Письма счастья, теперь и с электронным документооборотом
От компании Ростелеком поступило очаровательное предложение. Суть четырехстраничного документа, на мой взгляд, сводится к тому, что фирма устала платить деньги за распечатки и доставку накладных и хочет переложить этот гемор организацию этого процесса и часть расходов на абонентов.
Далее следует разбор сути послания, стоит с этим возиться или нет, а также как именно реализовывать, если всё-таки решили внедрять электронный документооборот (ЭДО) у себя. Всё очень длинно, подробно и без картинок :)
Допсоглашение на 4 страницах. Если вы абонент Ростелекома или (и) Теле2, письмо наверняка уже побывало на вашем столе. Суть документа и предложения заключается в том, что вы как их клиент в принципе и абонент в частности соглашаетесь принимать счета/накладные/акты/фактуры и прочие документы от оператора связи посредством электронного документооборота.
На первый взгляд штука довольно полезная и удобная. Спасаем деревья каждый месяц (и особенно квартал), путем непечатания документов клиентам и отправки таковых через интернет. Клиент подтверждает их получение (!Ыть) и все счастливы тем более налоговая мимо которой сделка теперь никак не пройдёт.
Да, согласно существующим уже законам, такой документ, надлежащим образом заверенный электронной подписью (!Ыть), считается совершенно таким же документом как тот, что вы распечатали и подписали собственноручно.
Всё как бы хорошо. Но обратим внимание на «!Ыть». Недостаточно просто отправить клиенту документ, клиент должен получить его и подтвердить факт получения. Это значит, прежде всего, что у клиента должна быть:
1. Электронная цифровая подпись и…
2. ТАДААМ, внедрённая система документооборота.
Легко догадаться, что вышеуказанный Ростелеком все у себя уже внедрил, дело за малым - за абонентами.
Чтобы просто получать документы от поставщика услуг в сферическом мире, где пони летают по небу, а слоники едят радугу, достаточно договориться о таком обмене и настроить программное обеспечение. В реальном мире это громоздкая процедура, которая может вызвать массу технических сложностей. Кроме того, эту процедуру каждый раз нужно будет повторять при настройке обмена с новым контрагентом.
Так что не выпендриваемся и идём по пути наименьшего сопротивления выбираем поставщика услуг, который настроит нам этот обмен, обеспечит загрузку/выгрузку в учетной системе (например 1с:Предприятие), и будет отвечать за то, что документ дойдет и корректно загрузится на стороне получателя документа.
Ростелеком в своем письме политкорректно предлагает две системы: «СБиС» и «Диадок». Есть другие, но, откровенно говоря, если бы я был инициатором внедрения системы ЭДО у себя, выбирал бы именно из этих двух. Ценовая политика достаточно схожа, набор услуг удовлетворит практически любые запросы среднего и малого бизнеса. Последовательность действий по подключению услуг тоже мало отличается.
Какие нужны телодвижения:
1. Получить «письмо счастья» от Ростелекома с приглашением внедрить ЭДО
2. Приобрести электронную подпись (тут есть варианты)
3. Заключить договор на систему ЭДО (тут тоже есть варианты)
4. Встроить модуль ЭДО в учётную систему (например в 1с: Предприятие)
5. Подписать допсоглашение с ростелекомом и отнести его в их абонентский отдел
6. Получать накладные и фактуры от оператора связи через интернет
7. Вспомнить о том, что можно теперь и своим клиентам отправлять документы через ЭДО
8. Узнать, что ЭДО есть у тебя и Ростелекома. Отправить всем своим контрагентам «письмо счастья» :)
Нужно отметить, что бизнес потихоньку движется в сторону электронного обмена документами. Медленно, конечно и с большой неохотой движется… Однако его подгоняют и наступит тот день, когда обяжут (если не всех, то большинство). Ну подумайте, стали бы на уровне федеральных законов прописывать все эти вещи, стала бы налоговая видоизменять формы бланков и подгонять их к электронному удобству просто так? Нет!