ТРЕНИНГ "Как работать только в рабочее время". Задание 3.

[1resume100rabot]

3 день тренинга
Анализ действий

Здравствуйте, уважаемые участники  тренинга!
С вами Бударкова Елена, ваш тренер-консультант по тайм-менеджменту для руководителей и специалистов.

В предыдущие дни мы с вами выяснили, какой работой вы занимаетесь, сколько времени уходит на выполнение той или иной операции, вы проанализировали, на выполнении каких задач можно сократить время. А также нашли источники бесполезной траты вашего рабочего времени.
Это было ваше ощущение. Вы так думали.
Сегодня вы провели (либо закончите к концу  дня) фотографию рабочего времени. Где зафиксировали все свои действия на рабочем месте и время их выполнения. Для того,  чтобы информация была более достоверной, рекомендую вам провести фотографию рабочего дня в течение недели.
А сейчас мы начинаем работать с вашими данными. Вот вам задание на сегодня:

1. Сравните таблицу №1 с таблицей №3 (фотографией рабочего времени). Выясните, насколько близки вы были к фактам, определяя в 1 день тренинга, время, затраченное на ту или иную   операцию. Чем точнее вы были, тем качественнее вы будете планировать свой день в будущем, т.к. чувствуете свое время.

Например, вы считали, что выполнение отчета по заказам корпоративных клиентов у вас занимает 45 минут,  реально  получилось 1,5 часа. Подумайте, можно ли эту работу выполнить за 45 минут, почему получилось больше?
Здесь может быть или большой объем работы, и вы неправильно рассчитали время выполнения, или вам помешали выполнить работу вовремя  поглотители рабочего времени
Проверьте так по всем делам в этой фотографии

1. В таблице № 3  отметьте все поглотители рабочего времени. Можете их выписать. От них вы будете избавляться в ближайшее время.

А теперь давайте разбираться, что делать, чтобы исключить источники бесполезной траты времени из вашей жизни, либо снизить их значимость. И тем самым научиться работать в рабочее время.
Вчера мы их назвали, а сегодня, разберемся, что с ними делать.



Посетители и телефонные звонки
1 - четко разграничьте время приема разных категорий посетителей. Обсудите это с начальником,  т.к. это значительно сокращает время на поиск нужной информации.
2 - в любой беседе или дискуссии не отходите от темы
3 - заканчивайте их настолько быстро, насколько это представляется целесообразным.
4 - установите определенное время в течение рабочего дня,  когда вы будете делать телефонные звонки (отвечать на них)
5 - разговаривая по телефону, будьте краткими и убедительными (старайтесь при этом стоять, а не сидеть)
6 - Разработайте собственную систему, означающую, что ваше время ограничено или вам необходимо прервать беседу.  Например,  «Ко мне с минуты на минуту должны прийти, поэтому не предлагаю вам присесть » или «Боюсь, меня ждут уже на собрании»
7 - в небольших дозах болтовня с коллегами «смазывает колеса» механизма вашей работы, однако помните о том, сколько стоит такая смазка
Поездки
1 - по возможности заменяйте их письмами или телефонными звонками
2 - просите вторую сторону приехать к вам
3 - если избежать поездки нельзя, используйте время, проведенное в дороге, для того, чтобы завершить какие-либо текущие дела ил просто расслабиться (тогда поездка окажется менее утомительной)
Методы работы для исключения остальных трат рабочего времени

1. Не читайте все бумаги с одинаковой тщательностью, научитесь просматривать и перескакивать. Внимательно вчитывайтесь в текст тогда, когда действительно уверены, что он стоит того.
2. Старайтесь е писать писем тогда, когда достаточно  телефонного звонка
3. Не откладывайте на завтра то, что нужно сделать сегодня - подумайте об облегчении, которое вы испытываете, когда все будет сделано
4. Ставьте перед собой крайние сроки выполнения тех заданий, которые особо неприятны для вас.
5. Сделайте так, чтобы окружающие знали об этих крайних сроках, и постоянно подстегивали вас к скорейшему выполнению данной работы
6. Организуйте для себя систему картотек, в которой каждой бумаге будет отведено определенное место, и все будет лежать на своих местах.
7. Не допускайте, чтобы бумаги скапливались на вашем столе. Регулярно их убирайте (пусть даже в корзину для бумаг)
8. Отдавайте себе полный отчет в том, сколько времени должны у вас занимать служебные обязанности
9. Не торопите события, чтобы не наделать ошибок, которые впоследствии могут доставить массу неприятностей
10. Не берите на себя больше, чем способны сделать качественно
11. Планируйте свою работу на дни и недели вперед (а об этом мы с вами поговорим на следующем дне тренинга)

Задание: выберете,  какие рекомендации подходят для внедрения на вашей работе, расставьте приоритеты и внедряйте по 1-2 в неделю (если больше - вы можете не выдержать нагрузки и бросить эту затею)
Сократив источники бесполезной траты времени, вы повысите производительность своего труда.
Напомню задания на сегодня:

1. Сравните таблицу №1 с таблицей №3 (фотографией рабочего времен). Выясните, насколько близки вы были к фактам, определяя в 1 день тренинга, время, затраченное на ту или иную   операцию.
2. В таблице №3 отметьте все поглотители рабочего времени. Можете их выписать. От них вы будете избавляться в ближайшее время.
3. выберете,  какие рекомендации подходят для внедрения на вашей работе, расставьте приоритеты и внедряйте по 1-2 в неделю (если больше - вы можете не выдержать нагрузки и бросить эту затею)
4. О чем вы хотите спросить меня сегодня?

Действуйте! И у вас все получится!