Про мою систему планирования дел.
Я давно собиралась написать этот пост, тем более, что сразу несколько человек задали вопрос про мою систему планирования, когда я упомянула ее в деньрожденческом посте. На самом деле, ничего нового в этой системе нет, это скорее компиляция всего прочитанного и попробованного на эту тему за последние 8 лет (с тех пор, как я поняла, что дела сами не сделаются и начала пытаться организовать свою жизнь). Более того, недавно я у одного автора прочитала, что он использует похожую систему, только у него вместо календаря - канбан-доска. В любом случае, благодаря этой системе я наконец-то начала делать дела, которые долго откладывала “на потом”, так что надеюсь, что кому-то ещё она поможет.
Итак, система по шагам, в общих чертах:
Вам понадобится: блокнот и телефон с удобным календарным приложением (я использую Google Calendar) и таймер.
0. (необязательно) Составить глобальный список всего, что хочется успеть в этом году/месяце/десятилетии.
1. Составить большой список дел. Список должен быть подробным, но без конретных деталей.
2. Разбить дела в списке на удобные категории.
3. Посмотреть на свое ежедневное расписание и найти там свободные блоки времени.
4. Создать напоминалки в календаре.
4а. Дела из списка можно записывать в напоминалки целиком или разбивать на подзадачи.
4б. Если дело очень большое, то лучше всего поставить повторяющуюся напоминалку.
5. Когда звенит напоминалка, ставить таймер на удобный отрезок времени и заниматься делом.
6. В начале недели смотреть, какие дела сделаны и добавлять/убирать напоминалки в зависимости от планов на неделю.
7. (необязательно) раз в два месяца/месяц подводить глобальные итоги: какие дела из глобального списка сделаны, какие откладываются на потом и как добиться выполнения намеченных глобальных целей, исходя из этих результатов.
Теперь немного подробнее про каждый пункт.
0 и 7. Я заметила, что списки целей на год работают тогда и только тогда, когда на них смотришь в течении года, а не только первого января, во время вдохновенного составления списка. Поэтому если есть список из пункта 0, то нужно выполнять и пункт 7. У меня стоит напоминалка на 8 утра 1 числа каждого месяца, чтобы подвести итоги предыдущего месяца. Во время подведения итогов я смотрю на свой список целей на год и оцениваю прогресс по каждой из них. В зависимости от результатов, я добавляю дела в большой список дел из пункта 1.
1. Большой список дел я обычно размещаю на развороте блокнота, чтобы туда влезло много задач. Как я уже писала, этот список должен быть подробным, но дела в нем должны быть такими, чтобы их можно было разбить на подзадачи. В этом списке могут быть как все текущие дела, так и хотелки и всякие долгострои. Обычно я переписываю большой список дел несколько раз в году, потому что дела постоянно добавляются и вычеркиваются.
2. Категории в пункте 2 важны потому, что они позволяют легко оценить срочность и объем задач. Я обычно выделяю разнотипные дела в большом списке разноцветными маркерами. Категорий может быть сколько угодно, но я опытным путем обнаружила, что удобнее всего, когда их около пяти. У меня это “срочные дела”, “творческие дела”, “книги и все с ними связанное” и “финансовые/домашние несрочные дела”.
3. Теперь немного про расписание. Я считаю все время, которое не занято работой, скалодромом/бегом и приготовлением ужина - свободным. Но это не значит, что нужно все это время забивать делами. Если есть полчаса свободных, то туда можно впихнуть какое-нибудь ненапряжное дело. Если есть час, то можно впихнуть два небольших дела или одно дело побольше. Только не надо это делать в ущерб себе. Если после работы хочется поспать полчаса или пойти выпить пива с друзьями, то лучше сдвинуть или удалить задачу в календаре, чем мучаться совестью из-за пропущенного дела.
4. Напоминалки у меня бывают двух категорий: повторяющиеся и неповторяющиеся. Повторяющиеся напоминалки я ставлю для “бесконечных” дел, которые сложно разбить на подкатегории. Например, рисовать, писать, играть на гитаре, потому что это такие вещи, которые хочется делать, но если не выделять для них специального времени, то никогда не доберешься. Для чтения серьезных книг тоже полезно специально выделить время. Ещё у меня есть повторяющиеся напоминалки для домашних дел. С неповторяющимися напоминалками все просто: они для тех дел, которые можно сделать и забыть: отправить посылку, написать письмо, отсканировать документы и так далее.
5. В случае с повторяющимися делами я ставлю таймер на 25 минут и в эти 25 минут стараюсь не отвлекаться. В некоторых случаях это не 25 минут, а 15 или 20. Даже если чем-то удается позаниматься 15 минут в неделю, это все равно лучше, чем вообще этим не заниматься. Есть дела, на которые таймер не поставишь и на подзадачи не разобьешь, в этом случае лучше всего выделить в календаре большой кусок времени, чтобы не расстраиваться из-за того, что другие дела приходится откладывать.
6. По понедельникам я обычно трачу 10-15 минут на то, чтобы просмотреть большой список дел и решить, на чем я буду концентрироваться на этой неделе. Иногда я переношу или удаляю повторяющиеся задачи в календаре, потому что знаю, что не доберусь до них и не хочу, чтобы напоминалка меня отвлекала. Обычно я каждое утро просматриваю свой список дел и немножко его редактирую, хотя в последнее время я достаточно вписалась в собственное расписание и редактировать особо ничего не надо.
Эта система требует потратить определенное количество времени в самом начале, чтобы составить списки и расписание, но когда структура уже на месте, ее поддержка практически не требует времени и сил. Главное, не сильно увлекаться расставлением дел по календарю и не перегрузить себя ненароком. Если в понедельник оказывается, что куча дел, запланированных на прошлую неделю, оказалась не сделана, то проблема чаще всего не в лени, а в том, что слишком много было запланировано. Лучше всего добавлять дела в календарь постепенно и каждую неделю смотреть, как оно работает.
Как я уже писала в начале поста, ничего принципиально нового в этой системе нет, но работает она действительно неплохо и ее легко можно адаптировать под свои нужды. Один из наиболее замечательных для меня результатов - это то, что я начала гораздо больше читать и регулярно рисовать. Так что я надеюсь, что эта информация окажется кому-нибудь ещё полезной!