Капитан Зверька о тендерах. Как принимать участие и делать заявку заметной.

[zverrka]

Буквально только что закончился у нас очередной тендер на BTL. Вспомнив большой опыт проведения тендеров для любимой большой нефтяной компании и разобрав 10 писем с свежими предложениями для текущей любимой работы, я решила написать рекомендации для тех, кто принимает участие в тендере "с той стороны монитора".

Несмотря на некоторую очевидность некоторых моих пунктов, я все равно с ними сталкиваюсь. Это означает, что не все из них так очевидны, как хотелось бы (мне).

Итак. Базовые вещи:

• Проверяйте письма и прилагаемую документацию на грамматические ошибки. "Марчендайзинг" и "прамотеры" не только не проходят мой фильтр, но и вызывают сомнение в способности аккуратно делать работу.
• Именуйте прилагаемую документацию или так, как просит заказчик (у некоторых компаний могут быть свои требования) или хотя бы логично, чтобы в десяти письмах ваше предложение безошибочно идентифицирировалось. Например, я отправляю файл "Тендер_Казань_2011_btl", а вы мне возвращаете "Тендер_Казань_2011_btl_названиекомпании". Если я свалю все предложения в одну папку, мне будет легко найти ваше. Если я буду открывать его из письма, название не будет конфликтовать с уже открытыми предложениями и легко опознаваться в списке открытых документов.
• В целом, пишите что-нибудь человеческое в сопровождающем письме. Приятно получать письма не от роботов, а от людей. Пишите развернутые комментарии и пояснения к разным моментам. Если вы профессионалы (а клиент заведомо нет, раз он обращается к вам), то вам должно быть что сказать по разным пунктам.
• Внимательно читайте и выполняйте требования к оформлению документов. Часто предложения собираются неделю, а разбираются за пару часов и часто просто нет возможности дослать/донести недостающие бумажки или что-то поправить.
• Сайт. Если вы даете ссылку на сайт, он не должен быть "Under Construction", особенно раздел про услуги, портфолио и отзывы клиентов. Лучше вообще не давайте ссылку и приложите нормальную презентацию. Но если у вас нет сайта - это подозрительно и желательно будет это как-то оговорить и пояснить.
• Презентация. Плохая идея выкладывать презентацию на сайт, особенно в архиве, лучше просто сделайте раздел "Презентация", хотя даже такой архивированный файл  - это лучше, чем ничего. Плохой вариант - выкладывать видео-презентацию или презентацию с зашитым временем вопроизведения. Удобнее пролистать быстренько и найти необходимые моменты, чем ждать пока оно покажет, что надо. Ну и некомильфо не презентовать себя вовсе.
• Большие файлы. А вот если что-то не лезет в почту, вполне нормально дать на это ссылку. Только я умоляю, найдите нормальные хостинги, где минимум рекламы и ссылка "Скачать" большая и ее можно легко найти и нажать без ожидания. Не буду рекламировать тот, каким пользуюсь я, но он прекрасен - там даже есть просмотр для неархивированных офисных файлов и картинок и один баннер в углу, да и то не везде.
• Позвоните и узнайте, дошло ли письмо. Конечно, можно просто поставить уведомление о прочтении, но про роботов я уже писала.
• Своевременно мониторьте почту, если вы отправили заявку. Особенно, если вы в другом часовом поясе. Возможно вас ждет письмо с уточнениями и вы пролетите только потому, что не ответили на важный вопрос. Для больших компаний, которые часто работают в другими поясами уместно заведение отдельного менеджера. Например, в Хабаровске для Москвы.
• Будьте креативны. В хорошем смысле этого слова. Придумайте что-либо, что выделит вас из толпы. Одно агентство приложило мне видеопослание, где показывалось и само агентство и менеджер, с которым мне престоит работать и картинка моря с другой стороны России. Учитывая, что я не скоро доберусь до Дальнего Востока, мне было очень приятно таким образом познакомиться с будущими подрядчиками. Жаль, что проект свернули на стадии выбора, но как только мы туда вернемся, я знаю, кому я позвоню в первую очередь.

Теперь конкретнее про рекламу.
Мои два тендера были о BTL и я просила указать условия (там были обязательные и необязательные, например, отсрочка, опыт работы в нашей категории и т.д.) и предложения по базовым коммерческим условиям (цена на персонал, ндс/усно, комиссия агентства). Разные добавки и мотивации меня не интересовали, их всегда можно отдельно добавить. Основные обязанности были указаны в брифе. В ценах была графа "другие расходы", где я предлагала РА самим написать, что им необходимо для выполнения задания (координация, мотивация, транспорт и т.д.). В итоге, некоторые вписали туда все, вплоть до "Тайного покупателя", а некоторые не вписали ничего, хотя мне вот понятно, что без координатора смета не обойдется в итоге. Понятно желание снизить стоимость общей "тендерной" сметы, но клиент же не дурак ). Поэтому:

• Прилагайте реальную смету для клиента и реальные расходы. Даже если клиент не запросил, так как в таком случае будет приятна ваша забота о нем. Не все можно стандартизировать. И не обо всем можно догадаться.
• Обязательно указывайте, готовы ли вы торговаться по каким-либо позициям. Возможно, вам не хватает пару копеек для выигрыша. Для товаров это не всегда реально, а в услугах гораздо проще подвинуться чуть-чуть.
• Обязательно прилагайте фотографии с аналогичных работ другим заказчикам. Позволит сделать первичные выводы о вашем уровне. И не жалейте денег на фотографа и самого фотографа. Качественные снимки успешнее "продадут" ваши услуги.

Вроде бы все.
Если есть вопросы по тендерам (маркетинговым и рекламным) - задавайте, буду рада ответить.