Помидорный тайм-менеджмент для менеджеров проектов
Последние 7 месяцев опять начал пользоваться помидорной техникой (почитать про нее можно на сайте или в книге). Результаты, по субъективным ощущениям, потрясающие:
1. Продуктивность повысилась процентов на 30%!
2. Стал намного меньше уставать. Если раньше приходил с работы без задних ног, то сейчас стал намного лучше себя чувствовать. Несмотря на весну и авитаминоз =)
3. Задачи стали выполняться намного качественнее.
Далее, небольшая история J
Придя на работу Алекс, руководитель отдела управления проектами компании «НьюСофт», как обычно, снял компьютер с блокировки, перевел Skype из режима «Не в сети» в режим «Не беспокоить», а imo.im (агрегатора ICQ, Yahoo, GTalk и MSN) в режим «онлайн». И записал в Pomodoro To-Do Today задачу: «Моё время. План совещаний. Почта. План дня». Заглянув в Gmail и увидев там 30 входящих сообщений, поставил в правую колонку два квадратика: «видимо, разбор такого кол-ва почты займет около 2х помидоров (т.е. 1 часа)», - подумал он.
Надев наушники и запустив Focus Booster, под мирное тиканье таймера, Алекс открыл вкладку браузера с таблицей статистики по времени, уходящему на разные задачи: «Мое время». Положил перед собой листок с вчерашним Pomodoro ToDo. Посчитал и занес в новую строку таблицы:
· Сколько всего вчера удалось закрыть помидоров?
· Сколько удалось потратить помидоров на запланированные задачи?
· Сколько всего ушло на совещания?
· Сколько - на незапланированные совещания?
«Ого, Алекс, ты опоздун! Через 5 минут назначена встреча 1х1 по тайм-менеджменту с Богданом - новым менеджером проектов с Украины! Потом совещание с другими начальниками отделов и совещание по проекту «Азбука». Обычно я начинаю день с планирования, а тут сразу столько навалилось… Идея! А что если совместить обучение Богдана с планированием дня?.. Отлично, так и сделаем!» Алекс заносит все три совещания в Pomodoro ToDo и на каждое планирует по два помидора.
В кабинет входит Богдан:
- Привет, Алекс! Ну как - научишь своего падавана хитростям экономии времени?
- Привет, Богдан! Конечно, поведаю, до чего дошел за 6 лет. Смотри, вот это Pomodoro ToDo, список задач, которые надо выполнить в течение дня.
- Алекс, а ты слышал, что помидоры вызывают аллергию?!
- Помидорной эта техника называется, потому у автора этой техники был кухонный таймер в форме помидора. А аллергию и раздражение у меня вызывают внезапные отвлечения, когда я обдумываю какой-нибудь важный вопрос, а тут кто-нибудь считает свое дело супер-неотложным и вламывается ко мне. И этого, как раз, позволяет избежать данная техника - к счастью, большинство современных коммуникаций идет через компьютер, и это дает возможность завести помидорный таймер на 25 минут (такой период времени называется «помидором») и перевести большинство мессенджеров в режим «не беспокоить», чтобы они не выдавали всплывающие окошки. И спокойно заниматься одним делом пока тикает таймер, а на сообщения отвечать по окончании.
- Но ведь правда есть куча неотложных срочных дел!
- Богдан, есть единственное срочное дело - пожар в здании. Ну и еще - звонок клиента. И то, в нашей работе - работе менеджеров проектов, клиенты - это наши партнеры, а мы не call-центр, и обычно они это понимают и уважают наше время, назначая совещания заранее. Да и современные клиенты опять же, предпочитают писать по почте или мессенджерам. Всё остальное обычно спокойно может подождать эти несчастные 25 минут. В конце концов, может я в уборную пошел или на совещании?! А мне «помидор» жизненно необходим, чтобы иметь время «точить пилу» и не допускать возгорания «пожаров» на проектах клиентов.
- Ну ладно, согласен, 25 минут это, и вправду, мелочь. Ну, хорошо, т.е. ты составляешь список задач, а потом на каждую задачу тратишь целое количество помидоров. Верно?
- Да. И предвосхищая твой следующий вопрос: если на задачу не нужен целый помидор, то нужно ее сгруппировать с другой такой же небольшой задачей. Например, я начинаю каждый рабочий день с нескольких мелких задач: обновляю тайм-менеджерскую статистику, заглядываю в календарь и выписываю встречи, упорядочиваю почту, проверяю, на все ли отправленные сообщения и получил ответ, и составляю план дня.
- Ого! И всё это ты успеваешь за 25 минут?! Что-то не верится! Ну-ка давай подробнее!
- Статистика. Её я веду для того, чтобы отслеживать, сколько серьёзных задач мне удается сделать за день/неделю - чтобы четко знать, сколько можно планировать таких задач на день, и расставлять приоритеты.
Смотри, например, в колонке со средними значениями в строке «Всего помидоров» оказалось значение 8.71, в строке «На запланированное» число 7.54, а в строке «На запланированные совещания» целых 3.24.
- Ага! Алекс, кажется, я понимаю, почему «всего помидоров» только 8.71 - это значит, что продуктивно, без отвлечений, поработать, в среднем, удается только в течение 8-9 помидоров (т.е. 4 часа). Так?
- Сечешь! Да, действительно, остальное время уходит непонятно на что: на отвлечения и внезапные коммуникации. И из этих 4х часов (о, ужас!) только 4.3 помидора (2 часа) удается позаниматься серьезными задачами! Именно благодаря тому, что я начал собирать эту статистику, я понял, когда настало время делегировать часть своих функций своему заместителю. Ну и стал отдавать себе отчет в том, что не имеет смысла планировать на день задач больше, чем на 7 помидоров…
- Да, а я вот вообще не успеваю ничем серьезным позаниматься. Весь день бегаю как савразка.
- Для начала просто попробуй работать помидорами - без отвлечений. Когда задаешься такой целью, то отвлечения уплотняются между помидорами, и начинаешь успевать намного больше.
- Но ведь коллеги могут обидеться, если я буду отвечать им в чатах раз в 25 минут? А если узнают, что я их «уплотняю» с другими чатами, то вообще зажлобят…
- Нет, смотри - ты отвечаешь по окончании помидора сразу на все чаты. И пока отвечаешь на одни, по другим уже приходят ответы. И так далее. Потом идешь на короткий перерыв, возвращаешься и опять отвечаешь и только потом начинаешь следующий помидор.
На практике получается, что таким образом все чаты исчерпывают себя уже в течение одного этого перерыва. А «висеть» до следующего перерыва остаются только те, где собеседник сам куда-то надолго отвлекся или обдумывает ответ. Кстати, дать человеку подумать, а не перебивать его сразу, тоже часто бывает очень полезно.
По поводу «уплотнений» могу сказать, что понимание помидорной техники требует следующего: если ты видишь, что вопрос требует обдумывания и серьезного обсуждения, и ты не можешь быстро закончить чат с коллегой. То нужно это вынести отдельной задачей на отдельное обдумывание и совещание. И сесть и серьезно потратить один или несколько помидоров. Т.о. получается, наоборот, ты не только не стремишься побыстрее «отбрыкаться» от вопроса коллеги. Но и тратишь на него как минимум 25 минут, и даешь исчерпывающий ответ. За такие ответы, а не «отписки» в одну строчку, которые обычно пишут занятые люди, тебя будут еще больше уважать.
- Хм, довольно разумно. Ладно, дальше ты планируешь совещания?
- Да, я делаю это сразу после статистики - вдруг, как сегодня, окажется, что через 5 минут у меня совещание =)
- Ха! Я взял тебя за жабры вчера, чтобы получить эту встречу с раннего утра и узнать твои секретные техники ;)
- Да я только рад! В общем, совещания я просто выписываю, отмечая в левой колонке, на какое конкретное время они назначены. В отличие от остальных задач, которым я расставляю просто порядок выполнения.
- Да, я уже читал у Архангельского, что встречи надо привязывать ко времени, а остальные задачи просто расставлять по порядку выполнения. Правда, долго выбирал, какой же планировщик использовать.
- Я в итоге остановился на Google Calendar + Google Tasks и пользуюсь ими последние 3 года. В календаре отмечаю встречи (желтым цветом) и периодические и привязанные к конкретным дням задачи (зеленым цветом) - чтобы не забыть их выписать в ToDo в этот день. А в Google Tasks добавляю остальные задачи - там их очень удобно и быстро сортировать (с помощью CTRL+стрелка), добавлять (просто добавив новую строку) и удалять - отметив галочкой, а в конце дня выбрав в менюшке «Clear completed».
Чем больше всего нравится GTasks: открыв любое письмо, можно нажать CTRL+T, и письмо добавится в виде задачи в GTasks со ссылкой на это письмо. Кстати, в календаре есть очень мощные средства уведомления о приближающемся событии - по почте или SMS. Но я в итоге отказался от них и оставил только всплывающие окошки - надоел спам. И просто держу календарь постоянно открытым в отдельной закрепленной вкладке, которая всплывает наверх, за 2 минуты (или как настроишь) до события.
- Хм, да у тебя как будто железная память получается с такой системой - ничего не забываешь? :)
- Ну, чем мне нравится именно GTasks+Calendar, что там создать задачу - 2 секунды. В результате, не ленишься это делать, и заносишь туда абсолютно все задачи, и «ничего не забываешь» =)
- Ну а помидорная техника чисто, чтобы решить проблему отвлечений?
- В-принципе, да: проблему отвлечений, фокусировки на одном деле, сбора статистики затраченного времени и оценки и планирования, сколько успеешь сделать.
- Но ведь, например, GTD тоже это пропагандирует?
- Да, и помидорная техника идет очень хорошим дополнением к GTD. Она явно определяет понятие «помидора», заставляет концентрироваться и бороться с отвлечениями, сильно упрощает учет потраченного времени. Плюс - мы все существа биологические и нам полезно следовать какому-то ритму. И помидорная техника задает такой ритм.
- Т.е. она не противоречит GTD?
- У меня получается их прекрасно совмещать. Например, почту я разбираю по GTD.
- А, т.е. просматриваешь сначала последовательно все заголовки писем: удаляешь или архивируешь всё, что кажется ненужным - всякие уведомления/рассылки. Мне тоже это помогает экономить, как минимум, половину места в почтовом ящике J
- Да, дополнительно я для себя выработал интересное правило: «после просмотра удаляй все уведомления от сервисов, которые можно потом найти, зайдя в сами эти сервисы»! Т.е. уведомления после первичного просмотра нужно сразу удалять - они же уже уведомили тебя, выполнили свою миссию. А если потом что-то надо найти - оно есть в системе, приславшей уведомление. Заходишь туда и смотришь. А как легко благодаря этому искать потом почту в разделе «All mail» или через поиск Gmail - ведь эти уведомления обычно сильно мешаются среди результатов поиска!
- А почему бы не отправлять уведомления сразу в спам? Некоторые наши коллеги делают так.
- Богдан, если бы они были мне совсем не интересны, то я бы просто отписался от них. Но я их проглядываю - сначала заголовки, если по заголовку вижу, что ничего интересного, то внутрь тоже не захожу.
- А почему бы не настроить фильтр и не отправлять их сразу в отдельную папку?
- Я перестал пользоваться автоматической сортировкой по отдельным папкам, потому что в таком случае до некоторых папок я частенько вообще не доходил. Тут срабатывал психологический эффект: когда расправился с одной папкой уже лень переходить к другой. А если все в одном инбоксе, то ты просто последовательно его обрабатываешь. Кстати, странно, что ты это спрашиваешь - ведь GTDрекомендует именно последовательный просмотр =)
- Ну, я просто уточнил J Вопрос: ты выше описывал, как круто с помощью горячих клавиш добавлять письма-задачи в GTasks. А зачем это делать, если ты в течение этого первого помидора разбираешь всю почту?
- Опять же - GTD. Помнишь? Если задача, в данном случае письмо, требует для ответа больше 2х минут, то его нужно преобразовать в отдельную задачу.
- А, точно! И запланировать на отдельное время.
- Да, но перед этим я еще и проверяю, на все ли письма мне пришли ответы.
- О! Это просто моя головная боль - разработчики очень любят откладывать ответы в долгий ящик и в результате вообще забывают ответить на письмо. А т.к. я его отправил, то я тоже забываю за ним проследить - это приходится заводить отдельной задачей. Кстати, я знаю, что в GTasks неудобно, что нельзя создать задачу из отправляемого письма - нужно потом отдельно заходить в «отправленные» и там его добавлять в GTasks. Как ты с этим борешься?
- Это один из немногих фильтров, которые у меня есть - он автоматически помечает все отправленные сообщения меткой «follow».
- Ммм, и что?..
- И каждое утро, в рамках своего первого помидора, захожу в папку «follow» и снимаю эту метку с тех писем, на которые мне ответили. А те, на которые не ответили, шлю напоминалки, если считаю, что уже пора это сделать.
- И не парит?
- Абсолютно - ведь в течение дня это никакого времени не требует - фильтр отметки ставит автоматически. А утром это делается скопом сразу со всей папкой. Занимает 2 минуты в день, зато у тебя всегда рука на пульсе. Потом просто вырабатывается привычка.
- О, знаешь, что я понял?! Ведь этот твой хитрый первый помидор содержит в себе всю рутину, и заставляет тебя быть дисциплинированным!!! Надо тоже попробовать! Что там осталось последнее?
- План дня. Совещания в ToDo уже были отмечены на втором шаге. А после того, как мы разгребли всю почту, всё «follow» и создали походу задачи в GTasks, теперь их там можно легко упорядочить, как я уже говорил, с помощью горячих клавиш CTRL+стрелка, и затем эти задачи я выписываю сверху вниз в ToDo. Кстати, важный момент - лучше все новые задачи заносить именно в GTasks, а не в ToDo, если ты знаешь, что сегодня ими заниматься не будешь. Тогда на следующий день они все в одном списке и тоже участвуют в упорядочивании.
- А если какие-то задачи изо дня в день откладываются «на потом»? Меня такое просто бесит, но когда дойду до них - не знаю L
- Аналогично GTD - в конце или в начале недели, переношу все «вечные» задачи из GTasks в отдельный список «Может быть когда-нибудь» и не парюсь - всего не переделаешь, это нужно прост однажды признать и стараться делать хотя бы самое важное.
- Ну ладно, спасибо тебе, Алекс! Я всё подробно записал и постараюсь использовать. Чувствую, это должно неплохо поднять мою продуктивность.
- Ага, через неделю проверю J Вон у тебя сколько задач «висит», пора бы уже догонять J
Как именно использовать данную технику?
1. Прочитайте книжку с сайта Pomodoro Book (прямая ссылка на книгу).
2. Скачайте http://www.focusboosterapp.com/
3. Скачайте и распечатайте Pomodoro To-Do Today.
Затем каждый день начинайте с:
1. Выставьте в Skype статус «Не беспокоить».
2. Оденьте наушники (что для коллег означает, что вас лучше не дергать).
3. Запустите таймер focus booster.
4. Работайте над задачей 25 мин, не отвлекаясь ни на что, слушая в наушниках мерное тиканье таймера (тем самым создавая психологический якорь на продуктивную работу).
5. Ваш первый помидор должен быть: «Моё время. Совещания. Почта. follow. План дня».
6. Посмотрите итоговый список своих Google Tasks. Запишите несколько в распечатанный ToDo, при этом указав:
a. порядок их выполнения в течение дня (в левой колонке)
b. оценочное кол-во необходимых помидоров квадратиками (в правой колонке).
7. Звонит таймер. Ставьте крестик в квадратике у выполняемой задачи. Если все помидоры по задаче завершены, то еще и с удовольствием зачеркивайте ее на листочке.
8. Снимайте наушники и на 5 минут идите в коридор/на улицу делать гимнастику/смотреть в окно, расслаблять глаза и дышать свежим воздухом.
9. Возвращаясь, отвечайте на сообщения в Skype до некоторого затишья. Т.е. ответьте одному, другому, третьему. Пока всем отвечаете, опять напишет кто-нибудь, ответьте ему и т.д. Пока все более-менее не успокоятся.
10. При этом, общее кол-во планируемых на день помидоров должно быть не больше некоторого лимита (как его посчитать - см. выше).
Итак, для чего я использую данную технику:
1. Убрать хаотичные отвлечения/переключения.
a. Т.о. повысить продуктивность.
b. Меньше уставать - беречь здоровье.
2. Не планировать больше задач, чем реально потяну.
a. Пообещал - сделал.
b. Но при этом успевать планомерно двигаться и к серьезным целям, «точить пилу».
Вот и все! Две очень простых, но очень важных для меня цели.