Отвечаю на вопрос "Как привести дела в порядок и ни о чём не забыть?" (личный опыт)
Планирование своего дня дело благородное, конечно, но становится бесполезным (или муторным) когда занимает много времени. Но совсем другой коленкор, если на него будет уходить 1 час раз в неделю и минут по 15 каждый день (или 18 минут как в одноимённой книге Питера Брегмана). Достаточно выделять под заранее известное ограниченное время. Я ставлю в телефоне будильник на 21:30 ежедневно и обновляю свои планы на завтра в зависимости от поступившей за день информации. Раз в неделю по воскресеньям после ежедневного планирования я просматриваю задачи на будущую неделю и распределяю их по дням недели согласно критериев важности/срочности. Ну просто же. Завёл будильник и вперёд!
С ежедневными напоминаниями самому себе теперь стало понятно. Но как держать руку на пульсе и иметь свои задачи перед глазами когда они так нужны?
Проводился международный чемпионат лесорубов, и к финалу осталось только двое рубщиков. Их задача была повалить за определенное время как можно больше деревьев.
В восемь часов утра по свистку лесорубы заняли свои позиции. Примерно через час лесоруб под номером один услышал, как его соперник на время остановился. Это был шанс его обогнать, и номер первый удвоил усилия.
Через какое-то время по звукам лесоруб услышал, что номер второй снова решил передохнуть, и тогда первый, наоборот, поднажал еще больше.
Так продолжалось целый день, пока лесорубы не услышали сигнал к окончанию соревнования. Каково же было удивление первого лесоруба, когда он узнал, что его соперник срубил за это время гораздо больше деревьев.
- Как так могло получиться? - удивился он. - Каждый час я слышал, что ты на десять минут прекращал работу. Как ты умудрился нарубить больше древесины, чем я? Это невозможно, ты же все время останавливался.
Все очень просто, - ответил второй лесоруб. - Каждый час я действительно останавливался минут на десять, чтобы наточить свой топор.
Планирование - это и есть тот инструмент продуктивности, который позволит сделать больше за ограниченное время. Просто вы будете знать, что у вас следующее по списку. Для беспринципного истребления задач идеально подходит (та-даам!) канбан доска. Как говорится, широко известна в узких кругах. Но с каждым годом набирает популярность. Канбан в японском языке состоит из двух иероглифов и дословно переводится как визуальная, видимая ("кан") карточка ("бан"). То есть для каждой задачи своя карточка и не более 1 задачи в момент времени.
Карточки перетаскиваются между колонками (например, "сделать", "сделать сегодня", "в процессе", "выполнено"). Получается, что в течении дня не нужно думать чем заняться дальше, ведь накануне вечером вы подготовили карточки (правда же подготовили?).
Онлайн канбан-досок очень много и вопрос выбора плавно переходит в дело вкуса. Нет, у них есть, конечно, отличия. Но базовый "карточный" функционал есть везде. Поделюсь с вами инструментом, в котором работаю сам и расскажу почему именно он. Знакомьтесь - kanbanflow.com. Это инструмент, который объединяет в себе канбан-доску и помидорную технику ( о ней я уже писал). Каждая задача переходит по столбцам по мере приближения ее к статусу "Выполнено". Столбцы можно перемещать как угодно, переименовывать, добавлять свои.
Для каждой задачи можно создавать подзадачи и что самое важное - делать по ним хронометраж с помощью таймера. Это такая мощная мощь, которая позволяет измерять свою продуктивность. А если вы можете это измерить, значит вы можете этим управлять.
Из приятных функций (в бесплатной версии): неограниченное количество досок, неограниченное количество пользователей, можно использовать неограниченное время. Для своих задач у меня несколько досок из серии: домашние дела, работа, блог.
Канбанфлоу - мой выбор, но есть и другие инструменты, среди которых вы можете найти наиболее релевантный вашим задачам.
Вот некоторые, имеющие бесплатную версию: Trello, Pintask, KanbanTool, LeanKit.
Страницы сообщества в соцсетях:
- на фейсбуке facebook.com/groups/booksandmindmaps
- вконтакте vk.com/booksandmindmaps.
Подисывайтесь на обновления!
Поделиться: