«Гленмарк Импэкс» сократил трудоёмкость рутинных операций на 90%
3 декабря 2020 года компания «Гленмарк Импэкс» сообщила, что за 2 месяца внедрения Directum RX удалось на 90% сократить трудоемкость выполнения отдельных операций.
Цели и задачи проекта
Как пояснялось, деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации. С ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. В 2017 году руководство «Гленмарк Импэкс» решило перейти на электронный документооборот с помощью Directum RX.
На первом этапе внедрения были поставлены две основные задачи:
*сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
*оптимизировать уровень контроля и прозрачности согласования документов.
Следующими на очереди были задачи по управлению доверенностями. В «Гленмарк Импэкс» доверенности выдаются не только авторизованным сотрудникам. Например, выдать права на получение груза или документов можно курьеру или контрагенту. Необходимо было создать единую базу доверенностей с быстрым поиском, возможностью создания из шаблонов и напоминаниями о завершении срока действия документа. А также:
*гибко согласовывать доверенность исходя из её типа;
*минимизировать количество документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц;
*защитить персональные данные доверенных лиц.
На третьем этапе основной задачей стала цифровизация работы с технологической документацией на медицинские препараты: начиная от официального GMP-сертификата до внутренних документов (черновиков макетов упаковок, инструкций к препаратам). Нужно было:
*ускорить поиск документов;
*создать механизм для более гибкого согласования по параметрам;
*разработать специальные условия и роль для предварительного согласования;
*перенести исторические данные о препаратах из файловой системы.
Участникам согласования и оценки контрагентов достаточно ввести показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а Directum RX по заданной формуле автоматически рассчитает итоговую оценку. Также система отслеживает срок действия проверки одобренных компаний и заблаговременно напоминает о необходимости провести повторную оценку. Благодаря автоматизации процесса минимизированы налоговые и кредитно-финансовые риски.
Система Directum RX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации - состав согласующих определяется в зависимости от необходимости проведения тендера. Если тендер не проводится, документация согласуется по сокращенному маршруту. При проведении тендера комитет анализирует предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.
Пример результата голосования тендерного комитета
За счет цифровизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, упростилась подготовка конкурсной документации.
При старте согласования договоров и дополнительных соглашений Directum RX автоматически проверяет комплектность пакета договорной документации. Любой документ можно выгрузить в формате PDF. А для удобного поиска электронного документа по бумажному экземпляру используется штрихкодирование.
При работе с входящими счетами заполняется плановая дата платежа - это помогает избежать задержек по оплате. Бухгалтер проверяет правильность оформления и отправляет счет на оплату на согласование и подписание руководителю. Теперь проверка и согласования счетов проходят быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Все счета хранятся в едином архиве, благодаря чему упростился и ускорился поиск счетов и отчетов по ним.
Работа с доверенностями полностью переведена в электронный вид. Для уменьшения количества документов в карточке доверенности есть возможность указать несколько доверенных лиц.
Табличная часть карточки доверенности
Для сохранения конфиденциальности блок паспортных данных доступен только специалистам юридического отдела. Система сама контролирует сроки действия доверенности и отправляет уведомление ответственному сотруднику за 10 календарных дней до, а также в день истечения её срока.
Все действия, необходимые для работы с документацией по препаратам, собраны на обложке специально разработанного модуля.
Учет препаратов
Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам, срокам годности, инструкциям и макетам, регистрационному удостоверению (РУ) и правилам GMP, обеспечивающим соблюдение требований разработки и регистрации препарата.
Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам
Сроки действия GMP и РУ критичны, поэтому система автоматически присылает ответственному сотруднику уведомление о скором окончании периода действия документов.
Если для документа требуется предварительное согласование с ограниченным количеством участников, инициатору достаточно поставить галочку в карточке документа, и система подберет короткий регламент.
Все доверенности хранятся в централизованном архиве, количество документов минимизировано, а персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей. Процесс был оптимизирован:
*средняя длительность согласования доверенности сократилась на 30%;
*создание и изменение доверенности происходит на 90% быстрее.
Благодаря единой системе хранения информации по препаратам, инструкциям, макетам, РУ и GMP удалось оптимизировать прозрачность процесса согласования:
*средняя длительность сократилась на 30%:
*поиск полного пакета документов ускорился на 30%.
Постепенно все процессы компании переходят в электронный вид. В ближайших планах руководства компании настроить обмен документацией с контрагентами с помощью сервисов юридически значимого документооборота и внедрить модуль по управлению промо-материалами.
Цели и задачи проекта
Как пояснялось, деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации. С ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. В 2017 году руководство «Гленмарк Импэкс» решило перейти на электронный документооборот с помощью Directum RX.
На первом этапе внедрения были поставлены две основные задачи:
*сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
*оптимизировать уровень контроля и прозрачности согласования документов.
Следующими на очереди были задачи по управлению доверенностями. В «Гленмарк Импэкс» доверенности выдаются не только авторизованным сотрудникам. Например, выдать права на получение груза или документов можно курьеру или контрагенту. Необходимо было создать единую базу доверенностей с быстрым поиском, возможностью создания из шаблонов и напоминаниями о завершении срока действия документа. А также:
*гибко согласовывать доверенность исходя из её типа;
*минимизировать количество документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц;
*защитить персональные данные доверенных лиц.
На третьем этапе основной задачей стала цифровизация работы с технологической документацией на медицинские препараты: начиная от официального GMP-сертификата до внутренних документов (черновиков макетов упаковок, инструкций к препаратам). Нужно было:
*ускорить поиск документов;
*создать механизм для более гибкого согласования по параметрам;
*разработать специальные условия и роль для предварительного согласования;
*перенести исторические данные о препаратах из файловой системы.
Участникам согласования и оценки контрагентов достаточно ввести показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а Directum RX по заданной формуле автоматически рассчитает итоговую оценку. Также система отслеживает срок действия проверки одобренных компаний и заблаговременно напоминает о необходимости провести повторную оценку. Благодаря автоматизации процесса минимизированы налоговые и кредитно-финансовые риски.
Система Directum RX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации - состав согласующих определяется в зависимости от необходимости проведения тендера. Если тендер не проводится, документация согласуется по сокращенному маршруту. При проведении тендера комитет анализирует предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.
Пример результата голосования тендерного комитета
За счет цифровизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, упростилась подготовка конкурсной документации.
При старте согласования договоров и дополнительных соглашений Directum RX автоматически проверяет комплектность пакета договорной документации. Любой документ можно выгрузить в формате PDF. А для удобного поиска электронного документа по бумажному экземпляру используется штрихкодирование.
При работе с входящими счетами заполняется плановая дата платежа - это помогает избежать задержек по оплате. Бухгалтер проверяет правильность оформления и отправляет счет на оплату на согласование и подписание руководителю. Теперь проверка и согласования счетов проходят быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Все счета хранятся в едином архиве, благодаря чему упростился и ускорился поиск счетов и отчетов по ним.
Работа с доверенностями полностью переведена в электронный вид. Для уменьшения количества документов в карточке доверенности есть возможность указать несколько доверенных лиц.
Табличная часть карточки доверенности
Для сохранения конфиденциальности блок паспортных данных доступен только специалистам юридического отдела. Система сама контролирует сроки действия доверенности и отправляет уведомление ответственному сотруднику за 10 календарных дней до, а также в день истечения её срока.
Все действия, необходимые для работы с документацией по препаратам, собраны на обложке специально разработанного модуля.
Учет препаратов
Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам, срокам годности, инструкциям и макетам, регистрационному удостоверению (РУ) и правилам GMP, обеспечивающим соблюдение требований разработки и регистрации препарата.
Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам
Сроки действия GMP и РУ критичны, поэтому система автоматически присылает ответственному сотруднику уведомление о скором окончании периода действия документов.
Если для документа требуется предварительное согласование с ограниченным количеством участников, инициатору достаточно поставить галочку в карточке документа, и система подберет короткий регламент.
Все доверенности хранятся в централизованном архиве, количество документов минимизировано, а персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей. Процесс был оптимизирован:
*средняя длительность согласования доверенности сократилась на 30%;
*создание и изменение доверенности происходит на 90% быстрее.
Благодаря единой системе хранения информации по препаратам, инструкциям, макетам, РУ и GMP удалось оптимизировать прозрачность процесса согласования:
*средняя длительность сократилась на 30%:
*поиск полного пакета документов ускорился на 30%.
Постепенно все процессы компании переходят в электронный вид. В ближайших планах руководства компании настроить обмен документацией с контрагентами с помощью сервисов юридически значимого документооборота и внедрить модуль по управлению промо-материалами.