Как сделать невыполнимые задачи выполнимыми (декомпозиция процессов)
У каждого бывают моменты, когда не понятно как подступиться к поставленной задаче.
Обычные проблемы:
- Непонятно с чего начать, кто и за что будет отвечать,
- Неясно сколько времени понадобится,
- Непонятно какие возможны препятствия и как их преодолеть.
Часто люди пытаются начать с самого очевидного и выполнять работу до ближайшего препятствия. После этого ищется эксперт, который поможет сделать следующий шаг.
Минусы этого подхода
- сильная зависимость результата от опыта исполнителя
- невысокая предсказуемость времени на выполнение задачи
- возникновение непредусмотренных препятствий
Более эффективное решение: разбить задачу на более мелкие подзадачи, которые очевидно исполнимы и которые легко анализировать
Я пользуюсь таким алгоритмом, который позволяет на выходе иметь полное понимание пути выполнения поставленной задачи:
Шаг 0: Сформулируйте в чём состоит задача и запишите формулировку
Шаг 1: Разбейте задачу на крупные блоки (основные этапы, обычно 3-7)
Шаг 2: Каждый из блоков снова разбейте на подэтапы
Шаг 3: Если какой-то из подэтапов ещё достаточно крупный, он в свою очередь разбивается дальше.
Как определить когда пора остановить разбиение блока (подэтапа)
1. Личные ощущения - вы чувствуете что блок уже достаточно мал и дальнейшее разбиение не имеет смысла (такое понимание приходит с опытом декомпозиции
2. Если вы можете легко определить время, необходимое на исполнение - дальнейшее разбиение может не принести эффекта.
3. Если на одного исполнителя приходится только одна задача, которую он исполняет в течение подэтапа
Шаг4: Отобразите весь процесс исполнения задачи на бумаге (альтернатива - в программе типа Visio). Стрелочками покажите взаимодействие подэтапов. Блоки, которые будут исполнятся одновременно будут отображаться как параллельные подэтапы.
Шаг 5: Для каждого подэтапа проставьте время исполнения, исполнителей.
Шаг 6: Перед тем как закончить схему проанализируйте её вместе с исполнителями, идя от пункта к пункту и задавая вопросы:
- “Понятна ли и выполнима ли задача, поставленная в пункте?”
- “Что должно быть готово перед началом подэтапа?”
- ”Следует ли из схемы что это будет готово?”
- ”С какими препятствиями мы можем встретится в процессе исполнения и как мы будем с ними работать?”
- “Какие подэтапы можно исполнить параллельно?”
- “Является ли этап "бутылочным горлышком"? Если да - можем ли мы направить сюда больше ресурсов?”.
Шаг 7: Задокументируйте результаты вашего анализа. Подготовьте финальную схему процесса.
Шаг 8: Периодически контролируйте соответствие исполнения задачи составленной схеме.
Шаг 9: После исполнения задачи - уделите 30 минут чтобы проанализировать результат и внести изменения в схему.
Обычные проблемы:
- Непонятно с чего начать, кто и за что будет отвечать,
- Неясно сколько времени понадобится,
- Непонятно какие возможны препятствия и как их преодолеть.
Часто люди пытаются начать с самого очевидного и выполнять работу до ближайшего препятствия. После этого ищется эксперт, который поможет сделать следующий шаг.
Минусы этого подхода
- сильная зависимость результата от опыта исполнителя
- невысокая предсказуемость времени на выполнение задачи
- возникновение непредусмотренных препятствий
Более эффективное решение: разбить задачу на более мелкие подзадачи, которые очевидно исполнимы и которые легко анализировать
Я пользуюсь таким алгоритмом, который позволяет на выходе иметь полное понимание пути выполнения поставленной задачи:
Шаг 0: Сформулируйте в чём состоит задача и запишите формулировку
Шаг 1: Разбейте задачу на крупные блоки (основные этапы, обычно 3-7)
Шаг 2: Каждый из блоков снова разбейте на подэтапы
Шаг 3: Если какой-то из подэтапов ещё достаточно крупный, он в свою очередь разбивается дальше.
Как определить когда пора остановить разбиение блока (подэтапа)
1. Личные ощущения - вы чувствуете что блок уже достаточно мал и дальнейшее разбиение не имеет смысла (такое понимание приходит с опытом декомпозиции
2. Если вы можете легко определить время, необходимое на исполнение - дальнейшее разбиение может не принести эффекта.
3. Если на одного исполнителя приходится только одна задача, которую он исполняет в течение подэтапа
Шаг4: Отобразите весь процесс исполнения задачи на бумаге (альтернатива - в программе типа Visio). Стрелочками покажите взаимодействие подэтапов. Блоки, которые будут исполнятся одновременно будут отображаться как параллельные подэтапы.
Шаг 5: Для каждого подэтапа проставьте время исполнения, исполнителей.
Шаг 6: Перед тем как закончить схему проанализируйте её вместе с исполнителями, идя от пункта к пункту и задавая вопросы:
- “Понятна ли и выполнима ли задача, поставленная в пункте?”
- “Что должно быть готово перед началом подэтапа?”
- ”Следует ли из схемы что это будет готово?”
- ”С какими препятствиями мы можем встретится в процессе исполнения и как мы будем с ними работать?”
- “Какие подэтапы можно исполнить параллельно?”
- “Является ли этап "бутылочным горлышком"? Если да - можем ли мы направить сюда больше ресурсов?”.
Шаг 7: Задокументируйте результаты вашего анализа. Подготовьте финальную схему процесса.
Шаг 8: Периодически контролируйте соответствие исполнения задачи составленной схеме.
Шаг 9: После исполнения задачи - уделите 30 минут чтобы проанализировать результат и внести изменения в схему.