия, складывается общая картина состояния дел предприятия. От того, насколько оперативной, полной и точной является информация о ресурсах, доходах, обязательствах, прибыли зависит вся дальнейшая деятельность предприятия. Без такой информации невозможно решать текущие проблемы и тем более строить планы на будущее.
Контрольная функция является не менее важной в бухгалтерском учете. Так как в учете осуществляется отражение всех без исключения хозяйственных операций в единой денежной оценке, это позволяет учитывать и контролировать использование хозяйственных средств предприятия и рационально управлять ими. Именно эти свойства бухгалтерского учета позволяют отражать все изменения, как положительные, так и негативные, происходящие в хозяйственной деятельности. Контрольная функция позволяет предупреждать и пресекать приписки, злоупотребления, соблюдать режимы экономии, рационально использовать материальные и трудовые ресурсы, сохранять собственность. В связи с этим можно сказать, что контрольная функция бухгалтерского учета способствует увеличению доходности предприятий.
1.4. Предмет и объект бухгалтерского учета
Сферой применения бухгалтерского учета является отдельный хозяйствующий субъект -- предприятие, организация, учреждение.
В распоряжении каждого предприятия имеются различные средства для совершения хозяйственных операций, которые складываются в определенные хозяйственные процессы, а они в свою очередь составляют сущность хозяйственной деятельности предприятия. Именно хозяйственная деятельность предприятия является предметом бухгалтерского учета, а средства предприятия, хозяйственные процессы и результаты деятельности предприятия рассматриваются в качестве объектов бухгалтерского учета.
Таким образом, объектами бухгалтерского учета являются:
· хозяйственные средства -- как материальная основа деятельности предприятия;
· хозяйственные процессы -- как содержание самой деятельности предприятия;
· результаты хозяйственной деятельности -- прибыль или убытки.
Хозяйственные средства -- это средства предприятия, которые находятся в его распоряжении и используются им для осуществления своей деятельности. Они постоянно находятся в движении, так как включены в кругооборот хозяйственных операций.
В этом кругообороте можно выделить три основных процесса: снабжение, производство и реализацию (здесь см. мой пост с рисунком про оборот капитала - chevalry). Причем процессы снабжения и реализации в свою очередь составляют процесс обращения. Предприятия постоянно осуществляют процесс производства и принимают участие в процессе обращения.
В процессе снабжения у поставщиков приобретаются оборудование, сырье, материалы, которые необходимы для изготовления продукции, выполнения работ. Материальные запасы, как правило, приобретаются в больших объемах и поэтому поступают сначала на склады предприятий, а затем уже используются в производстве.
Процесс производства является основой деятельности предприятия. При его осуществлении используют:
· трудовые ресурсы;
· материальные ресурсы -- сырье, материалы, топливо, запасные части и т.п., которые являются предметами труда и составляют материальную основу выпускаемой продукции;
· средства труда -- оборудование, машины и прочие основные средства, которые создают условия производственного процесса
Результатом процесса производства является готовая продукция, поэтому можно сказать, что уже на стадии производства закладывается будущая прибыль предприятия.
Процесс реализации представляет собой третью стадию кругооборота хозяйственных средств предприятия. Его задачей является продажа продукции покупателям в целях получения денежных средств для возмещения затрат на производство и реализацию продукции, а также прибыли в составе выручки от реализации. За счет полученной выручки предприятие приобретает новые партии материалов, выплачивает заработную плату своим работникам, вновь производит продукцию и продает ее покупателям. Таким образом, повторяется цикл производственной деятельности предприятия.