email: как совместить скорость реакции и уменьшить частоту отвлечений
2006-03-27 10:03
Email у меня пока остаётся ключевым рабочим инструментом оперативного общения, ICQ и IRC в пролёте, форумы/мейлилисты даже с email notifications - тоже. Хотя maillist... Если скрестить с Wiki + tagging, то вау! Вполне вкусно получилось бы. Возможность атоматизации, удобство и гибкость встраивания в жизнь, удобство доступа откуда попало и чем попало, и всё такое.
ICQ vs. email: частота отвлечений и прерываний - главный раздражитель. А вменяемый email клиент способен легко заменить ICQ, послужив и фильтром, и более удобным архивом-логом:
* к архиву email можно достучаться через веб-интерфейс с другого компьютера или гаджета, в случае ICQ о доступности и синхронизации при смене места надо позаботиться дополнительно;
* в логах ICQ накапливается много мусора, полезное оттуда надо либо сразу сохранять в нужные места, либо общаться с большим слов ключеслов-зацепок для легкого последующего поиска;
* email как порции текста легко разделить по папкам оперативно (автоматически или вручную) и быстро получить первую ступень организации инфопотока. Потом можно сбросить в файлы, вики, навесить ключеслова-теги, сделав все так же отовсюду доступным, и добавив функционала. А можно и в среде email-клиента теги вешать (GMail - любые, Opera m2 и много других - некий ограниченный набор);
* гибкость в разделении потоков между разными ящиками, проверке всех или одного - неотъемлемые атрибуты и бонусы email;
* при возникшей оперативной переписке ничто не мешает вручную часто проверять email. При ответах по email переписка менее нервная и позволяет лучше высказать мысль. Пусть и короткую. В ICQ часто отправляется кусок ответа, иногда возникают перебивания, отвлечения в сторону и т.п. Наверное многим знакомо.
Итак, основная мысль по превращению email в неотвлекающий лишний раз IM-клиент: использование фильтров и форварда на SMS важных сообщений.
* Почтовый клиент настраивается на сравнительно частую, но не анноящую проверку ящика: раз в 30 или 15 минут (лучше выбрать примерно равным длине интервала, отводимого на Next Action в "GTD с TM добавкой": даёт шанс заниматься делом без случайных отвлечений хотя бы в этом интервале);
* настраиваются фильтры по вкусу (по проектам, персонам, ключесловам и т.д.);
* имеется шаблон для письма-SMS, который легко добавляется к нужным фильтрам (и так же легко убирается).
Всё, собственно. Имеем неотвлекающую частоту проверки, о приходе важных сообщений узнаём оперативно, находясь где угодно (в аське еще надо вылавливать человека или договориться о разговоре), дальнейший разговор в ритме чата по email удобен (еще полезно правило "одно письмо - один вопрос", его вообще чаще в жизнь встраивать надо), архивирование, доступ и maintenance удобны. И ещё много тёплых слов и аргументов.
Для TheBat удобным будет добавление в Quick Templates такого шаблона для SMS'ок:%OFromAddr (%ODateShort %OTime %OTextSize) %OSubj [%OATTACHMENTS]
Речь, если это неочевидно по тексту, о типично офисной конфигурации. Хотя подход легко переносится и адаптируется под разные варианты: перенос фильтрования и алармов на сервер, коммуникаторы могут иметь свои средства instant alarm'ов (мимо SMS).
Email у меня пока остаётся ключевым рабочим инструментом оперативного общения, ICQ и IRC в пролёте, форумы/мейлилисты даже с email notifications - тоже. Хотя maillist... Если скрестить с Wiki + tagging, то вау! Вполне вкусно получилось бы. Возможность атоматизации, удобство и гибкость встраивания в жизнь, удобство доступа откуда попало и чем попало, и всё такое.
ICQ vs. email: частота отвлечений и прерываний - главный раздражитель. А вменяемый email клиент способен легко заменить ICQ, послужив и фильтром, и более удобным архивом-логом:
* к архиву email можно достучаться через веб-интерфейс с другого компьютера или гаджета, в случае ICQ о доступности и синхронизации при смене места надо позаботиться дополнительно;
* в логах ICQ накапливается много мусора, полезное оттуда надо либо сразу сохранять в нужные места, либо общаться с большим слов ключеслов-зацепок для легкого последующего поиска;
* email как порции текста легко разделить по папкам оперативно (автоматически или вручную) и быстро получить первую ступень организации инфопотока. Потом можно сбросить в файлы, вики, навесить ключеслова-теги, сделав все так же отовсюду доступным, и добавив функционала. А можно и в среде email-клиента теги вешать (GMail - любые, Opera m2 и много других - некий ограниченный набор);
* гибкость в разделении потоков между разными ящиками, проверке всех или одного - неотъемлемые атрибуты и бонусы email;
* при возникшей оперативной переписке ничто не мешает вручную часто проверять email. При ответах по email переписка менее нервная и позволяет лучше высказать мысль. Пусть и короткую. В ICQ часто отправляется кусок ответа, иногда возникают перебивания, отвлечения в сторону и т.п. Наверное многим знакомо.
Итак, основная мысль по превращению email в неотвлекающий лишний раз IM-клиент: использование фильтров и форварда на SMS важных сообщений.
* Почтовый клиент настраивается на сравнительно частую, но не анноящую проверку ящика: раз в 30 или 15 минут (лучше выбрать примерно равным длине интервала, отводимого на Next Action в "GTD с TM добавкой": даёт шанс заниматься делом без случайных отвлечений хотя бы в этом интервале);
* настраиваются фильтры по вкусу (по проектам, персонам, ключесловам и т.д.);
* имеется шаблон для письма-SMS, который легко добавляется к нужным фильтрам (и так же легко убирается).
Всё, собственно. Имеем неотвлекающую частоту проверки, о приходе важных сообщений узнаём оперативно, находясь где угодно (в аське еще надо вылавливать человека или договориться о разговоре), дальнейший разговор в ритме чата по email удобен (еще полезно правило "одно письмо - один вопрос", его вообще чаще в жизнь встраивать надо), архивирование, доступ и maintenance удобны. И ещё много тёплых слов и аргументов.
Для TheBat удобным будет добавление в Quick Templates такого шаблона для SMS'ок:%OFromAddr (%ODateShort %OTime %OTextSize) %OSubj [%OATTACHMENTS]
Речь, если это неочевидно по тексту, о типично офисной конфигурации. Хотя подход легко переносится и адаптируется под разные варианты: перенос фильтрования и алармов на сервер, коммуникаторы могут иметь свои средства instant alarm'ов (мимо SMS).