Брайн Трейси - Управляй своим временем и удвой результаты
Предлагаю вашему вниманию небольшой конспект книги Брайн Трейси - “Управляй своим временем и удвой результаты”
Примите решение!
Все позитивные перемены в жизни начинаются с четкого и твердого решения начать что-то новое или прекратить делать что-то, включиться в игру или выйти из игры, тащить рыбу или обрезать леску.
Решимость - одно из самых важных качеств тех, кто добился успеха. Многие имеют избы-
точный вес и страдают одышкой, потому что еще не решили стать стройными и здоровыми. Люди попусту тратят время, потому что еще не решили добиваться самой высокой эффективности во всем
Решите сегодня, что вы станете экспертом по управлению своим временем и собственной эффективностью, чего бы это вам ни стоило. Возьмите обязательство, что вы будете исповедовать эти принципы, пока они не станут вашей второй натурой. Заставляйте себя делать то, что необходимо вам, чтобы стать лучшим в своем деле. Одно из лучших определений самодисциплины звучит так: заставьте себя делать то, что нужно и когда нужно, даже если вам этого не хочется.
Выработайте ясные цели и задачи
Не менее 80% успеха зависят от абсолютной ясности того, чего вы пытаетесь достичь. Формула из семи пунктов для постановки и достижения целей, которой можно пользоваться в любых ситуациях.
Вот упражнение, которое поможет добиться перемен. Возьмите лист бумаги и напишите десять целей на предстоящий год. Записывайте цели в настоящем времени, как будто год уже прошел и вы достигли своего. Начинайте со слова "Я". Например: "Я зарабатываю столько-то долларов в год". "Я вешу столько-то килограммов". "Я езжу на таком-то автомобиле". Подсознание принимает инструкции только в настоящем времени и только тогда, когда они начинаются со слова "Я". Записав десять целей, выберите главную из них, задав себе вопрос: "Какая из этих целей, если бы она уже была достигнута, оказала бы самое сильное влияние на мою жизнь?" Обведите выбранную цель кружочком. Затем запишите ее на новом листе бумаги, установите крайний срок, подготовьте список необходимых действий, превратите его в план и начинайте работать по плану каждый день, пока цель не будет достигнута. Это упражнение помогло добиться успеха очень многим людям. Отныне вы должны принять жесткую ориентацию на цели.
Все время думайте и говорите о своих целях. Записывайте и переписывайте их. Анализируйте их каждый день и постоянно ищите более эффективные пути для их достижения. Применение этой комбинации формулы и упражнения по постановке целей несомненно даст положительный эффект.
Планируйте рабочий день заранее
Применяйте правило шести "П":
Правильное
Предварительное
Планирование
Предотвращает
Плохие
Показатели.
Не забывайте о правиле 10/90, которое гласит, что 10% времени, потраченных на планирование до начала работы, сэкономит 90% времени при решении поставленных задач
Всегда думайте на бумаге. Написание фактически заостряет вашу мысль, стимулирует творчество и позволяет сосредоточиться лучше, чем если бы вы действовали по памяти.
В начале каждого месяца составляйте список того, что должно быть сделано. Разбейте его на недели и укажите точные сроки начала и завершения поставленных на месяц задач. Наконец, самое главное, составьте план на день - лучше всего накануне вечером, чтобы ваше подсознание могло потрудиться над ним, пока вы спите.
По данным экспертов в области управления временем, работа со списком повышает продуктивность на 25% в первый же день. Все, кто преуспевают, думают на бумаге и работают со списком.
Применяйте метод АБВГД для расстановки приоритетов
Для увеличения продуктивности в два раза абсолютно необходимо определить главную на данный момент задачу и заставить себя работать над ней до ее окончательного решения. Суть управления временем заключается в том, чтобы помочь вам вовремя определить главное дело.
По методу АБВГД до начала работы составьте список того, что нужно сделать. Внимательно изучите его и проставьте напротив каждого пункта соответствующую букву алфавита.
Буквой "А" помечаются очень важные дела.
Буквой "Б", тоже требует выполнения, но она не так важна, как задача "А"
Задача "В" - это такая задача, которую хорошо было бы выполнить, но за ней не стоят никакие последствия.
Правило здесь следующее: не стоит браться за дело "Б", пока не выполнено дело "А". Не приступайте к делу "В", пока не выполнено предыдущее. Другими словами, строго соблюдайте очередность выполнения своих дел.
Дело "Г" - это то, что можно делегировать кому-нибудь, кто справится с ним не хуже вашего.
Буква "Д" в этом контексте означает "долой".
Отделите срочное от важного
Чтобы удвоить продуктивность, следует решать срочные и важные задачи, затем важные задачи, но не срочные в данный момент, и не заниматься тем, что не имеет значения.
Следуйте закону принудительной эффективности
Этот закон гласит: на все времени никогда не хватает, но его достаточно для самого важного. При решении сложной задачи, когда вы испытываете сильный прессинг, необходимо собраться, довести дело до конца и сделать работу вовремя.
Есть четыре вопроса, которые необходимо задать себе, чтобы повысить свою эффективность и удвоить продуктивность.
Спросите себя перед тем, как взяться за работу:
1) "Как использовать время с максимальной пользой? Что из того, что я делаю, принесет наибольшую пользу делу и мне? Что наиболее выгодно мне и моей компании?"
Постоянно спрашивайте себя:
2) "За что мне платят зарплату? Для чего меня взяли на эту работу? Что из того, что я должен делать, влияет на мой успех в наибольшей степени?"
Каков бы ни был ответ, концентрируйтесь на его решении в течение всего дня.
Третий вопрос связан с максимальной эффективностью:
3) "Что можете сделать вы, и только вы, что заметно улучшит положение, если будет выполнено профессионально?"
В любой момент ответ на этот вопрос может быть только один - это то дело, которое не будет сделано вообще, если его не сделаете вы. Но если вы его сделаете, и сделаете хорошо, то все может сильно измениться. Что бы это ни было, вам нужно над ним работать в первую очередь. Именно здесь вы можете внести максимальный вклад.
Четвертый вопрос, возможно, самый точный в отношении управления временем. Он прост:
4) "Как использовать свое время сейчас с наибольшей пользой?" Каков бы ни был ответ на этот вопрос, обязательно уделите ему большую часть времени.
Заставьте себя работать только над ответами на эти вопросы, и продуктивность удвоится.
Применяйте правило 80/20
Если вы подготовите список десяти дел на день, два из них будут важнее, чем все остальные вместе взятые. Ваш успех и продуктивность во многом зависят от умения выявить 20% главных задач и сосредоточиться на их решении. Попробуйте творчески подойти к правилу 80/20.
Работайте с максимальной энергией
Умение постоянно находиться в отличной физической, умственной и эмоциональной форме является важнейшим условием высокой продуктивности. Самые высокопродуктивные, преуспевающие и высокооплачиваемые люди обладают огромным зарядом энергии и
умеют поддерживать его в течение длительного времени.
Чтобы работать с полной отдачей и пополнять запас энергии, необходимо правильно питаться, распределять физические нагрузки и отдыхать. Ешьте легкую, питательную и богатую белками пищу и постарайтесь исключить из своего рациона жирные блюда, сахар, белый хлеб, макароны, картофель, конфеты, сладкие напитки и десерты.
Регулярно, три-пять раз в неделю, занимайтесь спортом в течение 30-60 минут.
Очевидно, существует прямая связь между хорошей физической формой и запасом энергии, с одной стороны, и высокой продуктивностью - с другой. Обязательно хорошо отдыхайте, особенно если много работаете.
Решайте основные задачи по отдельности
Один из наиболее действенных рычагов управления временем - умение сосредоточиться на одной проблеме. Ваша продуктивность возрастет больше чем на 50%, как только вы начнете следовать этому принципу. Когда же это станет привычкой, вы сможете фактически удвоить свою продуктивность, даже если оставите без внимания все другие рекомендации данной программы.
Делается это просто. Составьте список предстоящих дел. Выберите главное дело, на которое ваше время будет потрачено с максимальной пользой. После этого приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее.
Помните, что ключи к успеху - это сосредоточенность и концентрация. Способность полностью сосредоточиться на самом важном вопросе и не отвлекаться ни на что, пока он не будет решен, поможет добиться успеха быстрее, чем какое-либо иное качество.
Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в пять раз больше времени. Если же вы беретесь за работу и заставляете себя довести ее до конца, затраты времени можно сократить на 80%. Это один из великих секретов искусства управления временем и высокой продуктивности, и его можно освоить путем многократного применения на практике.
Съешьте лягушку
Ваша "лягушка" - это самое большое, неприятное, трудное и одновременно самое важное дело, которое нужно сделать в текущий момент. Есть формула сосредоточенности на главном:
Вечером подготовьте список дел на следующий день. С помощью метода АБВГД определите приоритеты. Выберите задачу "А1" (самое важное дело) и, прежде чем уйти с работы, положите материалы по ней на самом видном месте вашего рабочего стола. На следующее утро, еще до того, как вы начнете звонить по телефону, читать газеты или беседовать с коллегами, возьмитесь за работу и доведите ее до конца. Каждое утро заставляйте себя "съесть лягушку", пока это не войдет в привычку. Это будет означать громкое начало дня, после которого у вас будет больше энергии, сосредоточенности и прыти в работе. Вы всегда будете делать гораздо больше в течение дня, если утром будете "съедать лягушку".
Организуйте свое рабочее пространство
Те, кто показывает высокие результаты, работают за чистым столом, на котором нет ничего лишнего. Применяйте правило TRAF (Toss, Refer, Action, File - выбросить, передать, работать, в архив).
Продуктивно используйте время в дороге
Автомобиль и самолет - основные способы передвижения. Превратите время своего перемещения в самое продуктивное.
Совершенствуйтесь в решении ключевых задач
Это один из наилучших способов управления временем. Чем лучше вы умеете справляться со сложными проблемами, тем меньше времени нужно на их решение. Это умение может удвоить продуктивность вашего труда
На своих семинарах я привожу такой пример. Человек, печатающий на машинке одним пальцем, набирает от пяти до восьми слов в минуту. Немного потренировавшись, тот же человек может печатать вслепую. За три месяца, тренируясь по 30 минут в день, можно увеличить скорость печатания до 5080 слов в минуту.
Что же произошло? Всего за три месяца, освоив столь важный навык, человек от 58 слов в минуту перешел к 5080, т.е. налицо десятикратное повышение производительности.
Так же обстоит дело и в других областях. Если вы занимаетесь продажами, поставьте себе цель стать лучшим в поиске новых клиентов, в презентациях и последующем обслуживании и в завершении сделки.
Есть замечательный вопрос: "Какой навык окажет максимальное влияние на мою карьеру, если я буду владеть им в совершенстве?"
Ответ на этот вопрос столь же важен. Какой навык поможет вам преуспеть в работе? Какой навык, доведенный до совершенства, больше всего повлияет на ваши доходы?
Уяснив свой главный навык, запишите его, составьте план его освоения, установите сроки и немедленно принимайтесь за дело. Старайтесь, чтобы каждый день прибавлялось мастерство в том, что принесет вам максимальную пользу.
Работайте в реальном времени
Это чрезвычайно важный принцип, от которого зависит повышение продуктивности. Выработайте в себе чувство неотложности дел. Учитесь работать быстро. Сделайте упор на действии. Увеличьте темп. Делайте все незамедлительно!
Тот, кто работает хорошо и быстро, считается лучшим, более ценным и компетентным, чем тот, кто медлит в работе. Принимайте решения быстро. Не менее 80% всех решений можно принять в момент возникновения проблемы. Медлительность только тормозит движение.
Создайте себе репутацию человека, который работает быстро и надежно. Поставьте перед собой цель приобрести репутацию человека, на которого всегда можно положиться в ситуации, когда что-то нужно сделать быстро. Это откроет для вас новые перспективы самореализации и предоставит возможности продемонстрировать свое умение делать все быстро и хорошо.
Реорганизуйте свою работу
Этим приемом широко пользуются, когда хотят выполнить работу с меньшими затратами времени, сил и денег.
Внимательно рассмотрите любую предстоящую большую работу и запишите каждое действие, необходимое для ее выполнения, от самой идеи до конечного результата. После этого поставьте перед собой задачу сократить число действий на 30% с первого захода. Это почти всегда удается, если к делу подходить творчески.
Попробуйте объединить несколько этапов или несколько видов работ в один, чтобы ими занимался один человек.
Обновляйтесь каждый год
Как минимум раз в год надо остановиться, посмотреть на то, что вы делаете, и решить, стоит ли продолжать это или нет. Посмотрите, где вы живете и как ваша семья проводит свободное время и отпуск. Оцените свои финансы и свое физическое состояние. Подумайте, как бы вы хотели прожить какую-то часть своей жизни. Если бы вы были художником, как бы вы изобразили свою жизнь сегодня? Когда вы регулярно станете оценивать свою жизнь глядя на нее со стороны, вам откроются возможности изменить ее в соответствии со своими желаниями.
Практикуйте нулевой подход
Постоянно задавайте себе вопрос: "Что я не стал бы делать в своей жизни, знай я то, что знаю сейчас?" Есть ли что-нибудь такое, чего вы постарались бы избежать, если бы тогда знали то, что знаете сейчас: какое-либо знакомство, которое вы поддерживаете, или инвестиции?
Это один из самых важных вопросов. Когда мы говорим об экономии времени, обычно вспоминаются неожиданные перерывы в работе или телефонные звонки. Однако самые большие потери происходят, если вы продолжаете делать то, что вам совершенно не нужно, будь то работа, карьера или знакомство.
Основной показатель необходимости поразмыслить обо всем с нуля - это стресс.
Если вы постоянно испытываете стресс, неудовлетворенность или неприятие по отношению к какому-либо человеку или ситуации и если это состояние не проходит, надо спросить себя: "Если бы я знал заранее, допустил бы такое снова?" Есть ли что-то в вашей жизни, какой-либо бизнес,
общественное или личное дело, от которых вы бы отказались, если бы знали то, что знаете сейчас? Есть ли какое-нибудь направление в работе, продукция, услуга, расходы или процессы, которыми бы вы не стали заниматься с учетом сегодняшних знаний?
Четко расставляйте обратные приоритеты
Обратные приоритеты - это то, что делается в последнюю очередь или не делается вообще.
Поддерживайте равновесие в жизни
Вы работаете, чтобы обеспечить свою семью, поддерживать здоровье и радоваться важным событиям в жизни. Вы стремитесь к счастливым, здоровым и гармоничным отношениям с женой (мужем) и детьми. Вы хотите сохранить здоровье и хорошее самочувствие. Вы хотите развиваться умственно и духовно. Вы стремитесь к максимальному успеху в работе, чтобы иметь все необходимое для занятий, совершенно не связанных с работой.
Помните, что самое главное - это умение поддерживать отношения. До 85% вашего успеха зависят от хороших отношений с другими людьми и лишь 15% вашего счастья связаны с достижениями на работе. Необходимо поддерживать равновесие.
Формула равновесия гласит: важно количество времени дома и качество времени на работе. Не смешивайте эти понятия. Самое простое правило равновесия: на первом месте люди. Самые главные люди должны стоять на первом месте, перед всем другим и перед всеми другими. Когда вы работаете, работайте все время, пока на работе. Не теряйте время на праздные раз-
говоры и бесполезные дела. Работайте все время. Каждая рабочая минута, потерянная на пустые разговоры, уменьшает время, которое вы могли бы провести с семьей и другими важными для вас людьми.
Тщательно планируйте каждый проект
Практически все, что вы делаете, - это своего рода проект, который состоит из множества задач, выполняемых поэтапно. В этом смысле в течение всей карьеры вы - менеджер проектов.
Ключевое слово на пути достижения успеха - ясность.
Начинайте каждый проект с четкого представления идеального конечного результата, как если бы все складывалось как нельзя лучше.
Затем подготовьте список всех действий в рамках проекта, вплоть до последней мелочи.
Расставьте приоритеты и последовательность действий. Что нужно сделать в первую очередь, а что во вторую? Какие дела можно решить одновременно?
Распределите ответственность за каждый этап проекта и точно укажите, кто занимается конкретным делом и к какому сроку оно должно быть выполнено.
Наконец, если проект серьезный, тщательно контролируйте его выполнение, чтобы все шло так, как намечено.
Создайте себе репутацию человека, который способен выполнить важную работу в соответствии с планом или с опережением плана.
Станьте человеком действия
Главное качество тех, кто преуспевает, - они постоянно находятся в движении. Они предлагают себя, если надо сделать какую-то работу. Они не терпят бездействия и шаг за шагом идут к цели.
Многие считают, что красивая речь и бесконечное планирование равнозначны исполнению. Но только действие есть действие. Только исполнение есть исполнение.
Засчитывается только сделанная работа. В конце концов, нам платят только за результат.
Результат - это все. Нацеленность на результат сродни высокой продуктивности и большим достижениям в любой области.
Суть в том, что чем быстрее вы действуете, тем лучше себя чувствуете и тем больше делаете, тем больше у вас энергии, знаний и опыта. Чем быстрее вы действуете, тем больше зарабатываете и быстрее поднимаетесь по служебной лестнице.